Делопроизводство. Лекция

Делопроизводство.

11.05.2011

Организация делопроизводства и персональный менеджмент.

Делопроизводство  – это деятельность охватывающая документирование и организацию  работы с документами или другими  словами человека по разработке и оформлению документов, организации их движения, учёта и хранения.

Часть делопроизводства непосредственно связанная с  созданием документов называется ДОКУМЕНТИРОВАНИЕМ.

Вопросы движения и  учётов документов – документооборот.

Деятельность по организации , хранении документов относятся к АРХИВНОМУ ДЕЛУ.

Документ – это  материальный объект, с закрепленной с созданным человеком способом инфо, для передачи её во времени и пространстве.

Функции документа:

1. Информационная;
2. Организационная (воздействие на коллектив людей, для орган.их деят.-ти);
3. Коммуникативная (связь внутри и вне организационные);
4. Юридическая (ряд док.-ов изначально наделены юр.силой);
5. Воспитательная (создание документа дисциплинирует, профессиональная подготовка и т.п);

Этапы развития делопроизводства.

1. Нач. 17 века- приказное делопроизводство
2. Нач.18 века - коллежское делопроизводство и коллежские канцелярии, журнальная форма регистрации документов.
3. Министерское делопроизводство (исполнительное делопроизводство) – коллегиальность в руководстве сменяется единоначалием, появление бланков служебных документов
4. Первая половина 20 века – делопроизводство характерно для централизованного управления народным хозяйством, унификация и стандартизация делопроизводства.
5. Переход на систему электронного делопроизводства

Основные составные  части делопроизводства.

ДОКУМЕНТООБОРОТ – это движение документов с момента  их получения или создания до завершения исполнения отправки адресату или сдачи  их на хранение.

Этапы документооборота:

1. Экспедиционная обработка документов поступающих в организацию
2. Предварительная рассмотрение документов службы ДОУ
3. Рациональное движение документов внутри организации
4. Обработка исполненных и отправленных документов

 

Принципы  организации документооборота:

1. Прохождение документов должно быть оперативным
2. Каждое перемещение документа должно быть оправданным: необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов(от одного другому).
3. Порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразны

Структура документооборота:

1. Исходящий документопоток
2. Входящий документопоток
3. Внутренний документопоток

Входящий документопоток, состав:

1. Документы вышестоящих организаций (содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения)
2. Документы подведомственных организаций (первичная отчётная инфо и различного рода запросы)
3. Документы прочих организаций, обменивающиеся инфо для принятия решений требующих совместных действий
4. Жалобы и заявления граждан

Структура входящего  документопотока: - 

Конверты после  вскрытия корреспонденции сохраняются  в следующих случаях:

1. Если на документе отсутствует дата;
2. Если дата почтового штемпеля необходимо как свидетельство даты отправки и получения документа;
3. Если адрес отправителя есть только на конверте;

 

Структура исходящего документопотока: -

Структура внутреннего документопотока: - 
 

Информационно-поисковые  системы для работы с документами

1. ИПС ручного типа
2. Механизированные ИПС
3. Автоматизированные ИПС(электронные)

ИПС включает:

1. Регистрацию документа – фиксация факта создания или поступления документа, путём проставления на нём индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах
2. Индексирование документа- порядковый номер в пределах регистрируемых массивах документа, состоит : порядковый регистрац.№ , индекс по номенклатуре дел,  индекс по использованному классификатору
3. Создание информационно-поисковых массивов (картотек и баз данных)
4. Оперативное хранение документов

Типы автоматизированных поисковых систем

В нашей стране используются системы электронного документооборота (СЭД)

1. Система  ЕФРАТ
2. Система  ДЕЛО
3. Система Босс-Референт

Задачи СЭД:

1. Обеспечение эффективного управления за счёт автоматического контроля управления прозрачности деятельности организации на всех уровнях
2. Поддержка системы контроля качества
3. Поддержка эффективного управления, накопления и доступа к инфо
4. Оптимизация бизнес процессов и автоматизация их управления и контроля
5. Исключение или максимально возможное сокращение оборота бумажного
6. Исключение необходимостей или существенное упрощение или удешевление хранение бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива

Проблемы внедрения  СЭД:

1. Консерватизм персонала, низкая образованность, низкая образованность и не желание обучаться и переобучаться
2. Не желание персонала работать с компьютером
3. Постоянные структурные изменения в организации
4. Необходимость обеспечения юридической силы документа
5. Необходимость взаимодействия с внешним миром бумажных документов

Виды картотек:

1. Справочные
2. Контрольно-справочные
3. По географии поступающих документов
4. По предложениям, жалобам и заявлениям граждан
5. Тематические

 
 

18 мая 2011

Состав основных реквизитов регистрации документов ИПС.

