Проектирование информационной автоматизированной системы по документообороту

    Информация  в базах данных должна быть:

• Непротиворечивой;
• Неизбыточной;
• Целостной;

    Система управления базой данных(СУБД) –  это совокупность языковых и программных  средств, предназначенных для создания, ведения и использования БД. По характеру применения СУБД разделяют  на персональные и многопользовательские.

    Персональные  СУБД обеспечивают возможность создания локальных БД, работающих на одном  компьютере. К персональным СУБД относятся  Paradox, dBase, FoxPro, Access и другие.

    Много пользовательские СУБД позволяют создавать  информационные системы, функционирующие  в архитектуре "клиент-сервер". Наиболее известными многопользовательскими СУБД являются Oracle, Informix, SyBase, Microsoft SQL Server, InterBase.

    В состав языковых средств современных  СУБД входят:

• Язык описания данных, предназначенный для описания логической структуры данных;
• Язык манипулирования данными, обеспечивающий выполнение основных операций над данными – ввод, модификацию и выборку;
• Язык структурированных запросов(SQL, Structured Query Language), обеспечивающий управление структурой БД и манипулирование данными, а также являющийся стандартным средством доступа к удаленным БД;
• Язык запросов по образцу(QBE, Query By Example), обеспечивающий визуальное конструирование запросов к БД.

    Прикладные  программы, или приложения, служат для  обработки данных, содержащихся в  БД. Пользователь осуществляет управление БД и работу с ее данными именно с помощью приложений, которые  также называют приложениями БД.

    Иногда  термин "база данных" трактуют в  более широком смысле и обозначают им не только саму БД, но и приложения, обрабатывающие ее данные.

    В зависимости от взаимного расположения приложения и БД можно выделить:

• Локальные БД;
• Удаленные БД.

    Для выполнения операций с локальными БД разрабатываются и используются так называемые локальные приложения, а для операций с удаленными БД – клиент-серверные приложения.

    Расположение  БД в значительной степени влияет на разработку приложения, обрабатывающего содержащиеся в этой базе данные.

    Каждая  СУБД поддерживает свой обобщённый инструментарий для отображения программного обеспечения, этот инструментария называется моделью  данных (МД). Поддерживаемые СУБД модели данных разбивают на сетевые, иерархические, реляционные.

    2.2.Модели  данных

    База  данных содержит данные, используемые какой-либо прикладной информационной системой.

    В зависимости от вида организации  данных различают следующие основные модели представления данных в базе:

• Иерархическую;
• Сетевую;
• Реляционную;
• Объектно-ориентированную.

    В иерархической модели данные представляются в виде древовидной (иерархической) структуры. Подобная организация данных удобны для работы с иерархически упорядоченной информацией, однако при оперировании данными со сложными логическими связями иерархическая  модель оказывается слишком громоздкой.

    Структура данных определяется в тех же терминах, что и у сетевой. Важное отличие  от сетевой модели данных в том, что  она может иметь только иерархическую  структуру. К каждой записи базы данных возможен только один путь (иерархический). Сетевая структура может быть преобразована в иерархическую. В сетевой модели данные организуются в виде произвольного графа. Недостатком сетевой модели является жесткость структуры и высокая сложность ее реализации. Кроме того, значительным недостатком иерархической и сетевой моделей является то, что структура данных задается на этапе проектирования БД и не может быть изменена при организации доступа к данным. Организация модели данных в СУБД сетевого типа определяется в терминах : элемент, агрегат, запись, групповое отношение, БД.

    Элемент - наименьшая единица структуры данных.

    Агрегат - именованная совокупность элементов  или других агрегатов; Адрес: (ул., дом, квартира)

    Запись - агрегат, который не входит в состав никакого другого агрегата и составляет основную единицу обработки БД. Тип  записи определяется составом ее элементов.

    Групповое отношение - иерархическое отношение  между записями двух типов. Записи одного типа являются владельцами отношения, другого - подчиненными.

