Организация офисной деятельности

6. Управляемый процесс  со сложной структурой и имеющий  глобальный характер (производственная  деятельность межнациональных корпораций, деятельность органов государственного  управления и т. п.), - глобальный  управляемый процесс.

Пространственные характеристики офисной деятельности существенным образом определяются содержанием, масштабами и характером протекания процесса, являющегося управляемым  по отношению к той управляющей  системе, деятельность которой обеспечивается, и практически совпадают с  аналогичными характеристиками управленческой деятельности.

Для элементарных управляемых  процессов управляющая часть  пространственно реализуется в  виде относительно изолированного рабочего места непосредственно в рамках управляемого процесса (например, конторка мастера на производственном участке  машиностроительного завода или  вагончик прораба на строительстве  какого-либо объекта).

Для локализованных управляемых  процессов с однородными элементами управляющая часть имеет по меньшей мере двухуровневую структуру, где на нижнем уровне представлены независимые друг от друга управляющие части - элементарных однородных подпроцессов, а на верхнем - координирующая их работу управляющая подсистема, обеспечивающая целенаправленное функционирование управляемого процесса в целом. Так, управленческая деятельность для цеха машино.строительного завода организована в рамках нескольких функционально ориентированных бюро, размещенных рядом с производственными участками, но изолированных от них.

Для локализованных управляемых  процессов с разнородными элементами управляющая часть (или, скорее, система) также может иметь двухуровневую  структуру, но в отличие от предыдущего  случая на нижнем уровне разнородные  управляемые подпроцессы имеют уже различные управляющие части, что порождает значительно более сложную по своему строению управляющую систему на верхнем уровне. Пример тому - управляющая система на крупном машиностроительном предприятии, включающая в себя заводоуправление достаточно сложной структуры и службы управления цехами и производствами, которые, в свою очередь, стоят над элементарными управляемыми процессами с их управляющими частями (что позволяет говорить скорее не о двух-, а о трехуровневой системе).

Распределенные управляемые  процессы с однородными элементами с точки зрения функциональной структуры  имеют то же строение управляющей  части, что и аналогичные локализованные управляемые процессы, но пространственная распределенность предполагает большую автономию управляющих частей однородных подпроцессов от управляющей системы верхнего уровня, которая существует и функционирует уже практически вне управляемого процесса в целом, как это имеет место, например, в сети продажи автомобильного топлива, где, помимо бензоколонок в различных районах города, имеется центральная контора, осуществляющая общее руководство.

Похожую структуру управляющей  системы имеют распределенные управляемые  процессы с разнородными элементами, но здесь именно разнородность подпроцессов порождает очень высокую степень автономности соответствующих управляющих частей, что ведет к еще более сложной структуре управляющих компонентов верхнего уровня, приводя к появлению в них нескольких подуровней управления, что характерно для крупных региональных (например, городских или областных) служб коммунального хозяйства или войсковых организаций типа военных округов.

Предельный уровень сложности  имеют глобальные управляемые процессы, порождающие соответствующие управляющие  системы с зачастую уникальными  структурами, как это имеет место  с органами государственного управления в различных странах или с  аппаратом управления разных международных  организаций.

В смысле пространственной организации управленческая и офисная  деятельность имеют идентичные характеристики, поскольку в этом отношении они  объективно неразделимы.

Так же, как и пространственные характеристики, временные параметры  офисной деятельности существенно  определяются организацией управляемого процесса во времени, при этом в дальнейшем рассмотрении будем опираться на уже приведенную классификацию. управляемых процессов.

Элементарные управляемые  процессы с точки зрения их организации  во времени существенным образом  подразделяются на две категории: с  непрерывным и дискретным функционированием.

Непрерывные управляемые  процессы по своему содержанию требуют  и непрерывного управления, т. е. управленческая деятельность, связанная с ними, должна осуществляться постоянно, без  перерывов. К такого рода процессам  относятся производства в химической, металлургической, энергетической и  тому подобных отраслях промышленности. В данном случае определить временные характеристики управленческой деятельности можно следующим образом: управленческая деятельность осуществляется с относительно неизменной интенсивностью в течение всего периода функционирования управляемого процесса без перерывов.

