Содержание 

     ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………3

     1. Автоматизированные системы……………………………………….5

     1.1 АСКИД……………………………………………………………….7

     1.2 CompanyMedia……………………………………………………….9

     1.3 Documentum………………………………………………………...12

     1.4 LanDocs……………………………………………………………..13

     1.5 ДЕЛО………………………………………………………………..15

     1.6 АС-Архив…………………………………………………………...18

     1.7 Гран-Док………………………………………………………….....20

     1.8 ЕВФРАТ-Документооборот v.12………………………………….23

     1.9 БОСС-Референт…………………………………………………….29

     2. Сравнительная характеристика основных автоматизированных систем контроля за исполнением…………………………………………....32

     ЗАКЛЮЧЕНИЕ………………………………………………………..34

     ЛИТЕРАТУРА…………………………………………………………35

 

ВВЕДЕНИЕ

        Как показывает практика, на сегодняшний день существует огромное количество организаций как малого и среднего бизнеса, так и больших предприятий, имеющих немалое число филиалов, где документационное обеспечение управления совершенно не развито или используется в лучшем случае только наполовину.

       Между тем, работа с документацией была и остаётся одним из главных бизнес-процессов на любом предприятии и в любом офисе. И организация такой работы является важной частью процессов управления, существенно влияющих на оперативность и качество принимаемых решений. Как повысить эффективность работы с документами? Как ускорить и поставить на контроль процессы выполнения поручений по документам, процедуры согласования документов, процессы информирования и ознакомления сотрудников с документами? Как выстроить единое информационное пространство для организаций, имеющих филиалы, дочерние предприятия, представительства.

         Совершенно очевидно, что в век новейших информационных технологий традиционная схема управления документооборотом уже не справляется с теми объемами работы, которые существуют в данное время.

     В любой, даже самой дисциплинированной, организации при ведении классического бумажного делопроизводства, как правило, через некоторое время начинают возникать проблемы. В качестве примера можно привести всем известные и очевидные ситуации: потеря поступивших документов, неотправленные по забывчивости либо дублирующие друг друга отправленные документы, отсутствие на договоре, подписанным руководителем и приведшего к значительным убыткам, виз ответственного исполнителя, согласующих лиц и т.д. Все это приводит к путанице и неразберихе, как следствие - к невозможности решения управленческих задач.

     Существенный  путь решения - автоматизация делопроизводства и документооборота компании путем внедрения полноценной информационной системы документационного обеспечения управления.

     Сегодня интерес к рынку программного обеспечения для автоматизации работы с документами неуклонно растет. Использование сети Интернет позволяет автоматизировать процесс документооборота, сократить время обработки, улучшить поиск данных, обеспечить контроль исполнения. Новые технологии в этой области предоставляют полную аналитическую информацию и снижают вероятность всевозможных ошибок.

     Цель  данного исследования - изучить программное  обеспечение, предназначенное для  автоматизации процессов делопроизводства.

     Объект  исследования - автоматизированные системы, осуществляющие контроль за исполнением документов, а также системы, включающие в себя эту функцию.

     Приступая к работе над курсовым проектом, мы полагали, что:

     - предлагаемые программные продукты  соответствуют современным требованиям к ведению делопроизводства;

     - отечественные разработки более  удовлетворяют исторически сложившейся  специфике российского делопроизводства, чем зарубежные аналоги программного  обеспечения.

     Задачи  исследования: анализ учебной литературы, периодических изданий по проблеме автоматизации делопроизводства.

     В выборочную совокупность вошли журналы  «Делопроизводство» и «Секретарское  дело», а также были изучены учебники для высших учебных заведений  и учреждений начального и профессионального  образования.

1. АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

     Рынок систем управления документооборотом в нашей стране представлен программными решениями, как российских разработчиков на базе приложений иностранных компаний и на базе собственных разработок, так и несколькими иностранными производителями. Отечественный софт лучшим образом учитывает специфику российского документооборота, нежели программное обеспечение иностранных производителей, и дело здесь не в патриотизме, а в несколько других принципах построения западного документооборота, а так же в многообразии существующих стандартов в различных странах [4, С.8].

     Автоматизация документооборота предприятия позволяет повысить исполнительскую дисциплину, что осуществляется за счет улучшения контроля исполнения поручений по документам. Эффективная система уведомлений и напоминаний заранее предупреждает всех должностных лиц о приближении сроков исполнения распоряжений. При помощи формирования сводных отчетов и журналов легко составить полную картину работы, как отдельных сотрудников, так и предприятия в целом.

     Сэкономить  время удается на всех этапах деятельности сотрудников за счет использования интеллектуальных технологий работы с документами. Автоматическая генерация номера, подстановка текущей даты, использование справочников и словарей позволяет уменьшить время регистрации и избежать ошибок, связанных с заполнением реквизитов документов. Средствами системы осуществляется мгновенный поиск документов, вместе со всеми вложениями и связками, и поручений по их содержанию и любой комбинации реквизитов, с заданием списка или диапазона значений, логических условий. Возможно формирование индивидуальных маршрутов прохождения документов.