1. Наименование организации автора или корренспондетора
2. Наименование вида документа
3. Дата и регистрационный номер документа
4. Дата и индекс поступления документа
5. Заголовок к тексту
6. Резолюция (исполнитель , что нужно сделать, сроки, начальник кто наложил резолюцию, дата наложения резолюции)
7. Сроки исполнения документа
8. Отметка об исполнении документа и направление его в дело

Основные реквизиты  регистрации.

1. Гриф ограничения доступа документа
2. Внутренняя переадресация документа по исполнителям
3. Код по тематическому классификатору
4. Ключевые слова
5. Количество листов  в документе
6. Наличие приложений
7. Должностное лицо поставившее документ на контроль
8. Промежуточные сроки исполнения
9. Перенос сроков исполнения
10. Срок хранения документа
11. Статус документа (проект, версия, сам документ)
12. Вид передачи документа по почте, факсу и т.п

Документальные  и архивные фонды.

Систематизация и  система хранения  должны обеспечивать быстрый и точный доступ в системе  хранения, к необходимым документам.

Документальный фонд – это совокупность документов образующийся в результате деятельности юридического или физического лица.

Процесс документационного  обеспечения управления (ДОУ)

См.лек. 

Документальный фонд объединяет в своём составе всю  документацию организации:

• Документы текущего управления;
• Документы отобранные для постоянного или длительного хранения;
• Собранные в справочных целях копии документа, в том числе и других организаций;

Архивный фонд это  часть документального фонда, за исключение документов с краткого срока  хранения имеющий стабильный состав и постоянно пополняющийся.

Ведомственный архив  – архив экономики. 

Структура ведомственных  архивов.

1. Архив организации
2. Центральный архив
3. Центрально-отраслевой архив
4. Объединённый ведомственный архив
5. Объединённый межведомственный архив
6. И другие

Задачи ведомственного архива.

1. Комплектование архива документов, состав которых предусмотрен положением об архиве
2. Обеспечение сохранности,  учёта, качество обработки, отбора и использование документа хранящегося в архиве
3. Осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве подведомственных организаций

Государственные архивы (федеральные).

Задачи и функции  государственных архивов:

1. Комплектование, обеспечение сохранности документальных материалов, учёт и экспертиза научной и практической ценности документа
2. Научно- техническая обработка документальных материалов
3. Описание единиц хранения
4. Создание архивного научно-справочного аппарата

Экспертная оценка ценности документов – это процесс  изучения ценностей документа на основании принципов и критериев  ценности в целях определения  сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

Задачи экспертизы ценностей документов.

1. Определение сроков хранения
2. Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы,  для постоянного хранения
3. Обеспечение полноты состава архивного фонда, путём восполнения утраченных документов
4. Отбор на хранение наиболее информативно ёмких документов

Порядок проведения экспертизы:

1. Проверка и изучение документов ведущих структурных подразделение
2. Разделение дел по срокам хранения(до 10 лет, свыше 10, постоянные)
3. Выделение документов сост. повторяющую информацию

Требования к делам  постоянного хранения:

1. Составление описей дел в соответствии с требований архивного фонда РФ
2. Проверка технического состояния машинописных документов предназначенных для передачи в архив
3. Запись экспертизы дела на машинные носители
4. Проверка качества записей
5. Подготовка комплекта сопроводительной комплектации

 

Критерии оценки ценности документа:

1. Роль и место организации (лица) в системе государственного управления или конкретной отрасли
2. Значимость выполняемых ими функций
3. Время и место образование документов

 

1. Критерии происхождения:

 

        1 группа-Орг.имеющие большую экономическую, историческую ценность

       2 группа – организации местного  значения