Городские и районные архивы по личным составам: функции, состав документов, особенности работы

Обеспечение Архива помещениями, отвечающими требованиям  длительного хранения документов, техническое  оснащение, оборудование, охрана, транспортное обслуживание, создание других, необходимых  для работы условий, осуществляется рай(гор)исполкомами за счет местного бюджета.

При смене  заведующего Архивом прием-передача дел производится с участием специально созданной комиссии, в состав которой  входят представители рай(гор)исполкома и соответствующего государственного архивного органа.

Акт приема-передачи утверждается рай(гор)исполкомом и представляется в отдел по архивам и делопроизводству облисполкома.

Ликвидация  и реорганизация архива осуществляется рай(гор)исполкомом по согласованию с отделом по архивам и делопроизводству облисполкома.

3. Передача документов  при реорганизации или ликвидации  организации

документ информация архив

3.1. Порядок  передачи документов ликвидируемой  организации

Передача  документов ликвидируемой организации  является обязанностью ликвидационной комиссии, создаваемой в соответствии с приказом о ликвидации. В зависимости от того, передает организация документы на хранение в государственный архив или нет, устанавливается различный порядок передачи и хранения дел ликвидируемой (реорганизуемой) организации.

При ликвидации (реорганизации) организации, передающей документы на государственное хранение, устанавливается следующий порядок передачи и хранения документов:

- если  при реорганизации организации  ее функция передаётся другой  организации, то последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела, а также личные дела сотрудников ликвидируемой организации и её архив;

-если  функции реорганизуемой организации  передаются нескольким организациям, то документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими временными сроками хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации;

-если  при ликвидации организации её  функции не передаются другим  организациям, то документы постоянного хранения передаются в соответствующий государственный архив, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу - в архив вышестоящей организации [14, c.67].

Перед передачей  документов ликвидируемой или реорганизуемой организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве организации (ведомственном архиве). Передача документов в государственный архив осуществляется по описям и оформляется актом.

При ликвидации негосударственной организации, документы  которой не передаются на государственное хранение (организация не имеет договора с учреждением государственной архивной службы), и при отсутствии правопреемника органы совместно с архивными учреждениями, обслуживающими соответствующую зону, обязаны принять меры по сохранности документов этой организации, определить порядок их дальнейшего хранения.

Документы постоянного срока хранения передаются ликвидируемой организации в зарегистрировавший ее орган по описям де постоянного хранения. Эти описи рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации, согласовываются с ней и утверждаются экспертной комиссией зарегистрировавшего организацию органа и руководителем этой организации.

Документы по личному составу ликвидируемой  организации в упорядоченном состоянии по описям дел также передаются в регистрирующие их органы. Описи дел по личному составу рассматриваются на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации.

Документы временного срока хранения ликвидируемой  организации, сроки, хранения которых  не истекли, по описям, номенклатурам  дел и другим учётным документам передаются в зарегистрировавший орган с соответствующей отметкой в них о приёме - передаче документов временного срока хранения.

Перед передачей  проводиться проверка наличия, состояния  и качества обработки документов, хранящихся в делопроизводстве и архиве. Передача документов осуществляется по акту.

Документы временного срока хранения, сроки хранения которых истекли в соответствии с действующим перечнем, подлежат уничтожению. При уничтожении составляется акт, который рассматривается на заседании экспертной комиссии ликвидируемой организации и утверждается руководителем. Уничтожение включенных в акт дел производиться за тот хронологический период времени, за который имеются утверждённые описи на дела постоянного хранения и по личному составу.

После передачи дел ликвидируемая организация должна представить в финансовые органы справку из зарегистрировавшего ее органа о сдаче на хранение документов постоянного хранения, дел по личному составу и документов постоянного хранения, сроки хранения которых не истекли.

Органы, принявшие от ликвидируемой организации  документы на хранение, ежегодно представляют в государственные архивы сведения о поступивших к ним документах. Эта информация используется в целях  защиты социально – правовых интересов граждан.