    Сетевая модель данных поддерживает БД сетевой  структуры. В сетевой модели данных допустимы следующие операции над  объектами:

    Запомнить - заносит новую запись и автоматически  включает в групповое отношение  с соответствующей подчиненностью.

    Включение в групповое отношение - позволяет  связать подчиненную запись с  соответствующей записью-владельцем.

    Переключить - изменяет запись - владельца в том  же групповом отношении.

    Обновить - изменяет значение элементов записи, перед обновлением соответствующая  запись должна быть извлечена

    Извлечь, Удалить, Исключить из группового отношения - разрывает связь между записью - владельцем и подчиненным.

    Особенности обработки данных в сетевых моделях:

• Основная единица обработки - запись.
• Обработка может начинаться с любой записи, независимо от ее расположения в структуре.
• От конкретной записи возможен переход как к записи - владельцу, так и к записи - подчиненному.Реляционная база данных состоит из взаимосвязанных таблиц. Каждая из таблиц содержит информацию об объектах одного типа, а совокупность всех таблиц образует единую базу данных.

    Выделяют  следующие методы доступа к данным таблиц:

• Последовательный;
• Прямой;
• Индексно-последовательный.

2.3 Структура базы данных.

     Общая структура БД в формате Access представлена на. рисунке 3.

     Таблица FisRab содержит список физических и лиц допущенных к системе

Имя поля	Тип данных	Описание
NFISCODE	Числовой	Идентификатор работника
NFIS	Числовой	Идентификатор подразделение работника
FamRab	Текстовый	Фамилия
ImRabh	Текстовый	Имя
OtchRab	Текстовый	Отчество
DataRozhd	Дата/время	Дата рождения
MestoRozhd	Текстовый	Место рождения
DataRaboti	Дата/Время	Дата приёма на работу
Adress	Поле МЕМО	Адрес проживания

 

     Таблица VneDoku – содержит документы поступившие из внешних источников

Имя поля	Тип данных	Описание
NPDoku	Числовой	Номер договора
DataSostav	Дата/Время	Дата составления  договора
NCODE	Числовой	Код организации  приславший договор
KLASS	Текстовый	Классификация документа
DataPosty	Дата/Время	Дата поступление договора
NadlYved	Логический	Отметка о анализе и проверки документа

 

     Таблица VnuDoku – содержит документы поступившие из внутренних источников

Имя поля	Тип данных	Описание
NFISCODE	Текстовый	Фамилия имя, отчество сотрудника составившего договор
NOMCODE1	Числовой	Номер сотрудника
CocData	Дата/Время	Дата составление договора
NFIS	Текстовый	Подразделение сотрудника составившего договор
NOMCODE2	Текстовый	Второе лицо участвующее в договоре, его имя, фамилия , отчество
DOPDOK	Поле МЕМО	Дополнительная  информация по договору
DOKTip	Числовой	Тип договора
DataObyavl	Дата/Время	Дата проверки договора
NomerDOK	Числовой	Номер договора

 

     Таблица UCHET – содержит полный список документов

Имя поля	Тип данных	Описание
NRDOK	Числовой	Внутренний  идентификатор поступивших документов
DataReg	Дата/Время	Дата регистрации
NRTIPDOK	Числовой	Номер типа договора
NRREALDOK	Числовой	Номер договора по документу
DATAPROV	Дата/Время	Дата проверки
RECH	Текстовый	Решение выдвинутое по договору
DATAARXIV	Дата/Время	Дата передачи в архив

 

     Таблица SPRReshenie – справочник видов принятых решений

Имя поля	Тип данных	Описание
RESHENIE	Числовой
ReshenieTXT	Текстовый

 

     Таблица SPRLiz – справочник работников уполномоченных выносить решение по договорам .

Имя поля	Тип данных	Описание
NORGAN	Числовой	Идентификатор
FIO	Текстовый	ФИО сотрудника
PODRAZ	Текстовый	Подразделение
Primechaniya	Поле МЕМО	Примечания

 

     Таблица SPRArxiv – справочник всех документов принятые в архив