Автоматизированные системы контроля за исполнением

     Система «ДЕЛО» - тиражируемый "коробочный" продукт. Она без каких-либо заказных доработок решает задачи автоматизации  делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. С помощью  гибкой системы справочников легко  может быть установлена и настроена специалистами заказчика.

1.6 Система автоматизации делопроизводства на базе "АС-Архив",

разработчик - компания «АС»

     Система предназначена для автоматизации  регистрации, обработки и контроля исполнения документов для организаций  различных сфер деятельности, в том числе и государственных структур.

     «АС-Архив» [4] обеспечивает решение следующих  основных задач:

     1. Ввод документов. Возможность сканирования  бумажных документов из рабочего  окна программы и ввод его  электронной копии документов в хранилище электронного архива; пакетный ввод документов из файловой системы.

     2. Регистрация и учет документов. Регистрация и учет входящих, исходящих и внутренних документов  с использованием системы атрибутов  и правил каталогизации документов  в соответствии с нормативами организации делопроизводства. Единая система учета бумажных и электронных документов.

     3. Ведение номенклатуры дел. Создание  и оформление номенклатуры дел  организации, формирование описей  дел; учет местонахождения и  выдачи дел и бумажных документов.

     4. Хранение и учет электронных  документов. Подключение к архиву  электронных документов любых  форматов; многопользовательский доступ  к документам.

     5. Систематизация документов в  электронном каталоге. Управление  взаимосвязями между документами  на основе иерархии и ссылок  между документами; работа со  сложно-структурированными документами  и комплектами документации.

     6. Контроль исполнения. Обеспечение  возможности назначения заданий для карточек документов, определения исполнителей документов, регистрации информации о текущем исполнении документа, построение отчетов по контролю исполнения.

     7. Гибкий поиск. Быстрый поиск  с использованием универсального  визуального механизма; поиск по тексту документов; комбинирование условий и видов поиска с использованием логических операторов, возможность сохранять запросы и выполнять печать результатов поиска.

     8. Защита документов. Обеспечение  конфиденциальности документов, атрибутивной и служебной информации; - разграничение прав доступа к документам, карточкам документов и действиям, защита от непреднамеренного удаления, протоколирование работы пользователей.

     9. Организация электронного делопроизводства. Электронное делопроизводство позволяет существенно повысить степень централизации информационных ресурсов предприятия. Не просто автоматизировать, а провести унификацию и синхронизацию наиболее трудоемких и рутинных операций по обработке потоков документов.

     Организация электронного делопроизводства и документооборота [18] позволяет обеспечить такие преимущества как:

     - существенное ускорение поиска  документа по любым параметрам, поиск по тексту документа;

     - сохранность документов благодаря  централизованному хранению электронных версий, исключение потери документов;

     - многопользовательский доступ к  документам;

     - сохранность документов.

1.7 Гран-Док, разработчик - Государственное научно-производственное предприятие «Гранит-Центр»

     «Гран-Док» [27] - специализированная система автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления, работающих в соответствии с требованиями и стандартами Российского делопроизводства. Система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов. Система имеет сертификат ГОССТАНДАРТА РОССИИ №РОСС RU.ME. 20.H00409 и экспертное заключение Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела, в котором отмечено ее высокое качество.

     Назначением системы «Гран-Док» является автоматизация  процессов работы с документами:

     - учет всех деловых документов;

     - хранение и работа с текстами  документов;

     - контроль каждого этапа рассмотрения;

     - фиксация пути прохождения от  поступления документа до списания  его в дело;

     - получение справочной информации  о документах;

     - отбор и хранение документов  в папках;

     - анализ документооборота.

     Гран-Док - корпоративная версия системы - имеет  название «Единая система электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа» (ЕС ЭДДО). В апреле 2001 года система «Гран-Док» успешно прошла сертификационные испытания во ВНИИНМАШ, где было подтверждено полное соответствие системы требованиям нормативных документов.

     Цели  создания ЕС ЭДДО:

     1. Качественное улучшение исполнительской  дисциплины за счет:

     - организации индивидуальной и  совместной подготовки документов  в подразделениях и муниципальных  структурах управления;

     - обеспечения руководства организаций  полной, точной и достоверной  информацией о подготовке и  исполнении документов и поручений;

     - контроля со стороны префектуры  за исполнительской дисциплиной  по документам, поступающим непосредственно  в муниципальные структуры управления округа.