Сдача дел  в архив учреждения осуществляется по графику, утверждённому руководством учреждения. Архив принимает дела по описям и номенклатурам дел. Вместе с делами передаются регистрационные карточки на документы для пополнения справочного аппарата архива. Заведующий архивом расписывается в приёме дел на всех экземплярах годовых разделов описей, указывая дату приёма и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве учреждения.

До передачи в государственные архивы документы, подлежащие государственному хранению, хранятся в архивах учреждения: для центральных органов - 15; областных – 10; районных и городских - 5; материалы по личному составу - 75; записи актов гражданского состояния - 75 лет. По истечении этих сроков документы. Подлежащие государственному хранению, передаются из архива учреждения в Государственный архив на постоянное хранение.

3.2  Особенности  хранения документов ликвидированных организаций негосударственной формы собственности

Несколько иной порядок установлен для хранения документов ликвидированных организаций  негосударственной формы собственности.

Пунктом 19 Положения о НАФ определено, что в случае ликвидации негосударственных  организаций, являющихся источниками  формирования Национального архивного  фонда, и при отсутствии правопреемника органы, зарегистрировавшие их в качестве таких источников, обязаны принять  меры по сохранности документов этих организаций, совместно с архивными  учреждениями, обслуживающими соответствующую  зону, определить порядок их дальнейшего  хранения. Анализируя это положение, необходимо обратить внимание на два  аспекта. Во-первых, в соответствии с действующим законодательством  к числу источников формирования НАФ относятся все негосударственные  организации (в деятельности всех негосударственных  организаций образуются документы  постоянного срока хранения). Это закреплено также в Положении о порядке применения Перечня типовых документов органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь по организации системы управления, ценообразованию, финансам, страхованию, управлению государственным имуществом, приватизации, внешнеэкономическим связям с указанием сроков хранения, утвержденном постановлением Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 6 августа 2001 г. № 38 [18]. Следовательно, установленный порядок является единым для всех без исключения негосударственных организаций. Во-вторых, под органами, зарегистрировавшими негосударственные организации в качестве источников формирования Национального архивного фонда, понимаются структуры исполнительной власти, которые осуществили регистрацию негосударственных организаций в качестве субъектов хозяйствования (главным образом областные, городские и районные исполнительные комитеты).

Таким образом, обеспечение сохранности документов негосударственных организаций  является обязанностью этих организаций, которые создают соответствующие  архивы (архивы юридических лиц негосударственной  формы собственности). В случае ликвидации негосударственных организаций  сохранность их документов возлагается  на зарегистрировавшие их местные исполнительные и распорядительные органы.

В соответствии с постановлением Совета Министров  Республики Беларусь от 23 апреля 1997 г. был разработан и приказом Председателя Госкомархива от 22 мая 1997 г. № 13 утвержден Порядок хранения архивных документов ликвидированных субъектов хозяйствования [24]. Согласно этим нормативным актам в случае ликвидации негосударственных субъектов хозяйствования их документы постоянного срока хранения, а также документы временного срока хранения с неистекшими сроками хранения, включая документы по личному составу, должны были передаваться на хранение в зарегистрировавшие их органы, т.е. в областные, районные и городские исполнительные комитеты. В настоящее время в ряде местных исполкомов хранятся документы ликвидированных негосударственных структур.

Отсутствие  в местных исполнительных органах  достаточных условий для хранения архивных документов, а также необходимого штата профессионально подготовленных работников для их обработки и  использования потребовало создания специальных подразделений, которыми явились районные и городские  архивы по личному составу. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 26 марта 1998 г. № 464 облисполкомам  и Минскому горисполкому было рекомендовано  поэтапно образовать указанные архивы [23]. Потребность в их создании была продиктована необходимостью сохранности документов, прежде всего по личному составу, и в первую очередь ликвидируемых коммерческих и иных организаций в целях обеспечения прав и законных интересов граждан. Следует отметить, что ранее в БССР существовали районные и городские архивы, которые были ликвидированы в 60-е гг. в связи с созданием филиалов областных государственных архивов, преобразованных позднее в зональные государственные архивы.