Дискретные управляемые  процессы функционируют в течение  четко выделенных временных интервалов с определенными моментами начала и окончания, что позволяет осуществлять управление ими не непрерывно, а  в рамках упомянутых интервалов. При этом в различных интервалах интенсивность управленческой деятельности может быть различной, как, например, при работе производственного участка машиностроительного цеха в дневную и ночную смены. Поэтому здесь временные характеристики управленческой деятельности можно определить следующим образом: управленческая деятельность осуществляется в рамках явно выраженных интервалов времени с четко определенными моментами начала и окончания, причем в различных интервалах ее интенсивность различна (включая и нулевую), а вся последовательность этих интервалов укладывается в общую длительность функционирования управляемого процесса.

Что касается более сложных  видов управляемых процессов, то они представляют собой различные  комбинации элементарных процессов, порождая те или иные уже рассмотренные  конструкции управляющих систем, что в зависимости от типа подпроцессов (непрерывных или дискретных) создает и соответствующие наборы временных характеристик управленческой деятельности. Следует отметить, что по объективным причинам преобладают характеристики, связанные с дискретными процессами.

Временные характеристики офисной  деятельности, так же как и ее пространственные параметры, неразрывно связаны с характеристиками управленческой деятельности, но полной идентичности здесь уже не наблюдается, особенно для дискретных процессов. В рамках отдельных интервалов функционирования управленческая и офисная деятельности могут иметь разные интенсивности, что порождает различную их временную  структуру при идентичной пространственной организации. Например, в ночное время  подавляющее большинство служб  управления городского хозяйства не функционирует (а следовательно, имеет практически нулевую интенсивность в смысле офисной деятельности), но их дежурные подразделения осуществляют оперативную работу, определяя ненулевую интенсивность собственно управленческой деятельности, оставляя многие (неоперативные) решения и их оформление на дневное время с ненулевой интенсивностью офисной деятельности.

Кадровые характеристики офисной деятельности определяются свойствами персонала, ее осуществляющего. Здесь можно выделить следующие  параметры:

- количество специалистов;

- состав специалистов;

- уровень специализации;

- уровень квалификации;

- стаж работы;

- общие параметры, характеризующие  работу с кадрами.

Количество специалистов, осуществляющих офисную деятельность, полностью определяется объемом  и масштабами управленческой деятельности, которая, в свою очередь, зависит  от сложности управляемого процесса. По мере перехода от элементарных управляемых процессов к глобальным с повышением уровня сложности управляющих систем число таких специалистов увеличивается, с необходимостью ставя задачи специализации, кооперации и определения необходимой квалификации при осуществлении офисной деятельности.

Состав специалистов, выполняющих  задачи в рамках офисной деятельности, определяется необходимым ее объемом  в конкретных пространственных и  временных конфигурациях управленческой деятельности соответствующими нормативными документами (квалификационными справочниками) и может включать в себя как  собственно управленческий персонал (лиц, принимающих и готовящих решения), так и персонал, обеспечивающий информационную и организационную поддержку  процесса выработки и принятия решения.

Определение состава специалистов тесно связано с уровнем их специализации на офисной деятельности. Так, собственно управленческий персонал может полностью осуществлять управленческую и офисную деятельность (как это имеет место для элементарных управляемых процессов, где указанный персонал воплощается в одном человеке, - мастер, бригадир и т. п.), может быть полностью освобожден от офисной деятельности (менеджеры высшего уровня и государственные руководители), может наряду с основной (управленческой) деятельностью выполнять некоторые задачи офисной деятельности. В двух последних вариантах необходимы специалисты, для которых осуществление офисной деятельности является основной работой. Это секретари, помощники, референты, офис-менеджеры, специалисты по информационному обеспечению и т. п.

