Документационное обеспечение управления и архивоведения

Государственное бюджетное образовательное учреждение 
среднего профессионального образования 
«ПЕРМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АВТОТРАНСПОРТНЫЙ КОЛЛЕДЖ»

 

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа по дисциплине

«Технические  средства в офисе»

Специальность  034702

«Документационное обеспечение управления и архивоведения»

Заочное отделение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пермь, 2013

Отчёт о выполнении работы: 

 «Группа по контролю исполнения документов», вариант №3

Входные параметры  отдела:

Контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информационные руководства о ходе исполнения документа и поручения.

 

 

Приобретение  компьютерной техники

 

Название оборудования, указание характеристик	Обоснование выбора
Рабочее место 1(Компьютер с факс-модемом, телефон, МФУ)	Обработка и контроль за исходящей документацией в бумажном и электронном виде
Рабочее место 2(Компьютер с факс-модемом, телефон)	Обработка входящей документации в бумажном и электронном виде

 

Приобретение  программного обеспечения

 

Наименование программного продукта	Обоснование выбора
Операционная система Microsoft Windows 7	В Windows 7 улучшена совместимость со старыми приложениями. Также в Windows 7 появился режим Windows XP Mode, позволяющий запускать старые приложения в виртуальной машине Windows XP, что обеспечивает практически полную поддержку старых приложений.
Браузер Оpera	Выход в интернет, создания электронной  почты, получение входящей документации
Adobe Reader 9.1	Просмотр и печать электронной документации в формате PDF
Антивирусник	Защита системы от вирусов
Графический редактор CorelDRAW, AdobePhotoshop	Редакторы изображений, получаемых от сканеров
ABBYY FineReader	Сканирование документов и распознавание текстовых документов
ACDSee12	Просмотр файлов в форматах tif, jpq.
Пакет MicrosoftOffice	обработка входящей и исходящей информации; создание и редактирование электронных документов; хранение электронных  документов в базах данных с удобным поиском и доступом, маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной  почте и факсимильной связи; удобное форматирование и  распечатку электронных документов и др.
Архиватор WinRar	Распаковывание архивных файлов и  архивирование файлов
Интегрированная система TeamOffice	Доступ к электронным документам, оперативная связь между собой  и удобная рабочая среда
Отечественная система "Дело 1" (АО "Электронные офисные системы" )	Обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть.

 

 

Проект расположения мебели, компьютерной техники и оргтехники

Площадь комнаты 12 м², количество работающих людей – 2

 

 

 

окно

 

 

Рабочие места с использованием ПЭВМ должны соответствовать требованиям  Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» от 30.06.2003г.

Площадь на одно рабочее место пользователей  ПЭВМ с ВДТ на базе электронно-лучевой  трубки (ЭЛТ) должна составлять не менее 6 м². Помещения, где размещаются рабочие места с ПЭВМ, должны быть оборудованы защитным заземлением (занулением) в соответствии с техническими требованиями по эксплуатации. В производственных помещениях, в которых работа с использованием ПЭВМ является вспомогательной, температура, относительная влажность и скорость движения воздуха на рабочих местах должны соответствовать действующим санитарным нормам микроклимата производственных помещений. Шумящее оборудование (печатающие устройства, серверы и т.п.), уровни шума которого превышают нормативные, должно размещаться вне помещений с ПЭВМ. Для освещения помещений с ПЭВМ следует применять светильники с зеркальными параболическими решетками, укомплектованными электронными пускорегулирующими аппаратами (ЭПРА). Допускается использование многоламповых светильников с электромагнитными пускорегулирующими аппаратами (ЭПРА), состоящими из равного числа опережающих и отстающих ветвей.

Применение светильников без рассеивателей и экранирующих решеток не допускается.

          Конструкция рабочего стола должна обеспечивать оптимальное размещение на рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его количества и конструктивных особенностей, характера выполняемой работы. При этом допускается использование рабочих столов различных конструкций, отвечающих современным требованиям эргономики.     Расстояние между рабочими столами с видеомониторами (в направлении тыла поверхности одного видеомонитора и экрана другого видеомонитора), должно быть не менее 2,0 м, а расстояние между боковыми поверхностями видеомониторов не менее 1,2 м.Конструкция рабочего стула (кресла) должна обеспечивать поддержание рациональной рабочей позы при работе на ПЭВМ, позволять изменять позу с целью снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины для предупреждения развития утомления. Рабочее место пользователя ПЭВМ следует оборудовать подставкой для ног, имеющей ширину не менее 300 мм, глубину не менее 400 мм, регулировку по высоте в пределах до 150 мм и по углу наклона опорной поверхности подставки до 20 град. Поверхность подставки должна быть рифленой и иметь по переднему краю бортик высотой 10 мм.  Клавиатуру следует располагать на поверхности стола на расстоянии 100 - 300 мм от края, обращенного к пользователю, или на специальной, регулируемой по высоте рабочей поверхности, отделенной от основной столешницы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

1. Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2.2.2/2.4.1340-03 «Гигиенические требования к персональным электронно-вычислительным машинам и организации работы» от 30.06.2003г.
2. Энциклопедия офиса: Практическое руководство. М., 1995.
3. Попова А.П. Современный офис как элемент технического обеспечения управления организацией // Российский экономический журнал. 1996. № 5/6.
4. Кошелев Г.И. Организационная техника. М., 1984.
5. http://www.teplostyle.com.ua