Понятие и свойства организационных систем

    Эти организации иногда критикуют за определенные ограничения, которые  типичны для таких организаций: их медленную адаптацию к меняющимся обстоятельствам; их озабоченность  своей ролью и обычаями, чрезмерные требования к соблюдению формальных процедур.

    Любая бюрократия построена на серии ролей, которые четко установлены и  которым обучают людей. Из этого  вытекают определенные типы поведения:

• обучение очень важно, потому что оно помогает работающим в организации войти в свою роль. Этим бюрократия резко отличается от организаций, основанных на монопольной власти, где руководитель полагает, что все должны просто брать пример с него;
• методика проведения работы и правила священны;
• иерархия и статус четко определены;
• отношения устанавливаются правилами и инструкциями. Это дает определенное чувство справедливости, но и создает чувство обезличенности, потому что обстоятельства отдельного человека не принимаются в расчет;
• в такой организации ценится стабильность. Изменения и непредвиденные события вызывают вялую реакцию;
• решения основываются на определенных полномочиях. К инициативе, выходящей за рамки этих полномочий, относятся неодобрительно;
• бюрократическая организация имеет все черты классической структуры - пирамидальную и функциональную. Контакты с подчиненными хорошие, но всесторонний обмен информацией между всеми структурными единицами организации затруднен.
• проектные организации.

    Работа  этих организаций основывается обычно на выполнении ряда различных задач. Машиностроительные компании, например, будут проектировать нефтеперерабатывающий  завод в Греции вслед за электростанцией  в Нигерии или химическим заводом  в Техасе, поэтому им нужна гибкость, чтобы быстро перераспределять трудовые ресурсы.

    Этот  тип организации характеризуется  следующими чертами:

• имеет небольшой стабильный основной состав служащих;
• может заниматься одновременно рядом задач с различным уровнем завершенности;
• персонал может быстро перемещаться с одного проекта на другой;
• существует небольшая иерархия. Поощряются неформальные отношения;
• считается, что члены организации проявляют энергию и инициативу;
• такая организация содействует гибкости, умениям адаптироваться и способности быстро реагировать;
• новаторство и творчество ценятся высоко;
• необходимость сотрудничества на высоком уровне между различными подразделениями стимулирует разносторонние связи;
• члены коллектива имеют свободу действий. Границы допустимого слабо определены, и отдельным работникам предоставляется выбор;
• часто имеет похожую на матрицу структуру, в которой подразделения образуют одну ось, а планы –другую.

    Эта структура допускает значительную гибкость, но часто вызывает путаницу, потому что каждый человек имеет  теоретически по меньшей мере двух начальников (начальника по планированию и начальника своего подразделения). Это часто вызывает неоднозначность и неопределенность в отношении намерений, полномочий и ответственности.

• организации, основанные на индивидуальной деятельности.

    Характерными  чертами такой организации являются:

• слабый контроль из центра;
• высокая оценка действий каждого служащего;
• установление норм выработки на основе профессиональной квалификации;
• наличие небольшого числа формальностей;
• очень небольшое взаимодействие между отдельными служащими.

    Эта структура базируется на деятельности основного ядра служащих, состоящего из отдельных лиц, предоставляющих  профессиональные услуги в округе. Примером организации, основанной на индивидуальной деятельности, является медицинское  учреждение, сервисное предприятие  по ремонту бытовой техники и  т.п.

    Хотя  эти четыре типа организации были описаны как взаимоисключающие, на практике примеры каждого из них  можно найти в такой крупной  корпорации, как банк; они отражают сочетание воздействия целей, технологий и людей на различные направления  деятельности банка. Иногда к такому разнообразию культур внутри одной  и той же организации бывает трудно приспособиться, и это может вызывать конфликты между отделами организации.

    3. Типология организационных систем (организаций) по характеру взаимодействия  работников в организации.

    По  характеру отношений работников друг с другом организации делятся  на формальные и неформальные.

