Применение  диктофонов

     Сегодня область применения диктофонной  технологии не ограничивается только записью докладов, выступлений, телефонных переговоров, устных указаний и распоряжений с целью последующего их перепечатывания на пишущей машинке или персональном компьютере.

     К примеру, диктофонная техника широко используется в аварийно-спасательных и муниципальных службах:

     Принцип постоянной готовности аварийно-спасательных служб, аварийно-спасательных формирований к оперативному реагированию на чрезвычайные ситуации и проведению работ по их ликвидации предъявляет особые требования к аварийно-спасательным средствам, в том числе к системам регистрации поступающих сообщений.

     С момента поступления запроса  о помощи до непосредственного проведения комплекса аварийно-спасательных, поисково-спасательных работ или работ по ликвидации медико-санитарных последствий чрезвычайных ситуаций счет ведется на доли секунд. От возможности повторного прослушивания записи входящего сообщения и оценки достоверности поступившей информации зачастую зависит весь комплекс аварийно-спасательных работ и жизнь людей.

     Современная диктофонная техника является оптимальным решением для работы аварийно-спасательных служб и муниципальных служб⁸.

     Диктофонная техника призвана обеспечивать высокую  эффективность и продуктивность проводимых работ, способна вести запись неограниченного количества и типов каналов. Вся поступающая информация автоматически обрабатывается и размешается в Базе Данных фонограмм вместе с ассоциированными данными (номер абонента, время и длительность сеанса связи и т.п.), что в комплексе с цифровым технологиями обработки информации позволяет:

• вести быстрый поиск конкретной записи;
• передавать критически важную информацию другим службам мгновенно;
• осуществлять мгновенный доступ к любому участку записи;
• сортировать данные и формировать выборку из записей по заданному критерию;
• мгновенно передавать критически важную информацию другим подразделениям.⁹

     Немаловажную  роль диктофонная техника играет и в медицинских учреждениях. Ее использование позволяет:

• исключить проблему стыковки аналоговых телефонных линий с диктофонной панелью, а также проблему поиска специалистов, способных выполнить такую работу, что позволяет сэкономить еще и на оплате работы этих специалистов;
• обрабатывать накопившиеся сообщения в режиме реального времени, не тратя время на замену записанных носителей в диктофонной панели и установку данных носителей на рабочем месте стенографистки для обработки записанных данных;
• исключить проблемы изнашивания механических деталей, характерных для диктофонных панелей, и физического износа магнитной ленты из-за ее постоянной перемотки в процессе прослушивания и стенографирования;
• значительно ускорить процесс оформления выписок.

     Диктофоны применяются в современных телекоммуникационных системах:

• в качестве голосового почтового ящика;
• для контроля за поведением персонала;
• для записи и прослушивания собственных телефонных переговоров;
• в различных ведомствах для ведения как промышленного, так и политического шпионажа;
• наконец, всем нам известные черные ящики в различных изделиях – это тоже своего рода диктофоны для записи кризисных ситуаций¹⁰.

Заключение

     Документационное  обеспечение офисного труда реализуется  путем делопроизводственного обслуживания деятельности аппарата. Наиболее эффективный  путь сокращения трудозатрат, связанных  с этими процессами, и повышения качества работы с документационной информацией – это внедрение в практику делопроизводственной деятельности офиса технических средств информационных технологий, в том числе и средств организационной техники (оргтехники).

     Обработка документной информации, осуществляемая в ходе исполнения управленческих решений, реализуется в соответствии с выработанной формой организации размещения средств оргтехники в офисе.

     Средства  организационной техники (оргтехники) – это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда. К этим средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации¹¹.

     В данной работе уделялось особое внимание диктофонной технике, так как она является одной из самых важных изобретений для работы в офисе.

     Диктофон  – это портативный аппарат  для звукозаписи, предназначенный  главным образом для фиксации человеческой речи. Используется, как  правило, в различных случаях, например для ведения репортажа, если во время события журналист может свободно перемещаться, чтобы сконцентрировать внимание аудитории на выступлении конкретного человека или конкретной звуковой детали.

     Основное  отличие от магнитофона – наличие устройств, облегчающих расшифровку, перенос на бумагу записанной на магнитную ленту информации (дистанционное управление, возможность замедления скорости воспроизведения и т.д.).

     Сегодня область применения диктофонной  технологии увеличивается с каждым днем, она применяется практическим во всех областях, используемых человеком и является незаменимым средством для работы и отдыха.

Список  литературы:

1. Бройдо  В.Л. Офисная оргтехника для делопроизводства и управления. – М.: Информационно-издательский дом "Филин", 2008. – 424 с.
2. Информационные системы./Под ред. Г.А. Титоренко, Н.Г. Черняк, Л.В. Ерешин. - М.: Финансы и статистика, 2007.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 4-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 296 с.
4. Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда: теория и практика офиса будущего. - М.: Наука, 2006. – 276 с.
5. Куликовский Л.Ф., Морозов В.К. Основы информационной техники: Учебник. - М.: Высшая школа, 2007. – 370 с.
6. Ламекин В.Ф. Оргтехника (для вашего офиса). – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 240 с.
7. Ложе И. Информационные системы. Методы и средства. - М.: Дело, 2005.- 59 с.
8. Милютина И.А. Технические средства компьютерных информационных технологий. - М: Московские учебники и Картометография, 2005. – 250 с.
9. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб и доп. - М.: ИНФРА-М, 2007. – 592 с. – (Серия «Высшее образование»).
10. Савенкова Т.М. Документоведение и делопроизводство: Учебно-методический комплекс для дистанционного обучения. – Новосибирск: СибАГС, 2006. – 170 с.