Учетная политика предприятия (организации, фирмы) и направления ее совершенствования

В Приказе об учетной  политике, как правило, указывается, что создание первичных учетных  документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете надо производить в соответствии с графиком (схемой) документооборота, утвержденным в установленном порядке, однако сам график представляет собой очень часто отдельный документ.

Работу по составлению  графика документооборота организует главный бухгалтер. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять срок его нахождения в подразделениях.

График документооборота составляется в виде схемы или таблицы, в которой указываются ответственные за оформление, исполнение, обработку и проверку каждого документа, а также срок исполнения документа и порядок передачи в архив.

При установлении сроков передачи документов необходимо учитывать требования Положения по бухгалтерскому учету 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации» к промежуточной бухгалтерской отчетности:

организация должна составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года.

промежуточная бухгалтерская  отчетность состоит из Бухгалтерского баланса и Отчета о прибылях и убытках.

организация должна сформировать промежуточную бухгалтерскую отчетность не позднее 30 дней по окончании отчетного периода.

С учетом указанной даты в приказе об учетной политике должен быть установлен срок представления промежуточной бухгалтерской отчетности обособленными структурными подразделениями в головную организацию.

Отсутствие графика  документооборота не влечет административной или финансовой ответственность, но усложняет работу сотрудников бухгалтерии и других служб.

В учетной политике не стоит подробно описывать весь график документооборота, достаточно лишь отразить основные положения. Полный график документооборота целесообразно изложить в отдельном приказе по организации.

В приказе об учетной  политике необходимо установить, что  содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, являющимися первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

 Первичные учетные  документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме и содержанию.

Первичные учетные документы  должны приниматься к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации или в ведомственных и отраслевых инструктивных нормативных документах, утвержденных в установленном порядке. В настоящее время Госкомстатом РФ утвержден ряд альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий.²⁷

Для оформления хозяйственных  операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, разрешено использовать формы, утвержденные приказом руководителя ОАО, или формы документов, утвержденные приказом руководителя организации-контрагента. Необходимо лишний раз подчеркнуть, что первичные бухгалтерские документы должны содержать обязательные реквизиты.  

  В учетной политике организации, в частности, в ее Приказе, должны найти отражение вопросы об ответственности лиц, на которых возложена обязанность по оформлению и своевременной передаче в бухгалтерию качественно составленных первичных документов.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую службу документов и сведений являются обязательными для всех работников организации. Указание этого правила в Приказе об учетной политике может избавить от бесконечных дискуссий на данную тему.

Особое внимание необходимо уделять оформлению внешнеэкономических сделок в порядке, установленном российским законодательством (валютным, банковским и таможенным).

Законом Российской Федерации  № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» установлено, что первичный документ не может  быть принят бухгалтерией к учету, если он не подписан теми лицами, которые  имеют на это право. В этой связи в организации должен быть специальный приказ о лицах, которым предоставлено право подписи отдельных документов согласно приказу, утвержденному руководителем ОАО по согласованию с главным бухгалтером организации.

Документы, которыми оформляются  хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, уполномоченными распоряжением руководителя организации на право подписания указанных документов.

Денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица. Под финансовыми и кредитными обязательствами необходимо понимать документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

Нарушение этого обыденного порядка может привести организацию к банкротству. Поэтому его целесообразно специально подчеркнуть в Приказе об учетной политике. Там же можно указать, что бухгалтерии нельзя принимать к учету первичные документы, не содержащие всех обязательных реквизитов.  

Внесение исправлений  в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Содержание хозяйственной  операции, указанной в первичном документе, должно соответствовать ее наименованию в расчетных документах. 

Следовательно, учетная политика ОАО «АВТОВАЗ» по организации документооборота содержит следующие пункты:

- В Обществе действует мемориально-ордерная форма учета, созданная на основании регистрации в информационной системе хозяйственных операций. Все события, зарегистрированные в информационной системе, подлежат классификации, оценке в момент регистрации. Обработке и включению в баланс подлежат хозяйственные операции, имеющие документальное основание, с соответствующим подтверждением правильности оформления и содержания первичных и иных документов специалистами служб бухгалтерского учета Общества. 

- В соответствии с Федеральным законом РФ № 129-ФЗ от 21.11.1996 г. «О бухгалтерском учете»:

- требования главного бухгалтера  Общества по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению необходимых документов и сведений обязательны для всех работников Общества;

- без подписи главного бухгалтера Общества или уполномоченных им лицами денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению;

- перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждается руководителями структурных подразделений Общества и оформляется карточками образцов подписей.

