Аудит по учету кассовых операций

     В кассе предприятия хранятся небольшие  денежные суммы в пределах установленного банком лимита для оплаты мелких хозяйственных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной платы работникам предприятия, пособий по временной нетрудоспособности, стипендий, пенсий и премий.

     Поступающие в кассу предприятия с расчетного счета, от покупателей и др. наличные деньги, оформляются приходными кассовыми  ордерами. Приходный кассовый ордер  передается непосредственно в кассу, где кассир проверяет правильность его заполнения, наличие и подлинность подписи главного бухгалтера, принимает деньги, подписывает приходный ордер и квитанцию. Деньги по кассовым ордерам принимаются только в день их составления.

     При приемке наличных денег кассир руководствуется  документом “Признаки  и правила определения  платежеспособности банковских билетов (банкнот) и монет банка  России” Этим документом определены: признаки платежеспособности, допустимые повреждения  платежеспособных банкнот, порядок обмена банкнот.

     Оформление  и выдача наличных денег из кассы  происходит на основании расходных  кассовых ордеров или других документов (платежных ведомостей, заявлений  на выдачу денег, счетов), на которых  ставят специальный штамп, заменяющий расходный кассовый ордер. Все документы на выдачу денег подписываются руководителем предприятия или главным бухгалтером. В Старооскольском районном потребительском обществе расходный кассовый ордер составляется в бухгалтерии, регистрируется в журнале регистраций приходных и расходных кассовых ордеров и передается кассиру для исполнения.

     При выдаче денег отдельному лицу кассир записывает в расходный кассовый ордер наименование и номер документа, удостоверяющего личность, кем, когда  он выдан и отбирает расписку получателя. Предъявление документов, удостоверяющих личность, обязательно и при получении денег по одному платежному документу, выписанному на несколько лиц. Лицам, не состоящим в списочном составе предприятия, деньги выдаются только по расходным кассовым ордерам, выписываемым на каждое лицо или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров.

       В Старооскольском районном потребительском  обществе деньги из кассы выдаются  только лицам, указанным в расходном  кассовом ордере или заменяющем его документе (ведомости и др.) При выдаче денег по доверенности в ордере указывают фамилию, имя и отчество получателя и лица, которому поручено получение денег, а в ведомости, перед распиской получателя, кассир делает надпись “По доверенности “. Оформленная доверенность остается у кассира, он прилагает ее к расходному кассовому ордеру или ведомости.

     Заработную  плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии, кассир выплачивает по платежным  ведомостям. На титульном (заглавном) листе  платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера, с указанием сроков выдачи денег и их суммы (прописью).

     По  истечении трех рабочих дней после  получения денег из учреждения банка  для оплаты труда, пособий по временной нетрудоспособности, премий кассир в платежной ведомости против фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки “Депонировано”, затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выписанный по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

     Наличные  деньги, полученные в банке для  оплаты труда, не использованные в трехдневный  срок, а также всю денежную наличность, превышающую установленный лимит хранения наличных денег, предприятие сдает в банк. Кассир выписывает объявление на взнос наличных денег, в котором указывает источник образования вносимых средств. Банк выдает кассиру квитанцию на принятые суммы, которая служит основанием для составления в бухгалтерии расходного кассового ордера.

     Кассовые  ордера четко заполняются по всем реквизитам. В них указываются  основания для их составления  и перечисляются документы, которые  к ним прилагаются. Приходные и расходные кассовые ордера после получения или выдачи денег подписывает кассир, а приложенные к ним документы погашаются надписью “Оплачено” - с обязательным указанием даты (числа, месяца, года), чтобы исключить их повторного использования. Если при заполнении кассового ордера была допущена ошибка, то его оформляют заново.

     После получения или выдачи денег по каждому ордеру кассир делает записи в кассовой книге, которая предназначена  для учета движения наличных денег. Предприятие ведет кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана мастичной печатью. На последней странице кассовой книге указывается количество пронумерованных страниц, заверяемое подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера. Записи в кассовой книги делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу. Ежедневно, в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги (обороты) операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и сумму по платежным ведомостям на оплату труда не списанную в расход. Второй отрывной лист (отчет кассира - копия записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными документами кассир передает в бухгалтерию под расписку в кассовой книге

     В Старооскольском районном потребительском  обществе бухгалтерская обработка  отчета кассира заключается в  проверке правильности оформления приходных  и расходных кассовых документов; соответствия записей в отчете данным приложенных к нему документов; подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Обязательно должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в банк по расчетному счету.  После проверки кассового отчета, в специальной его графе, проставляют номера корреспондирующих счетов.

4.3 АУДИТ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

     Обращение денежных средств совершается непосредственно  на предприятиях, в организациях и  учреждениях. Этот процесс непрерывен во времени. Поэтому важно, чтобы за денежными средствами был установлен постоянный, систематический, ежедневный внутрихозяйственный контроль.

     Обычно  организация внутрихозяйственного контроля оставляет желать лучшего, контроль на предприятиях организован  формально, не все специалисты относятся добросовестно к выполнению своих обязанностей.

     Формы контроля классифицируются по времени  осуществления на предварительный, текущий и последующий.

