Документационное обеспечение управления персоналом

Федеральное агентство по образованию

     Государственное образовательное учреждение высшего  профессионального образования

     ВОЛГОГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ 
 
 
 
 

     Контрольная работа

Вариант 7 Документационное обеспечение управления персоналом 
 
 
 
 
 

                                                                          

                                                            Выполнил:  студент группы

                                                                                 ЭУ-31 Сиволобов А.В.

                                                             Проверил:  Фадеева Е.А.  
 
 
 
 
 

     Волгоград  2011г.

     Содержание 

     Введение………………………………………………………………3

     1. Нормативно-методическая база делопроизводства……………..4

     2. Основные термины и определения  в делопроизводстве………...7

     3. Документационное обеспечение управления  персоналом……...9

     4. Документирование оценки деятельности  персонала…………..18

     5. Организация работы с кадровой  документацией……………....20

     Заключение…………………………………………………………..22

     Список  используемой литературы…………………………………23 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Упорядочение  и оптимизация информационных потоков  в сфере государственной службы, совершенствование процедур и технологий документирования кадровых процессов  и организации работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом, являются сегодня необходимым условием эффективного управления процессом формирования и качественного улучшения кадрового состава организации. Эффективность же самого делопроизводства определяется, прежде всего, степенью разработанности его нормативно-методической базы и уровнем профессиональной квалификации работников кадровых служб. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Нормативно-методическая база делопроизводства 

     Общие принципы организации документационного  обеспечения управления закреплены в ряде статей Гражданского кодекса Российской Федерации, Уголовного кодекса Российской Федерации, Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях, Трудового кодекса Российской Федерации. В них устанавливаются виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и т.д., определяется ответственность за неправомерные действия с документами и информацией.

     Отдельные стороны работы с информацией регулируются специальными законами:

     - использование изображения Государственного  герба Российской Федерации на  бланках документов регламентируется  Федеральным конституционным законом  от 20 декабря 2000 г. №2-ФЗ «О Государственном  гербе Российской Федерации»;

     - порядок использования государственного  языка в официальных документах  устанавливается Федеральным законом  Российской Федерации от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном  языке Российской Федерации»;

     - правовое обеспечение процедур  прохождения государственной гражданской службы и формирования ее кадрового состава закреплено в статьях Федерального закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» и указах Президента Российской Федерации, изданных в развитие положений закона;

     - Федеральный закон от 27 июля 2006 г.  № 149-ФЗ «Об информации, информационных  технологиях и о защите информации»  утверждает правовой режим создания, хранения и использования информационных  ресурсов.

     Указом  Президента Российской Федерации от 28 декабря 2006 г. № 474 Правительству Российской Федерации поручено утверждение ряда нормативных документов по обеспечению совершенствования системы дополнительного профессионального образования государственных гражданских служащих (Положение о программе государственного органа по профессиональному развитию гражданских служащих и примерная форма программы, Положение о стажировке гражданских служащих, государственные требования к профессиональной переподготовке, повышению квалификации и стажировке гражданских служащих, примерная форма государственного контракта на профессиональную переподготовку и повышение квалификации гражданских служащих), а также утверждено Положение о дополнительном профессиональном образовании государственных гражданских служащих Российской Федерации, которое предусматривает включение в документационное сопровождение процедур новых форм документов (Заявка на обучение федеральных государственных гражданских служащих по образовательным программам дополнительного профессионального образования, Государственный заказ на профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку федеральных государственных гражданских служащих).

     Порядок оформления адреса в почтовых отправлениях и реквизитах документов закреплен  в Правилах оказания услуг почтовой связи, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221.

     Интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах обеспечивают общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Постановлением Правительства Российской Федерации от 10 ноября 2003 г. №677 утверждено Положение о разработке, принятии, введении в действие, ведении и применении общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации в социально-экономической области.

     Унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплате утверждены Постановлением Госкомстата  России от 5 января 2004 г. № 1.

     Порядок ведения личного дела гражданского служащего определен Положением о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. № 609.

