Организация службы маркетинга на ООО «ДОМ-СЕРВИС»

     Условие выполнения вышеперечисленного помогает организации занимать одно из лидирующих мест в данной области предпринимательства  в Калининграде и иметь положительный имидж среди своих клиентов и конкурирующих фирм. 

     2.2 Организация службы маркетинга на ООО «ДОМ-СЕРВИС» 

     Так как на сегодняшний день все функции  службы маркетинга на ООО «ДОМ-СЕРВИС» разбросаны различным образом практически между всеми работниками, начиная от генерального директора и заканчивая офис- менеджерами и продавцами, складывается ряд проблем в налаженной работе организации. Помимо выполнения своих прямых обязанностей, прописанных в должностных инструкциях приходиться отвлекаться еще и на дополнительные дела. При этом автоматически возникают различные отклонения от сроков и поставленных прямых задач каждого работника. Тем самым можно сделать вывод о необходимости формирования данной службы с привлечение дополнительных сотрудников, а также с расширением некоторых функций уже работающего персонала.

     Организационная структура службы маркетинга обусловлена, прежде всего, спецификой выпускаемой  продукции на предприятии и будит иметь следующий вид (рис. 6). 

     Рис. 6 Организационная структура службы маркетинга. 

     Отдел продаж.

     Отдел продаж является самостоятельным структурным  подразделением ООО «ДОМ-СЕРВИС». Его основными задачами являются:

     -Заключение  договоров на поставку строительных  материалов и оборудования и  полное обеспечение заказами  на продукцию.

     -Разработка  договоров на предоплату, ведение  переписки и переговоров по  поставкам и урегулированию всех  спорных вопросов, отслеживание  соблюдения сроков оплаты отгруженной  продукции, принятие заказов на  выпускаемую продукцию, своевременное  оформление документов.

     -Изучение  и внедрение передового опыта  работы других предприятий по  заключению и ведению договоров  и заказов.

     -Ведение  маркетинговых исследований по  изучению спроса и расширению  рынка сбыта производимой продукции  и услуг.

     В состав отдела продаж входят:

• начальник отдела;
• группа продаж (ведущий менеджер-1 чел., менеджеры -2 чел.,)
• группа помощников (оператор- 1 чел).

     В связи с изменения в организационной  структуре необходимо произвести следующие  изменения в штате сотрудников  ООО «ДОМ-СЕРВИС». На должность начальника отдела продаж необходимо принять дополнительно человека, ведущим менеджером оставить старшего менеджера Щепин Алексей Владимирович, а функции менеджеров отдела продаж, официально дополнить к функциям офис-менеджеров, вместе с этим внести изменения в их заработную плату. Также необходимо принять оператора ПК, который взял бы на себя исполнения функций по оформлению различной документации, с которой будет работать весь отдел продаж. Для данного отдела необходим кабинет, оснащенный двумя дополнительными ПК – для начальника отдела и оператора.

     Ниже  приведено Приложение 3, в котором представлено новое распределение функциональных обязанностей, которое совмещает в себе уже существующие и вновь утвержденные функции сотрудников отдела продаж.  
 

     Бюро  маркетинга.

     Строение  отдела маркетинга можно увидеть  на рисунке 7 ниже.

     

     Рис. 7 Структура отдела маркетинга

     Основными функциями данного подразделения  службы маркетинга являются:

• Изучение рынка, прогнозирование спроса и реализации продукции.
• Анализ эффективности принятия маркетинговых решений.
• Изучение объемов поставки, качества конкурирующей продукции, ее преимуществ и недостатков по сравнению с продукцией данного предприятия;
• Создание информационно-статистического банка данных, включая данные по портфелю заказов на поставку продукции, ее производству, наличию запасов (программа Turbo, 1С Бухгалтерия) использование этих данных для ускорения сбыта продукции;
• Планирование посещения потребителей работниками бюро маркетинга;
• Осуществление непосредственных контактов с потребителями продукции;
• Разработка стратегии рекламы по каждому товару и плана проведения рекламных мероприятий и участие в них рекламных агентств;
• Обеспечение представителей предприятия, направляющихся на выставки, ярмарки рекламными проспектами и другими документами;
• Изучение и использование передового опыта рекламы, и стимулирование сбыта в стране;
• Разработка предложений по изучению технических условий, фирменного стиля оформления продукции ООО «ДОМ-СЕРВИС» (товарный знак, символика, фирменные цвета, логотипы и т.п.);
• Проведение сравнительного анализа издержек обращения, выявление и ликвидация экономически необоснованных расходов;

     Для функционирования данного бюро необходимо принятие одного человека на должность  маркетолога, дополнительно организовать рабочее место, оснащенное ПК. 

     Отдел сбыта.

     Основными задачами отдела сбыта являются:

     Организация сбыта продукции и услуг ООО  «ДОМ-СЕРВИС» в соответствии с заключенными договорами, отгрузку и сдачу заказчикам объектов в установленные сроки и объеме, установленном планом реализации. А также организация поставки индивидуальных заказов у поставщиков из других городов.

• Контроль над выполнением подразделениями ООО «ДОМ-СЕРВИС» заказов, договорных обязательств в установленные сроки по объему реализуемой продукции и услуг, номенклатуре, комплектности и качеству, за состоянием запасов готовой продукции на складах.
• Разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию работы по сбыту, сокращению транспортных затрат и ускорению сбытовых операций по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию и срокам строительства объектов.

