Документы по личному составу

Содержание: 
 

 

ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ, КУЛЬТУРЫ И  СПОРТА ОРЛОВСКОЙ ОБЛАСТИ УПРАВЛЕНИЕ ОБРАЗОВАНИЯ И МОЛОДЕЖНОЙ ПОЛИТИКИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

 ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЙ  ЛИЦЕЙ №7 
 

ЗАДАНИЕ НА КУРСОВУЮ РАБОТУ 

Учащейся Папоновой Татьяны Михайловны

      ^(Ф.И.О.)

группа  № 39 

специальность 230103: «Автоматизированные  системы обработки  информации и управления» 

Тема  курсовой работы (проекта): «Документы по личному составу»     

Срок  сдачи курсового проекта________________________________  
 

Перечень  вопросов подлежащих исследованию или  разработке:  

1. Актуальность и значимость темы
2. Обоснование выбора темы
3. Документы по личному составу
4. Создание резюме с помощью средств офисного пакета MS Office
5. Разработка приказа организации по личному составу

 
 
 
 
 

Руководитель:        _______________ Е.В. Пилюзина

 

 

Введение

   Делопроизводство  – специфическое направление деятельности, которое занимается составлением, оформлением документов, их обработкой и хранением.

   Тема  данной работы «Документы по личному составу». Ее актуальность заключается в том, что для организации работы кадрового отдела предприятия необходимо иметь точное представление об оформлении документов по личному составу.

   Цель  работы – научиться правильно оформлять документы, такие, как:

• анкета (или резюме) - документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его квалификацию;
• трудовой договор - основной документ, регулирующий отношения между сотрудником и предприятием;
• должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью;
• трудовая книжка, которая заводится при устройстве на первое место работы;
• личная карточка (или личное дело), которая заводится на сотрудника при поступлении на работу, и в ней отражаются этапы его трудовой деятельности на предприятии;
• приказы по личному составу, которые регулируют все трудовые отношения между сотрудником и предприятием;
• штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации.

 
 
 
 

Глава 1. Документы по личному составу

   Особую  группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу. Личный состав (кадры, персонал) — совокупность всех работников предприятия. При поступлении на работу и в дальнейшей трудовой деятельности каждый человек вступает в трудовые отношения с предприятием. Трудовые отношения между предприятием и работником регулируются Кодексом законов о труде (КЗОТ) Российской Федерации. Все эти отношения должны фиксироваться в соответствующих документах. Существует установленный государственными органами единый перечень этих документов и порядок их составления. Совокупность документов, относящихся к взаимоотношениям работника и предприятия называются документацией по личному составу.

   Документы по личному составу требуют особой тщательности и аккуратности при составлении и должны сохраняться на протяжении длительного срока, даже после увольнения работника. Сведения личного характера, содержащиеся в этих документах, относятся к категории конфиденциальной информации, не подлежащей разглашению.

   На  крупных предприятиях с большой  численностью персонала существует специальная структура, занимающаяся ведением документации по личному составу - отдел кадров. В небольших учреждениях эту документацию ведет специально назначенный работник или секретарь руководителя. Однако надо заметить, что работа по ведению документов по личному составу связана не только с умением правильно их оформить, но и с глубоким знанием законов и нормативов актов о труде, то есть требует более высокой квалификации, чем секретарь и   делопроизводитель.

   К основным трудовым отношениям между  работником и предприятием, которые следует документально оформлять, относятся:

• поступление на работу;
• повышение должностного оклада;
• перевод на другую должность;
• направление в командировку;
• предоставление отпуска;
• увольнение (прекращение трудовых отношений).

   К основным документам по личному составу  относятся:

• трудовые книжки;
• анкеты;
• трудовые контракты (договоры);
• личные карточки (личные дела);
• лицевые счета по заработной плате;
• приказы по личному составу.

   Все эти документы имеют типовую  форму и оформляются с небольшими различиями в конкретных случаях.

   Трудовая  книжка заводится при устройстве на первое место работы. В ней фиксируются этапы трудовой деятельности на предприятии. При переходе на другую работу (на другое предприятие) гражданин забирает трудовую книжку с предыдущего места работы и предоставляет ее на новое.

   Анкета  — документ, отражающий личные сведения о сотруднике, его квалификацию. Анкету заполняет вновь поступающий сотрудник лично. Он отвечает за достоверность представленных сведений. Сведения, указанные в анкете, должны быть подтверждены официальными документами: паспортом, дипломом об образовании и др. На основании анкеты составляются другие учетные документы на сотрудника.

   Трудовой  контракт является основным документом, регулирующим отношения между сотрудником и предприятием. Трудовой контракт оформляется в двух экземплярах: один хранится на предприятии, другой – у сотрудника.

   Личная  карточка заводится на сотрудника при поступлении на работу, и в ней отражаются этапы его трудовой деятельности на предприятии: изменения в должностном окладе, очередные отпуска и т. п. При увольнении анкета и личная карточка передаются в архив предприятия.

