Коммуникативные системы организации

Важность добрососедских отношений определяется, в том  числе, стремлением к предотвращению территориальных конфликтов, возможных  конфликтов из-за кризисных и аварийных  ситуаций. Для предприятий, производящих товары широкого спроса, население  прилегающих территорий является также  заинтересованным и особо мотивированным слоем потребителей. Известно, что  продукция предприятий, расположенных  в зоне проживания, пользуется повышенным вниманием покупателей.

Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися потенциальными потребителями они сообщаются с  помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Так, в сфере отношения с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или  международном уровне.  
 
 
 

Глава 3. Методы развития коммуникационных систем организации

       Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в  ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании  коммуникационного процесса выступает  оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации. 

В качестве путей  улучшения коммуникации можно выделить следующие методы:

• Управленческое регулирование:

o четкое определение и формулирование задач;

o формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных;

o планирование, реализация, контроль в направлении улучшения информационного обмена;

o обсуждения планов, задач, путей их решения.

• Совершенствование системы обратной связи:

o перемещение людей из одного подразделения организация в другое с целью обсуждения;

o опрос работников, в среде которых необходимо выявить четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они; с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться стратегии перемен; получает ли их руководитель предложения.

• Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.

• Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т.п.)

• Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).

Управление коммуникациями необходимо строить на принципах, определяющих внимание руководителя к этой стороне  его деятельности как менеджера, а также научный подход к формированию системы коммуникаций в организации. Рассмотрим данные принципы:

• принцип формирования структуры коммуникаций (отвечающей потребностям сотрудничества), партнерства и компетентности;

• принцип регулирования масштабов коммуникаций для определенных должностных лиц и подразделений;

• принцип рационального использования рабочего времени руководителя;

• принцип информационного обеспечения коммуникаций, распределение информации для установления и поддержания необходимых коммуникаций;

• принцип полномочий и ответственности;

• принцип регулирования коммуникативной нагрузки различных звеньев организации;

• принцип учета неформальных коммуникаций и использование их в процессе управления.

Современные средства коммуникации, которые могут использовать организации, представляют собой: электронную  почту, голосовую почту, факс, телеконференцию, видеоконференцию, электронный обмен  данными, интрасети.

Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера  о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для  более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих  снизу вверх, потому что работники  чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.

Заключение

       В наше бурное время информационной революции актуальность коммуникаций не снижается, а наоборот, возрастает. Коммуникации важны во всех сферах деятельности человека. Все мы живем, обмениваясь информацией друг с другом. И чем эффективней этот обмен, тем больше у нас открывается возможностей для эффективной работы и благополучной личной жизни.

В широком смысле слова, коммуникации - это процесс  информирования. А какой же менеджер может нормально работать без  поступления информации? Ведь менеджер каждый день в своей работе сталкивается с кипой газет, писем, документов; встречается с огромным количеством  людей, улаживая спорные вопросы, отдавая  распоряжения, контролируя выполнение работы и т.д. Вся сущность работы менеджера состоит в том, чтобы  осуществлять эффективные коммуникации на всех уровнях взаимодействий. Разговор с начальником - коммуникация по восходящей, разговор с подчиненными - по нисходящей, разговор с начальником параллельного  отдела - коммуникация по горизонтали.

Мне кажется, что  вопрос эффективных коммуникаций также  важен для менеджера, как и  вопрос принятия решений. Более того, эти два аспекта управленческой деятельности взаимодополняют друг друга. И наличие одного невозможно без наличия другого.

Функция коммуникации также важна для менеджера, как  и функции планирования, организации, мотивации и контроля. И я считаю, что менеджер должен постоянно совершенствоваться в процессах коммуникации для успешного осуществления своей нелегкой, но интересной профессиональной деятельности. 

Список  литературы

1. Петрович М.В.  Управление организацией. – Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2010.- 331 с.  

2. Брасс А.А.  Менеджмент: основные понятия, виды, функции: пособие для подготовки  к экзаменам / А. А. Брасс.  – Мн: Современная школа, 

2006.–368 с.  

3. Дафт Р.Л.  Менеджмент. 6-е издание / Д. Л.  Дафт. – СПб.: Питер,

2008.– 864 с.  

4. Петрович М.В., Брасс А.А. Управление организацией: словарь-справочник. – Мн.: Акад. упр.  при Президенте Респ. Беларусь, 2008.–  333 с.  

5. Практикум  по теории управления / Под ред.  Ю.П. Васильева, В.Н. Парахиной,  Л.И. Ушвицкого.- 2-е издание.- М.: Финансы  и статистика, 2005.- 304 с.