- Перечень и коды форм первичных учетных документов, применяемых для оформления фактов хозяйственной деятельности в Обществе, по которым не предусмотрены унифицированные формы первичных документов, утвержденные Постановлениями Госкомстата РФ, утверждаются дополнениями к приказу Президента - генерального директора.

- Правила документооборота в Обществе утверждаются отдельными внутренними процедурами, в которых предусматривается порядок оформления документов, график передачи внутри и между подразделениями, а также коды форм документов, необходимых для отражения в бухгалтерском учете. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета хранятся в архивах структурных подразделений Общества.

- Датой признания свершения хозяйственной операции в учете признается дата утверждения  документа (при ее отсутствии дата подписания) принимающей стороной. Датой признания потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций - дата акта комиссии по расследованию чрезвычайного обстоятельства.

Однако необходимо дополнить  учетную политику графиком документооборота (Приложение 2);  перечнем  лиц, уполномоченных на подписание первичных документов; требованиями,  предъявляемыми к первичным документам.

 

 

2.6  Рекомендации по формированию учетной политики для целей управленческого учета

 

При переходе к рыночной экономике от предприятий потребовалось  больших усилий остаться на рынке, при  этом повысить эффективность производства, конкурентноспособность продукции и услуг на основе внедрения достижений научно-технического прогресса, эффективных форм хозяйствования и управления производством, активизации предпринимательства.

Важная роль в реализации этой задачи отводится учетной политике предприятия для целей управленческого учета.

Важнейшим показателем  успешной деятельности является прибыль, максимизация которой выступает  непосредственной целью производства в любой отрасли национальной экономики.

Можно согласиться с  тем, что в настоящее время предприятия вынуждены бороться не только с конкурентами за нишу на рынке, но и с инфляцией. В связи с этим предприятие должно разработать свою учетную политику таким образом, чтобы инфляционные процессы не оказывали большого влияния на величину желаемой прибыли.

Величина прибыли, показываемой в бухгалтерской отчетности, представляет собой субъективный показатель, поскольку  сумма прибыли определяется во многом не величиной торговой надбавки, не суммой денег в распоряжении предприятия, а моментом отражения в учете хозяйственной операции, приносящей прибыль или убыток, принятым вариантом оценки расходов организации, поскольку ее доходы всегда очевидны – это сумма выручки, а расходы всегда сомнительны, так как они определяются методикой бухгалтерского учета.

Учетная политика для  целей управленческого учета, безусловно, мощный инструмент в управлении организацией. Действительно, успех во многом зависит  не только от удачи или завоевании рынка, но и от правильной стратегической политики.

Под управленческим учетом понимается система сбора, обработки и предоставления учетной информации для нужд управления, то его целью является создание и поддержание информационной системы предприятия. Таким образом, предпосылкой функционирования управленческого учета будет разработка необходимой системы показателей и внутренних форм отчетности. ²⁸

Система управленческого  учета, с одной стороны, должна фиксировать  выполнение задач, поставленных на всех этапах планирования, а с другой стороны, аккумулировать данные для  принятия новых решений, создания прогнозов и моделей развития предприятия. Одним из важнейших свойств, которыми должна обладать управленческая информация – гибкость и оперативность, что позволяет быстро решать задачи, возникающие перед высшим и средним звеном менеджеров компании. Стандартный бухгалтерский учет таких сведений оперативно дать не может, так как он построен на системе ежемесячного формирования отчетных данных и бухгалтерские регистры не содержат многие сведения, необходимые для анализа деятельности предприятия  и принятия на его основе управленческого решения.

Базовым источником информации для формирования управленческой отчетности являются первичные записи бухгалтерского учета, отражающие все фактически совершенные  хозяйственные операции и произошедшие хозяйственные события, а также агрегированные показатели бухгалтерского учета, не утратившие экономического смысла.

Если указанных данных недостаточно для реализации задач управленческого  учета, то вводятся собственные учетные  регистры, которые и называются управленческими отчетами. Они используются в дальнейшем отделом управленческого учета и отчетности для прогнозирования и планирования, а руководителями предприятия – для принятия решений. Все это должно быть отражено в учетной политике для целей управленческого учета.  

Специализированной нормативно-законодательной  базы по составлению управленческой отчетности на данный момент в Российской Федерации не создано, так как  управленческий учет и отчетность являются в законодательном порядке обязательными. Поэтому управленческие отчеты составляются на основе нормативных документов по ведению бухгалтерского учета и отчетности, на основе которых  их можно включить в состав внутренней бухгалтерской отчетности.

Управленческие отчеты, также как и бухгалтерские, должны составляться на основе рабочего плана счетов предприятия, который в свою очередь формируется на основе Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации и Инструкции по применению этого плана счетов.²⁹