   Лицевой счет по заработной плате является бухгалтерским документом. В нем отражаются все денежные выплаты, произведенные сотруднику. При увольнении лицевой счет закрывается и также сохраняется в архиве.

   Все трудовые отношения между сотрудником и предприятием регулируются приказами по личному составу. На основании приказа сотрудники отдела кадров и бухгалтерии делают соответствующие записи в трудовой книжке, личном деле и лицевом счете. 

     1.1. Резюме

   Перед приемом сотрудника на работу руководство предприятия изучает его квалификационные характеристики. В настоящее время, особенно в коммерческих предприятиях, распространена первичная форма знакомства с претендентом на должность в виде резюме (автобиографии).

   Резюме  – документ, содержащий сведения, характеризующие уровень образования, профессиональные навыки и опыт работы претендента на должность. (Приложение 1).

   Квалификационное  резюме отражает ваши профессиональные достижения и включает хронологию трудового  пути. Это своего рода характеристика человеком самого себя.

   Не  существует строгих нормативных  правил, как составлять резюме. Работодатели должны увидеть ваши сильные стороны  и разнообразие ваших талантов. Постарайтесь быть предельно точными и ясными. Помните, лучше всего уместить информацию на одной странице.

   Резюме  содержит несколько разделов. В разделе  «Личные сведения» следует указать фамилию, имя, отчество, домашний адрес, телефон, дату рождения, семейное положение. В разделе «Образование» указывается название учебного заведения, год его окончания, специальность и квалификация по диплому. Если вы окончили несколько учебных заведений и считаете, что есть смысл это отразить, то их следует указать в обратном хронологическом порядке. В разделе «Опыт работы» описываются этапы трудовой деятельности в одной или нескольких организациях (также в обратном хронологическом порядке). Помимо этих основных разделов в резюме можно указать круг интересов, дипломы и сертификаты, а также дополнительные сведения, такие как знание иностранного языка, компьютерная грамотность, наличие печатных трудов, размер предполагаемой заработной платы. Подведите итог своим качествам и наиболее важным способностям. Объясните потенциальным работодателям на конкретных примерах, какой ценный вклад вы могли бы внести в работу организации. Опишите свои уникальные способности. Этот раздел напишите в последнюю очередь –  обычно это самое трудное. 

     1.2. Анкета

   Анкета (фр. Еnquete – расследование) – опросный лист, самостоятельно заполняемый опрашиваемым по указанным в нем правилам. Несмотря на то, что она является одним из основных документов личного дела, утвержденной формы анкеты не существует. Это всегда собственная разработка компании, и в зависимости от того, какому подразделению нужна информация (службе кадров, юридической службе, др.) задающими генеральное направление выступают специалисты этих структурных единиц (кадровики, юристы, др.).

   Для инспектора по кадрам важным являются удобство использования; полнота информации, собранной в одном источнике; исключение дублирования информации в различных документах. При возникновении какого-либо вопроса, нет необходимости «поднимать» все документы личного дела. При желании анкету можно разработать таким образом, чтобы в ней указывалась вся информация, которая может понадобиться при оформлении нового сотрудника. В этом случае она служит неким справочным материалом, предоставляя возможность не «закопаться в бумагах» лишний раз.

   Априори анкета должна содержат следующие пункты:

• общая информация;
• информация о перспективах работы в компании;
• информация об образовании;
• информация об опыте работы;
• информация о профессиональных навыках;
• информация о рекомендациях;
• информация о здоровье;
• информация о хобби, увлечениях;
• информация о самооценке.

   Случай  с анкетированием при приеме на работу не в полной мере подпадает под  действие главы 14 «Защита персональных данных работника» Трудового кодекса  РФ.

   Ведь  в ней правом на защиту наделяется работник, то есть физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. При анкетировании, осуществляемом с целью подбора персонала, трудовых отношений еще нет. Соискатель в Трудовом кодексе РФ обозначен как «лицо, поступающее на работу». В отношении такого лица каких-либо оговорок глава 14 Трудового кодекса РФ не содержит.

   Однако, в том случае, если соискатель стал вашим работником, заполненная им анкета становится источником персональных данных, и работа с ней уже должна осуществляться по нормам статей 86 – 89 Трудового кодекса РФ. 

     1.3. Трудовой договор

   Трудовой  договор – основной документ, регламентирующий трудовые отношения между работником и работодателем, которые являются сторонами трудового договора. (Приложение 2). Заключение трудового договора с каждым работником – это обязанность работодателя. Оформление договоров обязательно не только в случае, если сотрудник принимается на постоянную работу, но и в случае совместительства и выполнения работниками определенного объема работ временного характера.

   Трудовой  договор является основанием возникновения  трудовых отношений.

   Трудовой  договор является двусторонним соглашением. Сторонами трудового договора являются работник и работодатель.

   Работник  – физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работодателем. 
Работодатель – юридическое лицо либо индивидуальный предприниматель или физическое лицо, вступившее в трудовые отношения с работником.