Документ в системе социальных коммуникаций

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«Томский государственный педагогический университет»

(ТГПУ) 

ФАКУЛЬТЕТ ЭКОНОМИКИ И УПРАВЛЕНИЯ 

КАФЕДРА МЕНЕДЖМЕНТА 

Специальность: 100110 «Домоведение» 
 
 
 
 
 
 
 
 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по дисциплине «Организация делопроизводства»  

на тему: «Документ в системе социальных коммуникаций» 
 
 
 

Выполнила:

студентка группы 784

_____________А.В. Глухова 

Проверил:

ст. преподаватель

______________А.С. Виноградов 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Томск –  2011 г. 
 

СОДЕРЖАНИЕ 

ВВЕДЕНИЕ……………………………………………………………………….3

1. Документ как  система

1. Общая характеристика документа………………………………. 5
2. Характеристика  документа как системного объекта…………....7
3. Свойства и функции документа…………………………………...9

2. Документная коммуникация………………………………………………...14   

          2.1. Определение документной коммуникации………………………...14

          2.2. Книга как феномен человеческого познания………………………20

          2.3. Книга как основной элемент документной коммуникации………22

 3. Документ в системе социальных коммуникаций

1. Социальные документно-коммуникационные системы…………...26
2. Документ в теории социальной коммуникации……………………28

ЗАКЛЮЧЕНИЕ…………………………………………………………….........32

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ………………………………………………………34 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

      Документы или, как говорили раньше, «бумаги» сопровождают человека с самого начала его жизни. Едва успев взять на руки ребенка, родители в роддоме получают справку о том, когда и у кого этот еще безымянный человек действительно родился. В ЗАГСе на основании этой справки ребенку выдают свидетельство о рождении с указанием его персональных данных (фамилии, имени, отчества).

      В настоящее время общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних условиях очень важно вовремя получить нужную информацию в необходимом объеме. Другими словами кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

      Свойство документов быть памятью людей, привело к тому, что люди их стали использовать в качестве средства передачи информации.

      Рассматриваемая тема является очень важной и играет большую роль для каждого человека.

      Беспорядок  в хранении документов – это большой риск потери информации, который может негативно отразиться на деятельности организации.

      В каждой организации на составление  документов и на работу с документами уходит примерно 60%  рабочего времени. Большую часть служебной информации сотрудники организации получают посредством документов.

      На  основе документов принимаются управленческие решения. Документы во всех случаях являются аргументом  в спорных ситуациях. Организации могут понести убытки из-за случайно или умышленно неправильно составленных документов. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов.        

        Цель данной работы – рассмотреть документ в системе социальных коммуникаций и изучить роль документов в жизни человечества, в частности в коммуникационной сфере.

      Поставленная  цель обусловила необходимость решения следующих конкретных задач:

-      определить понятие коммуникации и социальной коммуникации;

- выделить особенности документальной коммуникации как отдельного вида коммуникации;

-    охарактеризовать документ как объект и предмет коммуникации;

- выяснить историю и современное состояние документальной коммуникации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      1. ДОКУМЕНТ КАК СИСТЕМА 

1.   Общая характеристика документа

 

      Документ  – это  материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, в том числе в машиночитаемой форме, предназначенный для распространения во времени и пространстве. Документы могут содержать текстовую, цифровую, графическую и аудиоинформацию, они могут подвергаться процессам записи, поиска, передачи, получения, сбора и чтения.

      Документ  личного происхождения – это  документ, созданный лицом вне  сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

      К таким документам относятся: автобиография, дневник, письмо, мемуары или иной записанный или воспроизведенный человеком документ, являющийся описанием его жизненного опыта.

      Вообще  выделить типы документов, которые  характеризовались бы каждый не одним  каким-то признаком, а определенной их совокупностью, гораздо сложнее, чем классифицировать все документы по одному (каждому) признаку отдельно. Эта задача требует особого рассмотрения.

      Проблему  различения первичных и вторичных  документов А.В. Соколов решает, взяв за основу «библиографический подход», как наиболее продуктивный для «формирования самостоятельных документально-коммуникационных образований», позволяющий выделить «два уровня документальной коммуникации»: «первично – документальный» и «вторично-документальный или документографический». С этим нельзя не согласиться. Однако вряд ли правомерно документографический уровень связывать только с областью библиографической деятельности. Создание научно-справочного аппарата архива, описание музейных документов не относятся к компетенции библиографии. Очевидно, что кроме библиографии существуют иные области документографии, которые различаются по объекту описания, а для передачи документографической информации так же, как и в библиографии, можно использовать различные каналы, как документальные, так и недокументальные.

      Очень важными для понимания роли библиографии (и документографии вообще) являются представления о социальной информационно-коммуникационной системе (СИКС) и ее разновидности – документальной информационно – коммуникационной системе (ДИКС). СИКС обеспечивает обобществление исходных сообщений (документов), их смысловую обработку, формирование и долговременное хранение документальных фондов, «распространение смыслов ... в режимах постоянного оповещения или справочного обслуживания по запросам». Принципиальная схема функционирования СИКС показывает «движение смыслов в социальном времени и пространстве и взаимодействие участников этого движения», начиная от личностного сознания коммуниканта и реципиента до «мира эмпирической реальности» (МЭР) и обобществленного результата познания – социальной памяти. «Тексты общественного пользования» (ТОП) возникают и существуют в виде документов или недокументированных сообщений. Документированные ТОП можно опубликовать или использовать как неопубликованные документы, «воздействуя на текущую социальную память, распределенную в сознаниях современников». ТОП - это объекты изучения смысловой обработки для профессионалов – библиотечных, архивных, музейных работников. В результате осуществляются формирование фондов ТОП, их смысловая обработка и создание посреднических продуктов, распространение (доведение до реципиента) как ТОП, так и посреднических продуктов, т. е. оказание коммуникационных услуг.

      «В результате познания документов, а также недокументированных текстов… сознание реципиента обогащается новыми смыслами, которые рано или поздно проявляются в ходе воздействия на МЭР (материальная предметно-преобразовательная, социально-политическая деятельность и т. п.).        Таким образом, происходит общественное использование текущей и ретроспективной социальной памяти». Описанная схема как бы подводит итог предпринятому А.В. Соколовым многоаспектному рассмотрению системы социальной информационной коммуникации, в процессе которого он использовал самые разнообразные методологические подходы: информационный, семиотический, системный, деятельностный, культурологический. Чтобы каждый из этих подходов мог стать методологическим средством для исследования СИКС.

      А.В. Соколов предварительно изучил и изложил основные положения соответствующих теорий. Этот материал представляет не только прикладной, но и самостоятельный интерес, потому что далеко не всегда можно найти непротиворечивое изложение основ соответствующей теории. 

2.   Характеристика документа как системного объекта

 

    Документ – сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность – это задача, которая решается с помощью системного подхода – методологи- ческого направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов – систем ¹.

    Документ  представляет собой систему – множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент – предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.

    Понятие системы относительно, как и понятие  элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое – это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов, (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.

    Изучение  документа как системы состоит  в выявлении его элементов, подсистем  и связей между ними, т.е. в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.

    При системном подходе изучаемый  документ рассматривается как часть  более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего, важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.