Окончательный статус районных и городских архивов определен Декретом Президента Республики Беларусь от 17 декабря 2002 г. № 29 «О внесении изменений и дополнений в Декреты Президента Республики Беларусь от 16 марта 1999 г. № 11 и от 16 ноября 2000 г. № 22». Указанным Декретом Положение о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования изложено в новой редакции [5].

В соответствии с п. 63 Положения определено, что  ликвидационная комиссия обязана представить  в регистрирующий орган справку  соответствующего территориального (городского или районного) архива соответствующего местного исполнительного и распорядительного  органа о сдаче на хранение документов.

Таким образом, за получением архивной справки по документам, образовавшимся в процессе деятельности негосударственной организации, необходимо обратиться в саму эту  организацию, а в случае ее ликвидации – в соответствующий территориальный (городской или районный) архив  местного исполнительного и распорядительного  органа.

В настоящее  время районные и городские архивы действуют не во всех городах и  районах, процесс их создания продолжается. По состоянию на 1 января 2003 г. в стране функционировало 125 районных и городских  архивов по личному составу (в  Витебской области – 18, Брестской  – 19, Гомельской – 22, Гродненской – 17, Минской – 27, Могилевской – 21, г. Минске – 1). Полный список районных и городских архивов можно  получить в отделе по архивам и  делопроизводству соответствующего облисполкома.

Следует обратить внимание, что особая ситуация с хранением документов ликвидированных  негосударственных организаций  сложилась в городе Минске, где  длительное время отсутствовал городской  архив. В связи с этим уже после  принятия постановления Совета Министров  и Декрета Президента Республики Беларусь о создании районных и городских  архивов длительное время документы  ликвидированных организаций принимались  на хранение самим Мингорисполкомом, где находятся вплоть до настоящего времени. Лишь в декабре 2002 г. решением Мингорисполкома № 1792 «О создании и регистрации государственного учреждения “Минский городской архив”» был утвержден и зарегистрирован устав этого учреждения [25]. В настоящее время завершается организационное обустройство архива, переоборудование помещений и т.д., после чего в архив будут переданы документы ликвидированных организаций, находящиеся на хранении в Мин-горисполкоме. До этого с запросами социально-правового характера бывшим работникам ликвидированных негосударственных организаций, зарегистрированных в г. Минске, следует обращаться непосредственно в Мингорисполком.

Говоря  о хранении документов по личному  составу негосударственных организаций, нельзя не обратить внимание еще на один аспект проблемы. В соответствии с Законом о НАФ и Положением о НАФ документы негосударственных организаций могут быть переданы на временное хранение в государственный архив при согласии последнего и с компенсацией государству расходов по их хранению и использованию [16]. Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31 января 2000 г. № 125 утверждено Положение о порядке участия организаций в возмещении издержек по хранению документов в государственных архивах [15, c. 66]. Необходимо отметить, что многие ликвидируемые организации, главным образом расположенные в г. Минске, в условиях отсутствия Минского городского архива воспользовались соответствующим правом и передали свои документы за деньги на хранение в государственные архивы.

В Брестской  области возможным местом хранения документов негосударственных организаций, ликвидированных до создания районных и городских архивов, некоторое  время также будут оставаться соответствующие государственные  архивы области. Решение о создании районных и городских архивов  здесь было принято с опозданием – в конце 2002 г. В связи с  этим по решению Брестского облисполкома до конца 2002 г. документы ликвидированных  негосударственных организаций  на хранение принимали государственные  архивы области (согласно зонам обслуживания). До тех пор пока соответствующие  документы не будут переданы из них  во вновь созданные районные и  городские архивы, с социально-правовыми  запросами обращаться придется именно в государственные архивы.