Квалификация офисного персонала  определяется, прежде всего, наличием соответствующей профессиональной подготовки. Эта подготовка может  иметь различные формы:

- получение среднего специального  образования (секретари-референты;  техники, осуществляющие эксплуатацию  различных информационных систем, и т. п.);

- получение высшего образования  (референты; руководители служб  документационного и информационного  обеспечения; инженеры, осуществляющие  эксплуатацию различных информационных  систем, и т. п.);

- подготовка и переподготовка  на различных краткосрочных курсах (секретари; персонал служб документационного  и информационного обеспечения  и т. п.).

Кроме того, фактическая  квалификация помимо уровня профессиональной подготовки существенным образом зависит  от стажа офисной работы, что определяет знание конкретной обстановки и практические навыки обеспечения конкретной управленческой деятельности.

1.3. Проблемы организации  офисной деятельности

Рассмотрение структуры  и функций офисной деятельности, произведенное выше, указывает на наличие существенно разнородных и довольно многочисленных, но взаимосвязанных компонентов и процессов. Эффективная реализация офисной деятельности предполагает обеспечение функционирования этих компонентов и процессов как таковых, так и в совокупности, в целом. Такая задача, в общем, является достаточно распространенной (по крайней мере в рамках системного подхода) и содержательно связана с понятием «организация».

Отметим, в частности, что  понятие «организация» носит  такой же многозначный характер, как  и понятия «система» и «управление», рассмотренные выше.

Определение этого понятия  в универсальных словарях различно по объему и качественным характеристикам. Наиболее полным является содержание определения, данного в Советском  энциклопедическом словаре (1986):

«ОРГАНИЗАЦИЯ (французское  organisation, от позднелатинского organizo - сообщаю стройный вид, устраиваю) - 1) внутренняя упорядоченность, согласованность, взаимодействие более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленные его строением; 2) совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого; 3) объединение людей, совместно реализующих программу или цель и действующих на основе определенных правил и процедур.

Применяется к биологическим, социальным и некоторым техническим  объектам, фиксируя динамические закономерности, т. е. относящиеся к функционированию, поведению и взаимодействию частей; обычно соотносится с понятиями  структуры, системы, управления».

Возникает вопрос, какое  из приведенных значений является первичным, определяющим. На наш взгляд, таковым  является второе (организация как  деятельность), в то время как  первое определяет организацию как  результат определенного рода деятельности (а именно в смысле второго значения). Что касается третьего значения, то оно лишь подчеркивает первичность  второго в том смысле, что определяет форму существования и функционирования группы людей по реализации организации  в смысле деятельности.

Организация как деятельность предполагает:

- определение цели, задачи (или задач);

- разработку системы мероприятий  для реализации цели и разделения  задачи на отдельные виды работ;

- интеграцию отдельных  работ в соответствующих подразделениях, которые могли бы их координировать  различными средствами, включая  сюда и формальную иерархическую  структуру;

- мотивацию, взаимодействие, поведение, взгляды персонала,  которые отчасти определяются  мероприятиями, направленными на  реализацию поставленных целей,  а отчасти же носят личный, случайный характер;

- принятие решений, коммуникации, информационные -потоки, контроль, поощрение и наказание, имеющие решающее значение для обеспечения выполнения поставленных целей;

- единую организационную  систему, которая понимается не  как особый, дополнительный признак,  а как внутренняя согласованность,  которая должна быть достигнута  между всеми перечисленными элементами.

Представленное раскрытие  содержания организации как деятельности весьма широко и неявно содержит компоненты организации как результата деятельности. Поэтому необходима определенная конкретизация  с точки зрения организации офисной  деятельности.

Определение цели, задачи (или  задач) офисной деятельности определяется ее содержанием как процесса, обеспечивающего  эффективную реализацию управленческой деятельности в рамках конкретной системы  управления. Как это было показано выше, в основном это информационное обеспечение управленческой деятельности и обеспечение реализации принятых решений.