    Всякая  организация представляет собой  совокупность, с одной стороны, официально утвержденных, формальных характеристик: формальной иерархии, разделения труда, формальных правил и норм поведения, системы формально-знаковых коммуникаций, с другой стороны, ряда неформальных характеристик: неформального лидерства, ролевой структуры, системы межличностных  отношений.

• формальные организации - это организации, характеризующиеся офи-

циально утвержденной структурой, где социальные отношения носят безличный характер и осуществляются через предварительно определенные роли. Эти роли имеют тенденцию к формализации в соответствии с нормами, определяемыми внешней средой и организационной культурой. Формальные организации создаются по воле руководства для организации производственных процессов и получения желаемого продукта.

• неформальная организация может быть определена как «совокупность

личных  контактов, воздействий, взаимодействий и противодействий, возникающих  между людьми в процессе совместной деятельности».

    Ключевое  отличие формальной организации  от неформальной состоит в том, что  элементарной частицей формальной организации  является отдельно взятое рабочее место, а элементарной частицей неформальной организации является отдельно взятая личность работника.

    В литературе существует множество подходов к определению понятия «неформальная  организация». Наиболее широкое определение  этого термина предполагает, что  неформальная организация - это любое  неформальное объединение людей, в  том числе и толпа. На наш взгляд, подобное чрезвычайно широкое толкование этого понятия неоправданно. Ключевым признаком неформальной организации  является единая целевая направленность, а этот признак, как известно, у  толпы отсутствует.

    Неформальная  организация - это неформальное образование, существующее внутри формальной организации.

    Несмотря  на разнообразие видов организационных  систем, они обладают общими свойствами, которые будут раскрыты в следующей  главе. 
 
 
 
 
 
 
 
 

    2. Свойства организационных систем 

    Сущность  организационной системы определяется не столько формой ее представления, сколько внутренним содержанием, отражающим возможности использования и  развития ее потенциала. Основополагающим проявлением сущности организационной  системы являются ее свойства.

    Свойства  – совокупность проявлений, отражающих общие, характерные и специфические  черты организационной системы  [3].

    Основными свойствами любой системы принято считать [4]:

• стремление сохранить свою структуру (основано на объективном законе организации — законе самосохранения);
• потребность в управлении (существует набор потребностей у человека, у животного, у общества, у стада животных, у большого социума);
• наличие сложной зависимости от свойств, входящих в нее элементов и подсистем (система может обладать свойствами, не присущими ее элементам, и может не иметь свойств этих элементов);
• каждая система имеет входное воздействие, технологию ее обработки, конечные результаты и обратную связь.

    Рассмотрим  подробнее некоторые общие свойства систем:

