Проектирование информационной автоматизированной системы по документообороту

    План:

  Введение 3

  Глава I. Цель, задачи и  автоматизированные процессы информационной системы. 5

     1.1.Цель и задачи информационной системы. 5

     1.2.Техническое задание и проектирование. 6

     1.3. Автоматизированные процессы . 7

     1.4.Требование к системе 8

     1.5 Контекстные диаграммы 8

  Глава II. Структура базы данных. 11

     2.1.Понятие о базах данных, система управления базами данных 11

     2.2.Модели данных 13

     2.3 Структура базы данных. 15

  Глава III. Создание пользовательского интерфейса 19

  Заключение. 23

  Список литературы 24 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

    На  сегодняшний день для обеспечения  работы любой фирмы требуется информационная система, состоящая из журналов учета входящей документации, исходящей документации, готовых бланков и шаблонов документов и архива рабочей документации. Обработка входящей документации, составление отчетов, другой исходящей документации, поиск необходимой информации и ведение статистики, производится чуть ли не вручную. Понятно, что должностные лица ответственные за документооборот в фирме тратят большую часть рабочего времени, тратят на заполнение вручную бланков различных документов, причем данные вносимые в бланки могут повторятся. Следует учесть, что через фирму еженедельно могут поступать больше тысячи документов разных форм. Кроме того, в каждом случае необходимо проверить правильность оформления поступивших материалов.

    Решить  выше перечисленные проблемы возможно путем внедрения компьютерной информационной системы обработки данных. Все  необходимые данные будут вводиться  на стадии регистрации поступившей  документации а затем информационная система автоматически будет  подставлять необходимую информацию, в электронные бланки документов, столько раз, сколько необходимо, готовые документы могут быть немедленно выданы на печать, либо сохранены  в электронном виде, так же появится возможность оформлять документы оперативно с использованием уже заготовленных шаблонов. Таким образом, можно уменьшить время на надлежащее оформление поступившей документации, т.е. останется больше времени для более детального и всестороннего изучения и анализа документов. Так как данные, вносимые в систему будут сохранятся на отдельном сервере доступ к ней будут иметь максимальное количество пользователей с разным уровнем доступа. Так же появится возможность моментальной отправки документов инвесторам, партнёрам и государственным учреждением.

      Отчеты и статистические справки  любой сложности, за любой временной  период можно будет получить в течение пяти минут, для получения такой информации системе нужно будет лишь указать период времени и данные которые должны быть в отчете.

    В наше время на рынке существует огромное количество подобных программ, каждая из имеет свою специфику, уровень  защищённости информации, методику работы и предназначены для фирм с  разным потоком документооборота. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава I. Цель, задачи и автоматизированные процессы информационной системы.

    1.1.Цель  и задачи информационной  системы.

    Главной целью разрабатываемой автоматизированной системы ведения внутреннего документооборота фирмы является обеспечение перевода на компьютерную технологию подавляющего большинства производственных функций, связанных с регистрацией, сбором, хранением и созданием документов а также получением информационных справок, сбором первичных данных и подготовкой на их основе требуемых отчетов. Также повышение оперативности, правовой точности, учета сведений по ведению внутреннего документооборота. Улучшение, с помощью компьютерных технологий, контроля по документообороту, сокращение материальных и трудовых ресурсов, обеспечивающих ведение внутреннего и внешнего документооборота. Улучшение качества и минимизация временных затрат на подготовку решений и составление документов. Сокращение времени поиска необходимой информации и документов. Упрощение доступа к информации. Сокращение бумажных архивов.

    Все это в целом, призвано обеспечить более высокий уровень функциональности, гибкости, надежности и удобства при  использовании данной автоматизированной системы.

    Такая автоматизированная система должна улучшить работу фирмы и сократить  долю времени, уходящую на поиск необходимой  информации для составления отчетностей  и других процессуальных документов, тем самым, оставив больше времени  для всестороннего и объективного изучения представленных материалов для  принятия более качественного и  обоснованного решения.

    Задачей является разработать автоматизированную систему ведения внутреннего документооборота фирмы.

    1.2.Техническое  задание и проектирование.

    Полное  наименование системы - "Автоматизированная информационная система ведения  внутреннего и внешнего документооборота консалтинговой фирмы ОАО "Анкор" и её филиалов". Разработка данной системы осуществлена в рамках автоматизации деятельности фирмы и её филиалов.

    Фирма ОАО "Анкор" имеет 8 филиалов находящиеся  на территории Российской Федерации  и численность сотрудников более 10 000 человек.

