Документирование внутренних связей организаций или учреждений. Докладная записка

      В процессе деятельности фирмы создается большое количество документов. При этом одни документы используются длительное время, другие быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив компании, а ведение архивного дела регламентируется Инструкцией по организации архивного дела.

      Инструкция по организации архивного дела регламентирует:

1. порядок передачи документов в архив;
2. сроки хранения документов;
3. порядок утверждения номенклатуры дел;
4. порядок использования архивных документов;
5. положения об экспертной комиссии.

      В любой фирме неизбежно возникают ситуации, когда работники увольняются и устраиваются в конкурирующие организации. Запретить такую «перебежку» в соответствии с законодательством Российской Федерации невозможно, но предотвратить утечку информации необходимо. В компании должно действовать Положение о коммерческой тайне, которое включает в себя:

1. основной вид деятельности компании;
2. информацию, составляющую коммерческую тайну компании;
3. наименование структурных подразделений и должностей, которые имеют доступ к информации, составляющей коммерческую тайну;
4. период неразглашения информации, относящейся к коммерческой тайне, после расторжения трудового договора;
5. ответственность за разглашение информации;
6. условия и порядок, при которых информация подлежит разглашению.

      К сведениям, составляющим коммерческую тайну, могут относиться сведения о Клиентах, клиентской базе, рецептуре, ноу-хау и др. Работник должен быть ознакомлен со списком сведений, имеющих отношение к коммерческой тайне и с ответственностью, которая на него возлагается за разглашение такой информации.

      Если в процессе работы работнику передаются документы, относящиеся к коммерческой тайне, такая передача осуществляется только под роспись работника.

      При приеме работника на работу с работником подписывается Соглашение о неразглашении коммерческой тайны, где определяется срок ее неразглашения и ответственность работника. Соглашение о неразглашении коммерческой тайны является неотъемлемой частью трудового договора (контракта).

       Из вышесказанного вытекает, что в организации должен быть установлен Порядок работы с документами, относящимися к коммерческой тайне. 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Докладная записка.

      Докладная записка - документ, адресованный руководству, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

      Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

      Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

      В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и

внешними— адресуемыми  в вышестоящие инстанции.

Внутренняя  докладная записка

      Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов". К таким реквизитам относятся:

• наименование структурного подразделения;
• вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
• дата;
• регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• адресат;
• подпись составителя (с указанием должности).

       Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким).

Во внутренней докладной записке в верхнем  левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора документа.

       Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

       Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например, 02.02.2006 или буквенно-цифровым способом, например, 2 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

       Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

      Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Он формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога "о" и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: "о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию".

       В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения с конкретных действиях; которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном вариантах или их сочетании.

Внешняя докладная записка

      Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Заключение.

     Документ  является важнейшей единицей  делопроизводства на предприятии.  Без существования стандартов  ведения и оформления документации  не возможно нормальное функционирование  ни одного предприятия. Таким образом в профессиональной деятельности необходимо соблюдать все правила и стандарты  ведения документальной работы на предприятии. При работе с документами необходимо руководствоваться типовой инструкцией по делопроизводству и Трудовым Кодексом, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Библиографический список литературы. 

1. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. М. – Новосибирск ИНФРА - Сибирское соглашение 2004 г.
2. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002.
3. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998.
4. Мигель И. Н. Документирование управленческой деятельности: курс лекций. Издательство "Флинта", 2006