     Хранение  документов любых форматов, наличие  удаленного доступа к системе с компьютера, подключенного к сети Интернет. Архивное хранение документов позволяет организовать Единое информационное пространство предприятия, поэтому пользователи системы получают максимально полную информацию по всем запрашиваемым данным.

     Документационное  обеспечение управления охватывает три основные задачи применительно к системам автоматизации:

     - документирование (т.е. подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

     - организация документооборота (обеспечение  движения, поиска, хранения и использования документов);

     - систематизация архивного хранения (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия решений, секретность).

     Автоматизированная система электронного документооборота обязана, в частности, иметь следующие характеристики:

     - после регистрации информационного  материала в качестве документа, его автор уже не имеет возможности как-либо изменить или уничтожить документ;

     - документу устанавливается срок  хранения, соответствующий требованиям  законодательства и контролирующих организаций. Средства системы должны позволять «запрограммировать» все встречающиеся в отечественных нормативных актах варианты правил вычисления срока хранения (в течение заданного отрезка времени, до определенного наступления события, комбинированные, и т.д.);

     - система должна защищать хранимые  в ней документы от каких-либо  изменений. Уничтожать электронные документы могут только специально уполномоченными лица - сотрудники служб ДОУ , в рамках плановой работы по экспертизе ценности и уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

     Рассмотрим  подробно некоторые автоматизированные системы, разработанные для решения  задач делопроизводства.

1.1. АСКИД (Автоматизированная  система исполнения  документов и поручений) 1.0, разработчик - компания БИНИКОМ

     Программа контролирует исполнение документов в  положенный срок. В АСКИД [16] организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность  автоматического инкремента номера. Интерфейс выполнен с цветовым предупреждением: просроченные документы выделяются красным цветом; документы со сроком, приближающимся к сроку исполнения, выделяются желтым цветом. Система выполняет поиск документов по атрибутам: входящий/исходящий номер, отправитель, дата отправления/получения, тема. Исполненные документы автоматически переносятся в раздел «исполненные».

     АСКИД предоставляет пользователям следующие  возможности:

     Руководителям:

     - создавать (регистрировать) новые  карточки документов,

     - создавать (регистрировать) новые  поручения,

     - отправлять сообщения о новых  поручениях на электронный почтовый  адрес исполнителей,

     - контролировать сводное состояние  текущих поручений по всем  исполнителям и статистику исполнительской  дисциплины,

     - контролировать ход исполнения  конкретных поручений по любому из исполнителей,

     - осуществлять текстовый обмен  информацией с исполнителями  по ходу выполнения поручений,

     - фиксировать факт выполнения  поручений (“закрывать” поручения),

     - осуществлять поиск поручений  по различным критериям,

     - просматривать архив выполненных и закрытых поручений,

     - выводить на печать, экспортировать  в MS Word и MS Excel отдельное поручение,

     - выводить на печать, экспортировать  в MS Word и MS Excel списки поручений  по различным критериям,

     - просматривать отчетно-аналитическую  информацию о ходе выполнения поручений.

     Исполнителям:

     - получать новые поручения от  руководства,

     - контролировать сводное состояние  своих текущих поручений,

     - осуществлять текстовый обмен  информацией с руководством и  соисполнителями по ходу выполнения  поручений, включая подтверждение получения нового поручения,

     - фиксировать факт выполнения  поручений (для ответственного  исполнителя),

     - осуществлять поиск своих поручений  по различным критериям,

     - просматривать архив выполненных  поручений,

     - выводить на печать, экспортировать в Word и Excel отдельное поручение,

     - выводить на печать, экспортировать  в Word и Excel списки поручений  по различным критериям.

     Преимущества  АСКИД:

     1. Многоуровневая вертикальная система  сквозного контроля: поручения могут  выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства.

     2. Легкость внедрения: система проста  в освоении и не требует  специального обучения пользователей.  При развертывании АСКИД не  требует установки программ на  рабочих местах. На компьютере  пользователя необходим только Internet Explorer.

     3. Гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или  менеджера могут быть определены  свои виды документов и категории  поручений

     4. Обмен информацией: система позволяет  вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителям между собой с помощью встроенных инструментов.

1.2. CompanyMedia, разработчик - компания  IT

     Система CompanyMedia [7, 15] состоит из нескольких программных  продуктов, которые можно использовать независимо друг от друга. Система предназначена для ведения электронного документооборота, информационной поддержки организационно-распорядительной и производственно-хозяйственной деятельности. Она обеспечивает решение таких ключевых задач, как:

     - подготовка документов по личным  и общим шаблонам, созданным пользователем,  согласование и передача документов  на регистрацию;