     Предварительный контроль осуществляется до начала совершения хозяйственных операций и направлен на предупреждение незаконного и нерационального использования собственности предприятия. Осуществляется главными специалистами и главным бухгалтером.

     Текущий контроль проводится непосредственно в процессе совершения хозяйственных операций и направлен на оперативное устранение недостатков, выявление и распространение положительного опыта на предприятии. Текущий контроль должен осуществляться всеми должностными лицами.

     Последующий контроль осуществляется после совершения хозяйственных операций и направлен на выявление недостатков или имеющегося положительного опыта. Последующий контроль осуществляют работники бухгалтерии, ревизионные комиссии и аудиторские фирмы.

     Особая  роль в обеспечении соблюдения кассовой дисциплины, наведение должного порядка  в хранении, приеме и выдачи наличных денег принадлежит главному бухгалтеру предприятия. Главный бухгалтер должен организовать такой предварительный и текущий контроль за совершением кассовых операций, который предупреждал бы возможность совершения незаконных денежных операций и нарушения кассовой дисциплины. Для этого через него или через его заместителя должны проходить все денежные документы, прежде чем окончательно совершится денежная операция.

     Как государственный контролер главный  бухгалтер должен ежедневно следить  за всеми хозяйственными операциями, связанными с движением денежных средств.

     Основным  нормативным актом, регулирующим порядок  осуществления операций по приему, хранению и выдаче наличных денег  в кассе предприятия, является Порядок  ведения кассовых операций в Российской Федерации. Этот документ устанавливает единый порядок хранения наличных денег, их приема и выдачи, оформления кассовых документов и ведения кассовой книги, ревизии кассы и контроля за соблюдением кассовой дисциплины.

     Проверка  правильности ведения кассовых операций производится сплошным образом. Начиная со дня окончания предыдущей ревизии (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке. При этом используются следующие документы и регистры бухгалтерского учета: отчеты кассира с приложенными приходными и расходными кассовыми ордерами; журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга; корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов предприятия с прилагаемыми к ним документами; журнал-ордер по счету 50 «Касса».

     Согласно  порядка ведения кассовых операций в ходе осуществления контроля денежных средств сначала надо выявить  фактическое наличие денег и  ценных бумаг в кассе предприятия  путем инвентаризации, по результатам  которой составляется акт. Закончив инвентаризацию кассовой наличности, контролер тщательно проверяет соблюдение во всем объеме порядка ведения кассовых операций.

     Прежде  чем приступить непосредственно  к проверке кассовых документов и  записей, необходимо установить, ведут  ли на предприятии по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, предусмотренных Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой книги, которая должна быть пронумерована и опечатана сургучной печатью, а количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя и главного бухгалтера. Необходимо установить, действительно ли только одну кассовую книгу ведут на данном предприятии, как это предусмотрено инструкцией Центробанка.

     При ревизии приема наличных денег, полученных в учреждении банка, следует сверить записи в кассовой книге, приходных кассовых ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования по кассе полученных в банке наличных денег следует составить промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных лиц и взыскании с них причиненного предприятию материального ущерба.

     Для выявления полноты оприходования  по кассе денег, полученных в учреждении банка, необходимо тщательно изучить сложившуюся на предприятии практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также выписки чеков при поездке кассира в банк. При наличии каких бы то ни было отступлений от действующего порядка, об этом делают запись в общем акте ревизии и дают указания главному бухгалтеру предприятия об их немедленном устранении.

     Все чековые книжки должны храниться  в сейфе у главного бухгалтера и заполняются до выезда кассира  из предприятия.

     На  предприятии проводятся ревизии  кассы с полным полистным пересчетом денег и других ценностей, находящихся в кассе, в сроки, установленные руководителем предприятия.

     Ревизию кассы проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом по предприятию. Члены комиссии в присутствии  кассира проверяют наличие полистным  пересчетом всех денег, находящихся  в кассе, квитанции на сданные  для хранения ценности, ценные бумаги, бланки строгой отчетности, а также ведение кассовой книги и порядок хранения денег.

     Результаты  инвентаризации оформляют актом. В  акте фактические остатки кассовой наличности сопоставляют с данными  учета, что дает возможность определить недостачу или излишек денежных средств. Акт оформляется в день ревизии кассы и подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии.

     Если  установлена недостача или излишек  денег, кассир представляет комиссии письменное объяснение.

Акт составляется в двух экземплярах: один остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. Выявленные при инвентаризации излишки зачисляют в доход предприятия, а недостачу относят на виновное лицо и удерживают с него.

     В первую очередь проверяется правильность оформления первичных документов, по которым производились операции, связанные с получением и выдачей наличных денег. Все кассовые документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной) и без помарок или исправлений даже оговоренных. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Иногда на документах могут отсутствовать номер, дата и другие реквизиты, что позволяет их повторное использование. Приходные и расходные кассовые ордера должны в течение отчетного года иметь раздельную нумерацию, выписываться в бухгалтерии предприятия в момент совершения операции и регистрироваться в специальном журнале. При обнаружении пропуска в нумерации указанных ордеров следует тщательно проверить, не вызвано ли это уничтожением документов либо другими злоупотреблениями.