     В состав отдела сбыта входят:

• Начальник отдела;
• Зам. Директора по строительству и производству;
• Менеджер отдела сбыта.

     Необходимо  дополнительно принять двух человек  на должность начальника отдела сбыта  и менеджера данного отдела, а  также включить в состав отдела Иванова  Н.А. – заместителя директора  по производству. Дополнительно необходимо организовать 2 рабочих места. На которых  закрепить начальника отдела сбыта  и менеджера по сбыту продукции  и услуг ООО «ДОМ-СЕРВИС».

     Ниже  приложение 4, которое заключает в себе распределение функций нового отдела и их исполнителей.  

2.3 Взаимоотношения службы маркетинга с другими подразделениями ООО «ДОМ-СЕРВИС» 

Отдел продаж получает из отдела сбыла следующее:

• оперативную информацию, связанную с отгрузкой продукции;
• оформленные заказы на поставку готовой или перекупленной продукции ООО «ДОМ-СЕРВИС»;
• документы на отгруженную продукцию.

     Отдел продаж представляет в отдел сбыта  следующее:

• заказы на поставку продукции;
• оперативную информацию по изменению грузополучателей, реквизитов, по приостановке поставки и другую информацию;
• результаты маркетинговых исследований по изучению спроса и рынкам сбыта;
• информацию о предъявленных потребителями претензиях по заключенным договоров.

     Отдел продаж совместно с финансовым директором составляет план продаж и факт продаж по отгруженной продукции ООО  «ДОМ-СЕРВИС».

     Отдел продаж совместно с генеральным  директором разрабатывают тексты и  формы договоров, работают по претензиям, связанным с несогласованием  вопросов поставки, отгрузки некачественной продукции или недогрузом по количеству.

     Отдел продаж получает от генерального директора  руководящие материалы по вопросам организации труда и заработной платы, согласованное штатное расписание, положения о формах организации  и оплаты труда.

     От  производственного отдела отдел  продаж получает:

• информацию об изменениях в производимой продукции;
• информацию о производстве новых видов продукции;
• информацию об использовании новых пород дерева.

     А так же представляет туда заявки от клиентов на изготовление необходимой  продукции, заказов (индивидуальных по договорам, стандартных).

     От  коммерческого директора отдел  продаж получает подписанные договора на отгруженную продукцию, справку  об отгрузке с отклонением по качеству, а так же представляет помощь для  решения конфликтных ситуаций с  потребителями при поставке некачественной продукции. Предоставляет сертификаты качества на отгруженную продукцию.

     Подразделения ООО «ДОМ-СЕРВИС» в установленном порядке предоставляют в отдел сбыта:

• Производственный отдел предоставляет планы и графики производства продукции.
• Склад готовой продукции предоставляет сведения о наличии готовой продукции.
• Бухгалтерия предоставляет сведения о наличии денежных средств у покупателей продукции.

     Отдел сбыта предоставляет подразделениям ООО «ДОМ-СЕРВИС» следующее:

• Бухгалтерии приказы на отгрузку готовой продукции;
• Производственно - финансовому управлению данные о выполнение заказов;
• Генеральному директору данные о выполнении заказов.

 

     2.4 Цели, задачи и мероприятия ООО «ДОМ-СЕРВИС» 

     Главная цель компании составлена в соответствии с принципом SMART: « Мы все объединены общей целью – сделать ООО «ДОМ-СЕРВИС» образцовым предприятием. Стать главным производителем и продавцом банной продукции и услуг по строительству и отделке в Калининграде и Калининградской области, обеспечить своих потребителей качественной продукцией по конкурентоспособной цене. Гарантировать высокое качество жизни каждого работника, обеспечить высокий уровень отчислений на социальные нужды общества».

     Цели: Организация новой системы реализации продукции, построение новой системы  сбыта продукции и услуг ООО  «ДОМ-СЕРВИС» благодаря расширению сбытовых сетей, увеличение объемов производства, выпуск новой продукции, освоение новых технологий производства, заключение соглашений послепродажного обслуживанию клиентов, обязательное предоставление годовой страховки. Основные цели ООО «ДОМ-СЕРВИС» на период до 2009 года представлены в приложении 1.

     Как видно из приложения 1, ООО «ДОМ-СЕРВИС» ставит перед собой важные цели развития предприятия, касающиеся выпуска продукции и предоставления услуг, объема ассортимента, конкурентоспособности, объема продаж и продвижение товара на рынке, управления персоналом, использование социально-этического маркетинга. Эти цели невозможно выполнить без хорошо организованной службы маркетинга, и большинство мероприятий по достижению целей призвана проводить именно службы маркетинга.

     Как и любое предприятие, работающее в условиях рынка, имеет свои преимущества и недостатки, обусловленные факторами  внутренней и внешней среды.

     При помощи SWOT-анализа, который представлен  в приложении 2, возможно, провести комплексную диагностику состояния организации, определить круг проблем, которые необходимо решить, ранжировать основные задачи. С его помощью, возможно, рассмотреть перспективы развития и угрозы, преимущества, недостатки, возможности преобразования слабых позиций в сильные, успешное использование преимуществ и т.д. Эффективное использование данного метода достигается за счет сравнения внутренней силы и слабости своей компании с возможностями, которые дает ей рынок. Исходя из качества степени соответствия, делается вывод, в каком направлении организация должна развивать свой бизнес, как распределять ресурсы, по каким сегментам, какие проблемы возможно решить.