     Вопросы архивного хранения документов регламентируются Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Основные термины и определения  в делопроизводстве 

     Знание  каждым работником сферы управления персоналом делопроизводственной терминологии является одним из условий грамотного, квалифицированного исполнения служебных обязанностей в рамках своей компетенции. Нечеткое представление о границах основных понятий делопроизводства, неверное их толкование чреваты служебными ошибками.

     Принятая  в работе с документами терминология нормативно закреплена в ГОСТе Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденном Постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 г.

     Термином  «делопроизводство» определяется самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, предприятия, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе выполнения своих функций.

     В научной литературе последнего десятилетия  в качестве синонима термина «делопроизводство» стало использоваться понятие «документационное  обеспечение управления», чем подчеркивается информационно-технологический характер современной организации делопроизводства.

     Важнейшей частью документационного обеспечения  управления является документирование, представляющее собой регламентированный процесс фиксации на различных материальных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для управленческой деятельности информации.

     В результате процесса документирования появляется документ (лат. documentum — свидетельство, доказательство) — зафиксированная  на материальном носителе первичная информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. В документе, выступающем одновременно и средством, и способом выполнения возложенных на аппарат управления функций, отражаются все формы управленческой деятельности, определяя его полифункциональность.

     Обязательным  элементом оформления документа, обеспечивающим его юридическую силу, является реквизит. ГОСТом Р 6.30—2003 устанавливается максимальное число (30) и порядок расположения реквизитов для организационно-распорядительных документов.

     Юридическая сила документа есть свойство официального документа, сообщаемое ему действующим  законодательством, компетенцией издавшего  его органа и установленным порядком оформления.

     Организация работы с документами — составляющая делопроизводства, которая включает организацию документооборота, а также систему хранения документов и использования их в текущей деятельности органа управления.

     Документооборотом организации, учреждения, предприятия  называется совокупность взаимосвязанных  процедур, обеспечивающих движение документов в организации с момента их создания или поступления до завершения исполнения или отправки.

     Система хранения документов представляет собой  совокупность средств, способов и приемов  учета и систематизации документов с целью их сохранения, поиска и использования в текущей деятельности организации, учреждения. 

     3. Документационное обеспечение управления  персоналом 

     Документационное  обеспечение управления персоналом государственной службы включает полный цикл - создание (документирование), обработку и движение документов в организации с момента их создания работниками кадровой службы или поступления до завершения исполнения или передачи в другие подразделения.

     В число основных делопроизводственных функций системы управления персоналом входит:

     — документирование по кадровым вопросам;

     — обработка поступающей и передаваемой документации;

     — доведение документации до исполнителей — работников системы управления персоналом;

     — регистрация, учет и хранение документов по личному составу;

     — формирование дел в соответствии с их номенклатурой, утвержденной для данной организации;

     — копирование и размножение документов по кадровым вопросам;

     — контроль исполнения документов по личному  составу;

     — передача документов по вертикальным и горизонтальным связям.

     В управлении персоналом как подсистеме управления организацией используются следующие унифицированные системы  документации:

     — организационно-распорядительная документация управления персоналом, включающая в  качестве подсистем:

     — организационно-кадровую документацию (штатное расписание, структура и штатная численность, положение о кадровой службе, положение о персонале, должностной регламент);

     — организационно-распорядительную документацию (приказ о внесении изменений в  штатное расписание, распоряжение);

     — справочно-информационную документацию (письмо, докладная записка, объяснительная записка, справка, заявление, представление, протокол и др.);

     — документацию по личному составу (приказы  по личному составу, трудовой договор (служебный контракт), личный листок, личная карточка, трудовая книжка, анкета, автобиография, рекомендация, пенсионное дело и др.);

     — документацию по обращениям граждан;

     — плановая документация (плановые задания  по кадровым вопросам, заявки на молодых  специалистов, плановые расчеты по численности, оплате труда, планы подготовки и повышения квалификации персонала и др.);

     — отчетно-статистическая документация (статистические отчеты по численности, балансу рабочего времени, зарплате, производительности труда, высвобождению  работников и т. д.);