Документационное обеспечение управления

Письмо-приглашение. Пишется  в том случае, когда организация  хочет пригласить другую организацию  на какое- либо торжество или мероприятие. В данном деловом письме указывается  время, место и дата проведения мероприятия.

Письмо-благодарность. В  данном виде письма выражается благодарность  за выполнение какого-либо рода деятельности.

Гарантийное письмо. Составляется с целью подтверждения определенных обязательств и адресуется организации, либо отдельному лицу.

 

2.2. Виды коммерческих  деловых писем 

 

Запрос и  ответ на него. Данные виды коммерческой корреспонденции  являются в письменной речи реализацией  двусторонней связи.

Запрос представляет собой  обращение лица, желающего заключить  сделку. В запросе обязательно  указывается наименование товара (услуг), условия, на которых желательно получить товар, условия платежа, количество и качество товара.

Оферта и ответ на нее. В данном виде письма обычно указывается, на каких условиях должен произойти  обмен товарами (услугами). В ответе выражается согласие либо несогласие с выдвинутыми условиями.

Письмо-претензия (рекламация), ответ на него. Рекламация содержит претензии к стороне, нарушившей принятые на себя по договору обязательства  и требования возмещения убытков. Она  может быть предъявлена в отношении  качества, количества товаров, сроки  поставки и т.п.

 

Рекламация содержит:

- основания для предъявления  претензий;

- доказательства произошедшего  ущерба;

- конкретные требования  стороны, предъявляющей претензию.

Рекламация представляется в письменном виде, с приложением  всех необходимых документов. Если она не может быть урегулирована  сторонами, то она переноситься в  арбитраж.

В ответе на рекламацию сообщается, что: информация принята к рассмотрению; она рассматривается полностью, частично либо отклоняется; денежная оплата произведена.

2.3. Электронные  письма

 

Электронная почта - совершенно особый вид коммуникаций, позволяющий  при желании общаться в диалоговом режиме, в режиме телеконференций  и т.п. и представляющий как огромные возможности, так и большие трудности  из-за специфики ведения электронной  переписки. С одной стороны, электронные  письма почти ничем не отличаются от своих обычных предшественников - бумажных писем. У электронного письма есть адрес получателя и адрес  отправителя, в системных сообщениях "зашиты" дата и время отправления  и получения сообщения, текст  письма и подпись отправителя, сохраняется  строка "Subject" или тема сообщения, есть возможность послать копию, приложенный файл выполняет функции  команды Приложение.

 

 

 

 

 

 

 

3.Структура деловых  писем

Обычно служебное письмо состоит из нескольких типовых структурных  элементов:

1. Область  заголовка. 

В этой части письма слева  размещается угловой штамп организации  с указанием наименования организации, ее почтовых и других реквизитов, а  также регистрационный номер  и дата регистрации письма как  исходящего документа. Если служебное  письмо является письмом-ответом, то здесь  же указывается, на какой документ отвечает данное письмо.

В правой части заголовка  размещаются реквизиты адресата.

Ниже углового штампа размещается  заголовок к тексту документа. Языковая конструкция заголовка может  иметь вид:

- предлог о + сущ. в  предложном падеже: "О поставке  автомобилей";

- по вопросу о + сущ.  в предложном падеже: "По вопросу  о поставке запчастей";

- касательно + сущ. в родительном  падеже: "Касательно заказа на  поставку" и т. п. 

2. Собственно  текст письма.

Основные особенности  оформления текста письма состоят в  следующем.

* Текст служебного письма, как правило, должен касаться  одного вопроса или нескольких  вопросов, если они взаимосвязаны  и будут рассматриваться в  одном структурном подразделении  организации-адресата.

* Текст письма, как правило,  состоит из двух частей. В первой  части излагается причина, основание  или обоснование составления  письма, приводятся ссылки на  документы, являющиеся основанием  подготовки письма. Во второй  части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения,  просьбы, решения и т. д. 

* Письма печатаются на  стандартных листах или бланках  формата А4 или А5; при оформлении  письма на двух и более страницах  вторая и последующие страницы  нумеруются посередине верхнего  поля листа арабскими цифрами.

* Если письмо оформлено  на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...". В  остальных случаях текст письма  излагается от 3-го лица единственного  числа. 

* Если к тексту письма  предусмотрено приложение, то оно  указывается ниже основного текста, например: Приложение: на 10 л. в 1 экз.  Если приложений несколько, то  дается сокращенное наименование  каждого документа приложения  с обозначением количества экземпляров  и листов.

3. Область  подписи. 

Эта область оформляется  обычным образом: указывается должность  и фамилия лица, подписавшего документ.

Если исполнителем документа  было другое лицо, то фамилия исполнителя  и его телефон (или другие реквизиты, если это необходимо) указываются  в нижней части листа письма с  левой стороны.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Стандартные  фразы и выражения

Начало письма или факса  может иметь следующие варианты обращения:

• Уважаемый Игорь Леонидович!
• Господин Зорин!
• Игорь Леонидович!
• Уважаемый господин Зорин!
•   Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова  благодарности:

•   Мы были рады получить Ваше письмо
•   Большое спасибо за факс от 04.06.00
•   Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма
• Большинство писем продолджается далее словами:
•   В связи с ...
•   Согласно контракуту от ... N ...
•   В соответствии с ...

Если в заголовочной части  письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа 

•   Отправляем Вам ...
•   Ставим Вас в известность ...
•   Высылаем Вам ...

 

 

Напоминание :

•   Напоминаем Вам ...
•   По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу
•   Подтверждение
•   Концерн ... подтверждает получение ...
•   Подтверждаем, что партия ТНП получена ...