1. Каждая система имеет определенную структуру, обусловленную формой пространственно-временных связей или взаимодействий между элементами системы. Систему можно назвать организованной, если ее существование, либо необходимо для поддержания некоторой функциональной (выполняющей заданную работу) структуры, либо, напротив, зависит от деятельности такой структуры.
2. Согласно принципу необходимого разнообразия, система не может состоять из элементов, лишенных индивидуальности, идентичных. Нижний предел разнообразия — не менее двух элементов, верхний — бесконечность.
3. Свойства системы невозможно постичь лишь на основании свойств ее частей. Решающее значение имеет именно взаимодействие между элементами. По отдельным деталям машины перед сборкой нельзя судить о ее действии. Совместный эффект от воздействия двух или более различных факторов почти всегда отличается от суммы их раздельных эффектов.
4. Выделение системы делит ее мир на две части — саму систему и ее среду. По характеру связей, в частности — по возможности обмена веществом и энергией со средой, в принципе мыслимы: изолированные системы (обмен невозможен); замкнутые системы (невозможен обмен веществом); открытые системы (возможен обмен и веществом, и энергией). В природе существуют и в теории организации рассматриваются только открытые системы. Системы, между внутренними элементами которых и элементами среды осуществляются переносы вещества, энергии и информации, носят название динамических систем.
5. Преобладание внутренних взаимодействий в системе над внешними и стабильность системы по отношению к внешним воздействиям определяют ее способность к самосохранению, благодаря качествам выносливости и устойчивости. Вероятность достижения главной цели системы — самосохранения (в том числе и путем самовоспроизведения) — определяется как ее потенциальная эффективность.
6. Действие системы во времени называют ее поведением. Вызванное внешним фактором изменение поведения обозначают как реакцию системы, а качественное изменение реакции системы, связанное с изменениями структуры и направленное на стабилизацию поведения, — как ее приспособление, или адаптация. Закрепление адаптивных изменений структуры и связей системы во времени, при котором ее потенциальная эффективность увеличивается, рассматривается как развитие или эволюция системы. Возникновение и существование всех материальных систем в природе обусловлено эволюцией. Динамические системы эволюционируют в сторону усложнения организации и образования подсистем. При этом усиливаются такие эмерджентные свойства (качества) системы, как управляемость и самоорганизация.
7. Важной особенностью эволюции систем являются неравномерность, отсутствие монотонности. Периоды постепенного накопления незначительных изменений иногда прерываются резкими качественными скачками, существенно меняющими свойства системы. Обычно они связаны с так называемыми точками бифуркации — раздвоением, расщеплением прежнего пути эволюции. От выбора того или иного продолжения пути в точке бифуркации очень многое зависит, вплоть до появления и процветания нового мира вещей, организмов, социумов или, наоборот, гибели системы.
8. Любая реальная система может быть представлена в виде некоторого материального подобия или знакового образа, то есть соответственно аналоговой или знаковой моделью системы. Моделирование неизбежно сопровождается некоторым упрощением и формализацией взаимосвязей в системе. Эта формализация может быть осуществлена в виде логических (причинно-следственных) и/или математических (функциональных) отношений.

    Существуют  следующие важнейшие свойства организационных систем, позволяющие выделить их в самостоятельный класс систем.

1. Проблемная ориентация.

    Как правило, каждая организационная система  ориентирована на удовлетворение определенной общественной потребности. Организационная система в целом - это механизм, осуществляющий деятельность по производству товаров и услуг, удовлетворяющий материальные потребности общества. Однако не всегда эта проблемная ориентации четко выражена. Некоторые организационные системы имеют многоцелевой характер.

    Например, машиностроительный завод может  выпускать непрофильную для него продукцию легкой промышленности.

    Свойство  проблемной ориентации наиболее ярко выражено у только что созданных организационных систем.

    Организации создаются для удовлетворения потребностей организаций более высокого порядка (общества), т.е. для достижения внешних целей. Однако организация может иметь и удовлетворять также свои собственные потребности (внутренние цели).

2. Преобразование ресурсов для достижения целей организации.

    Основные  ресурсы, используемые организацией – это человеческие ресурсы, капитал, материалы, технология и информация.

3. Зависимость от внешней среды.

    Организации зависимы от внешней среды, как в отношении своих ресурсов, так и отношении потребителей их продукции или услуг. Внешняя среда включает: экономические условия, потребителей, профсоюзы, законодательство, конкурентов и др.

4. Единый центр управления.

    Для предприятий и организаций, например, управляющими органами являются их аппараты управления. Централизация управления не исключает, а, наоборот, предполагает относительную самостоятельность подразделений (подсистем), входящих в состав организационной системы.

    Например, холдинг включает в себя различные  предприятия, банки. Все дочерние предприятия обладают правами юридического лица и имеют практически полную самостоятельность.

5. Наличие объекта управления, т.е. совокупности исполнителей, осуществляющих производственный процесс вместе с их орудиями труда. При этом исполнителями (участниками) организационной системы могут быть как физические, так и юридические лица.
6. Интеграция цели.