Деловая переписка, визитная карточка

Государственного бюджетного образовательного учреждения

среднего профессионального образования

свердловской области "Нижнетагильский техникум информационных

технологий, сервиса и предпринимательства"!

Реферат

Тема: «Деловая переписка, визитная карточка»

Нижний Тагил

2012

Содержание

Введение…………………………………………………………………….стр.3-4

1. Общие требования к деловому письму, визитной карточке………….стр.4-6

2. Общие требования к  деловым письмам. Виды визитных  карточек........................................................................................................стр.6-10

3. Характерные типы деловых писем. Визитная карточка в деловой жизни……………………………………………………………………...стр.10-14

Заключение……………………………………………………………….стр.15-16

Список литературы……………………………………………………….стр.17

Введение

Деловая переписка – неотъемлемое средство связи предприятия с внешними организациями. В большинстве фирм письма превалируют над остальными документами. Чтобы подготовить деловое письмо на должном уровне, составитель его должен владеть следующими качествами:

а) быть профессионально компетентным (хорошо знать свое дело);

б) обладать языковой компетентностью (быть грамотным человеком);

в) знать действующие нормы и требования в отношении оформления управленческой документации.

В современной коммерческой переписке все более востребованным становится такое качество составителя документа, как знание норм делового этикета и владение ими на бумаге. Подготовка делового письма заключается, прежде всего, в качественном оформлении его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись и др.).

Трудно представить деловую жизнь и без визитной карточки, которая имеет свою историю. Так, например, в дореволюционной России визитные карточки были весьма распространены. Раньше визитки были неотъемлемой частью этикета. Кроме того, визитки представляли целую область полиграфического искусства, со своими шедеврами, канонами и табу.

Основное назначение визитной карточки - представление официальных лиц, деловых партнеров в процессе переговоров, визитов, встреч. Визитная карточка оказывается незаменимой при знакомствах, приемах, презентациях, выставках, ярмарках, фестивалях, в путешествии. Визитка может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства, для кратких информаций, приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров.

К визиткам есть два подхода - имидж и функциональность. Так, имидж демонстрирует, что для владельца карточки нет ничего невозможного. В другом подходе - главное функциональность. Эти визитки являются обязательным атрибутом сотрудников фирмы.

1. Общие требования к деловому письму, визитной карточке.

Качество делового текста складывается из четырех составляющих: мысли, внятности, грамотности и корректности. При деловой переписке следует помнить, что восприятие письма зависит не только от содержания, но и от конверта и бланка фирмы. Почтовая бумага должна быть хорошего качества, а цвет бумаги - светлым: белым, светло-серым, кремовым и т.п. Вверху или сбоку листа небольшими буквами должно быть напечатано название организации, возможно, ее эмблема или логотип (словесная форма товарного знака), а в некоторых случаях - имя и фамилия сотрудника и, может быть, его должность. Кроме того, деловые письма могут быть выполнены и на обычной почтовой бумаге. Вопрос о том, целесообразно ли дать сотруднику право пользоваться бумагой, где указаны не только название фирмы, но и фамилия и должность сотрудника, решается руководством организации.

Рассмотрим схему составления деловой переписки:

Начальные строки привлекают внимание, следующие за ними одно или два предложения пробуждают интерес читателя, затем в двух абзацах высказывается просьба, а последняя часть заставляет читателя действовать.

Просьбу формулируют так, чтобы у адресата выбор вариантов был ограничен, поскольку, чем меньше вариантов, тем больше вероятность успеха. Употребление стандартизированных словесных оборотов не только позволяет исключить ненужный эмоциональный тон письма, но и является выражением деловой вежливости.

Наиболее часто в деловой сфере используются следующие виды деловых писем: резюме и письмо с просьбой о приеме на работу; письмо-заявление об уходе; рекомендательное письмо; письмо-отказ; письмо-запрос о ходе исполнения дела (договоренности, сделки и т.п.); письмо-напоминание; письмо-уведомление; письмо-благодарность.

Деловое письмо подписывается от руки. Вопрос об отправке письма по факсу или в конверте почтой решается в зависимости от обстоятельств и желания деловых партнеров. На все письма следует обязательно давать ответ, даже если он отрицательный или вызывает затруднения, при этом нужно выдерживать сроки ответа.

Кроме деловой корреспонденции, курсирующей между организациями, существует и внутриорганизационная переписка, отвечающая правилам: письмо должно быть лаконичным; обязательно должна проставляться дата; письмо не должно содержать клеветнических измышлений; должна быть разборчивая подпись.

Рассмотрим примеры оформления деловых писем.