Извещение :

•   Сообщаем Вам, что ...
•   Ставим Вас в известность, что ...
•   Извещаем Вас, что ...

Просьба :

•   Пожалуйста сообщите ...
•   Просим оплатить в течение ... банковских дней ...
•   Мы будем благодарны, если Вы ...

Гарантия :

•   Оплату гарантируем.
•   Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложения :

•   Мы рады предложить Вам ...
•   Предлагаем Вам ...
•   Мы можем рекомендовать ...
•   Мы уверены, что Вы заинтересуетесь ...

Отказ :

•   К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворрена по следующим причинам ...
•   К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за ...
• К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за ...

 

 

Предупреждение:

•   Фирма оставляет за собой право обратиться ... , если Вы ...
•   Задержка поставок может привести к ...
•   Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены ...

Приглашение :

•   Просим принять участие в ...
•   Приглашаем Вас ...
•   Мы рады пригласить Вас ...

Письма можно закончить  фразами:

•   Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной
•   Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества
•   Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей
•   С уважением

К сожалению, составители  деловых писем зачастую допускают  массу ошибок. Последние можно  подразделить на следующие виды: структурные, синтаксические, морфологические, лексические, стилистические, технические.

Структурные ошибки.

Источником структурных  ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное положение  его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место  в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия ведет  к длинным введениям и сложным  системам мотивировок.

Синтаксические  ошибки.

-  Ошибки, связанные с  неправильным порядком слов в  предложении.

- Нарушение специфики  употребления деепричастных оборотов. Деепричастный оборот служит  средством передачи действия, происходящего  одновременно или в связи с  другим действием.

 Ошибки при употреблении  деепричастных оборотов нетрудно  исправить, заменяя предложения  с деепричастными оборотами предложениями  с обстоятельствами, выраженными  сочетаниями слов.

- Ошибки, возникающие в  результате незнания структуры  сложного предложения.  Нередко  составители деловых писем неоправданно  усложняют текст. Хотя специфика  делового письма требует пристального  внимания к деталям изложения,  однако не всегда и не все  детали уместны в тексте. Поэтому  неоправданно усложненные синтаксические  построения должны упрощаться. Это  можно сделать и путем прямого  сокращения текста, и путем его  переработки, например разбивкой  сложного текста на отдельные,  простые по составу и построению  фразы.

Морфологические ошибки.

- Ошибки при употреблении  полной и краткой форм имен  прилагательных. Следует учитывать,  что краткие формы имен прилагательных  более употребительны в официально-деловой  речи. Полные имена прилагательных  в подобных текстах оказываются  неуместными, ощущаются как разговорные  и даже просторечные.

Лексические ошибки.

- Неправильное  использование  слов и терминов.

- Неуместное или неоправданное  использование иностранных слов. Заимствование иностранных слов - закономерный путь обогащения  всякого языка. Часто в деловой  язык попадают иностранные слова,  обозначающие понятия, за которыми  уже закреплен русский эквивалент. Однако нет смысла использовать  иностранное слово, если есть  русский термин, обозначающее данное  понятие. Употребление иностранной  лексики должно быть обусловлено  тремя обстоятельствами: необходимостью, уместностью и точностью словоупотребления.

- Тавтология. Смысловые повторы,  возникающие в тех случаях,  когда в предложении соседствуют  однокоренные слова. Тавтологические  повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее  восприятие, поскольку привлекают  к себе внимание.

- Ошибки в употреблении  слов-синонимов. Ошибки в употреблении  слов-синонимов нередко происходят  от того, что многозначное слово  может быть синонимично другому  только в одном из  своих  значений.

Стилистические  помехи.

- Искусственное удлинение  речи. Специалисты советуют: "Не  излагайте в письме того, что  вы не сказали бы устно". Однако в нашей современной  официальной переписке сплошь  и рядом встречаются примеры  искусственного удлинения речи.  В языке деловой корреспонденции  недопустимы слишком длинные  обороты.

Технические помехи.

К этим помехам относятся  описки, ошибки, механические повреждения  целостности текста (надрывы, склеивания с конвертом и т.д.). основная причина  возникновения технических помех - небрежность при составлении  делового письма.

Заключение

Составление текста делового письма - всегда акт речевого творчества, каким бы письмо ни было - регламентированным или нерегламентированным. Это труд, предполагающий достаточно высокий  уровень языковой компетентности.        Нельзя научиться писать деловые письма правильно и убедительно, не практикуясь и не обучаясь этому нелегкому искусству, не зная особенностей официально-делового и публицистического стилей речи.   Сегодня увеличивается число жанровых разновидностей деловой корреспонденции и поводов для составления и отправления деловых писем.  Языковой стандарт в деловой переписке сосуществует с экспрессией и с элементами диалогизации речи.        Все это требует от менеджера сегодня большой речевой подготовки, чем скажем, десять лет назад, в эпоху царствования типовых и трафаретных текстов. Умение самостоятельно мыслить и формулировать свои мысли, компетентно вести письменный диалог ценится в деловых кругах все больше. Русский литературный язык, один из богатейших и выразительнейших языков мира, накопил в сфере письменного делового общения бесценный опыт, представленный унифицированными и трафаретными языковыми формами, традициями использования этикетных средств. Сегодня важно не растерять эти сокровища, не копировать западные образцы, а с уважением относиться к нашим предкам, веками отшлифовавшим форму и стиль делового письма, и плодотворно развивать отечественные традиции составления деловой корреспонденции - задача, которая стоит перед сегодняшним и будущими поколениями деловых людей в России.