     2. Совершенствование документооборота  и делопроизводства округа путем:

     - создания единого электронного  документооборота и делопроизводства  муниципальных служб управления;

     - сокращения времени на регистрацию  документов и поручений, поступающих из префектуры в районные управы;

     - сокращения времени на регистрацию  и согласование ответов, поступающих  из районных управ в префектуру;

     - использования единых справочников, классификаторов и форм отчетности;

     - развития комплексной инфраструктуры;

     - создания единого архива распорядительных  документов округа;

     - централизованного управления единой  системой электронного документооборота  и делопроизводства.

     Основные  функции ЕС ЭДДО:

     1. Создание единой системы документационного  обеспечения управления как составляющей информационной инфраструктуры административного округа.

     2. Формирование информационных ресурсов  документирования как основных  ресурсов управленческой деятельности  муниципальных структур управления  административного округа.

     3. Единый порядок работы с документами во всех муниципальных управлениях округа.

     4. Единые унифицированные технологические  процедуры прохождения и обработки  документов.

     5. Единая система индексации (регистрации)  и учета документов в префектуре  и муниципальных структурах управления округа.

     6. Совмещенный (бумажный и безбумажный)  документооборот, в котором каждому  электронному документу, имеющему  юридическую силу, обязательно соответствует  бумажный документ. Смешанная электронная  система делопроизводства предусматривает  централизованную работу с документами префектуры и децентрализованную работу с документами районных Управ районов округа, исключает повторную ручную регистрацию документов и поручений, пересылаемых из префектуры в районные Управы районов округа.

1.8 ЕВФРАТ-Документооборот v.12, разработчик -

компания Cognitive Technologies

     Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот» [25] разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН.

     Система позволяет построить полноценную  систему управления бизнес-процессами и документами организации, а  также содержит весь необходимый  инструментарий для успешной организации  электронного документооборота любой  компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, канцелярии или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

     ЕВФРАТ-Документооборот  помогает в решении следующих  задач:

     - повышение эффективности управления  бизнес-процессами за счет улучшения  исполнительской дисциплины, оптимизации  контроля выполнения задач и  анализа деятельности организации;

     - сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников и финансовых издержек на расходные материалы;

     - создание единого информационного  пространства предприятия;

     - обеспечение надежности учета  и хранения документов;

     - организация эффективной защиты  информации.

     ЕВФРАТ-Документооборот  позволяет:

     - автоматизировать регистрацию документов  и заданий;

     - обеспечить эффективное взаимодействие  сотрудников в рамках работ  по документам;

     - осуществлять мгновенный поиск  информации;

     - контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;

     - проводить мониторинг состояния  выполняемых процессов и анализ  загрузки персонала за счет  формирования различных журналов  и отчетов;

     - организовать долговременное хранение  документов организации;

     - обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

     С помощью системы можно полностью  воспроизвести и оптимизировать процессы прохождения документов и  задач в организации за счет гибкого  механизма проектирования маршрутов. В системе поддерживается параллельная (имеющая нескольких соисполнителей) и последовательная (исполнение заданий друг за другом) маршрутизация поручений и заданий. Удобная настраиваемая система уведомлений и напоминаний помогает руководителям оперативно отслеживать состояние работ, сотрудникам правильно организовать свою работу, и, таким образом, улучшить исполнительскую дисциплину в организации. Все основные действия по каждому поручению и заданию (начало работы, принятие к исполнению, отправка отчета, изменение сроков, создание подпоручений и подзадач, особые отметки) фиксируются в поле "Ход исполнения", что упрощает работу контролеру, позволяя ему в любой момент времени быстро определить, на каком этапе находится выполнение того или иного поручения. 
 
 
 

     Организация работы в системе

     По  своему пользовательскому интерфейсу программа «ЕВФРАТ-Документооборот» напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

     В папки входящие, «исходящие» и  «отправленные» поступают сообщения  по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в «результате поиска». В папку «поручения» приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку «контроль» - соответственно контролером.