    Виды  документов используемые в фирме:

• структура компании
• описание работы всех подразделений компании
• описание функций всех должностей компании
• упреждающее описание всех типовых ошибок и нарушений, которые могут быть допущены,
• упражнения по приему на работу сотрудников компании,
• фирменные стандарты
• описание заработных плат для всех должностей.
• документы поступающие от партнеров
• информационно - справочные документы
• учетные документы
• плановые документы
• отчетно-статистические документы

    Назначение  системы заключается в автоматизации  ведения внутренней и внешней  документации фирмы. Система предназначена  для помощи работникам в предоставлении оперативной информации по поступившим  материалам, составлении документов, а так же регулирование и проверка учета своей деятельности в филиалах. Система позволит накапливать информацию и использовать ее для составления отчетов, ведения статистики, отражения динамики.

    Целью проектирования является создание системы, предназначенной для автоматизации  составления отчетов и для  упрощения ручных рутинных операций по ведению учета документов.

    1.3. Автоматизированные процессы .

    Проектируемая автоматизированная информационная система  ведения внутреннего документооборота фирмы имеет следующие функции:

• ввод новой и корректирование существующей информации, поиск нужных сведений, выполнение запросов, просматривание и печать результатов выполнения запросов;
• формирование и печать различных документов, потребность в которых возникает на отдельных этапах административного процесса;
• Обеспечение взаимодействия интерфейса пользователя с информационной системой;
• Обеспечение быстрого доступа сотрудников к большому объему информации, касающейся текущего состояния материалов, поступивших административную комиссию, и их последующему движению;
• Подготовка статистической отчетности, как на бумажных носителях, так и в электронном виде в рамках единой системы сбора и обработки статистики;
• Хранение в базе данных и выдача на печать ранее созданных документов;
• Учет и систематизация документов;
• Передача и автоматизированная обработка статистической информации, которая осуществляются в стандартизированном виде;
• Ведение базы данных и поддержание в актуальном состоянии;
• Реализация электронного архива с разным уровнем доступа к нему;
• Защита конфиденциальной информации от несанкционированного доступа к ней.

    Пользователями  автоматизированной информационной системой ведения внутреннего и внешнего документооборота фирмы являются её работники, которые по своей компетенции и роде деятельности имеют право доступа к данной системе.

    1.4.Требование  к системе

    К проектируемой системе предъявляются  следующие общие требования:

1. Система должна обладать набором удобных возможностей по вводу информации в систему;
2. Система должна иметь удобный и достаточный набор информации;
3. Система должна иметь удобный интерфейс.
4. Система должна быть построена таким образом, чтобы возможно было ее конфигурировать, настраивать под возможные изменения в законодательстве и оформлении документов.
5. Система должна иметь достаточно детальную документацию по всем выполняемым функциям
6. Система также должна обучающий характер и внутреннего помощника, для того, чтобы новые сотрудники фирмы и её филиалов могли как можно быстрей изучить работу данной программы, и как можно лучше подготовиться к работе с ней.

    1.5 Контекстные диаграммы

    На  рисунке 1 отображена полная работа автоматизированной системы ведения внутреннего и внешнего документооборота фирмы

    

    Рис.1 Общий вид системы.

    На  рисунке 1 отображена полная работа автоматизированной системы ведения внутреннего и внешнего документооборота фирмы

    Входной информацией являются:

• Сведение для создание нового договора
• Поступающая внешняя документация (от партнёров и филиалов)

    Выходной  информацией будет:

• Информация и отчеты по делам фирмы
• Материалы для  исполнения решений фирмы
• Документы переданные партнёрам
• Отправка документов партнёрам в случаи обнаружение ошибок

    Управляющей информацией является Законодательство РФ по оформлении договоров и внутренние стандарты фирмы по оформлении договоров.

    Механизмам  является персонал по контролю за документооборотом.

     Рисунок 2 показывает более детально процесс документооборота.

     

     Рис.2 Детальная схема системы

     Общая система разделяется на шесть подразделов:

• Регистрация входящих документов
• Создание нового документа
• Подготовка и проверка документов
• Анализ документов
• Контроль и отчетность по документам
• Архив

    Глава II. Структура базы данных.

    2.1.Понятие  о базах данных, система управления  базами данных

    Современной формой информационных систем являются банки данных, имеющие в своем  составе:

• Вычислительную систему;
• Систему управления базами данных(СУБД);
• Одну или несколько баз данных(БД);
• Набор прикладных программ(приложений БД).

    База  данных(БД) обеспечивает хранение информации, а также удобный и быстрый  доступ к данным. Она определяет собой совокупность данных различного характера, организованных по определенным правилам.