В деловых взаимоотношениях фирм, их руководителей и сотрудников большое значение имеет оказанное внимания по поводу различных торжественных дат. Варианты различных поздравительных текстов:

Поздравления в связи с продвижением по службе

Я (мы) только что узнал (и), что Вы были (назначены, избраны)..., и хотел (и) бы выразить мои (наши) поздравления. Позвольте мне (нам) пожелать Вам всяческих успехов

С уважением,

Подтверждение получения поздравления

Благодарю (им) за Ваши поздравления по случаю моего (нашего) избрания (назначения и т.п.).

Ваше письмо доставило огромное удовольствие.

С уважением,

Письмо-поздравление

Господа!

Мы узнали, что Вы открыли новое отделение (филиал и т.д.).

Желаем Вам успеха и удачи.

Мы также выражаем надежду, что наши деловые отношения будут продолжать развиваться в той же приятной атмосфере взаимного доверия.

С уважением,

Визитка, как и деловая переписка, может быть средством заочного контакта, использоваться в частной и служебной переписке, как рекомендация, для знакомства, для кратких информаций, приглашений, поздравлений, сопровождения подарков и сувениров.

Визитная карточка, деловая, профессиональная или личная, представляет обладателя или сообщает о его непосредственном прибытии. Весьма часто незнакомый человек сначала увидит визитку, а затем только человека, про которого на ней говориться, поэтому важно, чтобы визитки были выверены в каждой детали и создавали благоприятный образ компании и вас самих.

Все визитные карточки следует печатать с клише на картоне хорошего качества. Это общее требование, предъявляемое к деловым, профессиональным и личным визиткам.

2. Общие требования к деловым письмам. Виды визитных карточек.

Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать,  допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.

Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.

Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.

Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.

Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера.

1.The Chairman

A. Smith & Co., Ltd.

25 Leaden hall Street,

London, E. C.

England 

Это письмо адресуется должностному лицу в какой-либо организации или фирме и его фамилия неизвестна.

Вступительное обращение.

На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом.

Заключительная формула вежливости.

На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки. После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая.

Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

Если нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи.

Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя полностью.

Приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl. - прилагается и указывается число приложений.

Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа "Вниманию г-на Брауна":

Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.

Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне.

Вот так выглядит общий вид делового письм:

Заголовок

Внутренний адрес

Дата

Вниманию г-на

Вступительное обращение

Указание на содержание

Текст письма

Заключительная формула

Подпись

Указание на приложения

Следует обратить внимание, что указанный выше вариант делового письма является наиболее распространенным, однако не единственным. В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу, необходимо написать: "Для передачи".

Визитная карточка – важная составляющая бизнеса,  эффективная и недорогая форма.

Визитные карточки бывают следующих видов:

• стандартизированная визитная карточка сотрудника фирмы (организации);

• представительская карточка сотрудника фирмы;

• визитная карточка фирмы;

• семейная визитная карточка;

• прочие визитные карточки.

Типовая визитная карточка сотрудника содержит: фамилию, имя, должность сотрудника, его полномочия, служебный телефон, название фирмы, ее почтовый адрес, а также телефон секретариата, телефакс и телекс.

Во втором типе визитной карточки указываются только фамилия и имя. Такими карточками обмениваются при первом знакомстве, когда потребность в сведениях о фирме, должности и занятиях владельца карточки еще не возникла.

Визитная карточка фирмы используется в рекламных целях. В ней указывается полное официальное название фирмы, ее логотип, почтовый адрес и адрес в Интернете, телефоны секретариата, иногда — отдела по связям с общественностью и рекламного отдела, а также направление деятельности фирмы. Иногда в ней могут размещаться адреса и телефоны филиалов за рубежом. Визитными карточками фирмы обмениваются во время презентации, на выставках-ярмарках.

Семейная визитная карточка также может быть использована в деловой жизни, например при знакомстве глав семей, находящихся на выездной учебе или отдыхе за счет фирмы. Если фирма направляет своих сотрудников с семьями на работу в зарубежные филиалы, то желательно иметь такую карточку. На семейной визитной карточке указываются имя и фамилия главы семьи, имя и фамилия его супруги, имена детей, домашний адрес и телефон.

При деловом знакомстве обмен визитными карточками является обязательной частью. Нельзя убирать визитную карточку в наружный карман. Вручается и принимается визитная карточка правой рукой. Первым вручает свою визитную карточку младший по должности, если должности равны, то младший по возрасту. Если деловая встреча проходит за рубежом, то первыми вручают визитные карточки «хозяева», т.е. представители принимающей стороны. Чужие визитные карточки нельзя использовать для записи, мять, складывать и вертеть в руках. Это воспринимается как знак неуважения и пренебрежения.