Городские и районные архивы по личным составам: функции, состав документов, особенности работы

 

Содержание

 

Введение 4

1.1 Создание архивов городского и районного архива по личному составу 8

1.2 Порядок хранения документов по личному составу 10

1.3 Структура архивов, хранящих документы по личному составу 12

2. Особенности работы районных  и городских архивов по личному составу 16

2.1 Функции районных  и городских архивов по личному составу 16

2.2 Состав документов районных  и городских архивов по личному составу 18

2.3. Организация работы районных  и городских архивов по личному составу 19

3. Передача документов при реорганизации или ликвидации организации 22

3.1. Порядок передачи документов ликвидируемой организации 22

3.2  Особенности хранения документов ликвидированных организаций негосударственной формы собственности 25

Заключение 30

Список использованных источников 32

Приложение А. Форма ведомственной отчетности по основной деятельности городских и районных архивов по личному составу 36

 

 

 

 

Введение

 

Архив – совокупность архивных документов, а также архивное учреждение или структурное подразделение государственного органа, предприятия, учреждения, организации, осуществляющие комплектирование, учёт, хранение и использование архивных документов. Основными видами архивов в Республике Беларусь являются государственные, ведомственные (межведомственные) архивы и архивы негосударственной части Национального архивного фонда Республики Беларусь [9, c. 16].

Государственными  архивами в республики Беларусь являются республиканские, областные, зональные, районные и городские.

По истечении  указанных сроков, документы постоянного хранения, передаются в установленном комплекте, в упорядоченном состоянии, с соответствующим научно – справочном аппаратом и страховыми копиями, на особо ценные и уникальные документы на постоянное хранение в государственные архивные учреждения.

В архиве хранятся:

- законченные  делопроизводством документы, образующиеся  в результате деятельности структурных  подразделений и общественных  организаций;

- документы  ликвидированных организаций входящих  в систему учреждений, а также их предшественников;

- личные  фонды;

- печатные  издания, дополняющие материалы  архивы, а также материалы, необходимые для информационно - справочной работы;

- научно - справочный аппарат (описи дел,  каталоги и др.)

Архив –  важнейший заключительный участок  организации делопроизводства учреждения, который организует свою работу в соответствии с Законом республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь. В законе раскрыта сущность национального архивного фонда; определены порядок создания и виды архивов, их правовой статус, состав документов, поступающих на хранение, задачи и функции архивов и другие вопросы. В инструкции вместе с правилами по делопроизводству установлен порядок формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дели составление их описи, оперативного хранения документов и передачи дел в ведомственный архив и на государственное хранение.

В соответствии с этими нормативными актами, в министерствах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь разрабатывается Положение о ведомственном архиве, утверждаемое руководителем этих субъектов и согласовывается с соответствующими учреждениями государственной архивной службы, в котором предусматривают: правовой статус ведомственного архива; источники его комплектования; состав документов, поступающих на хранение; задачи и функции архива и его права, необходимые для их осуществления. Для работников архива (согласно штатному расписанию) разрабатываются должностные инструкции, где указываются виды работ, выполняемые работниками архива, их обязанности и права.

Должностная инструкция разрабатывается и для  лица, ответственного за архив в  организации (делопроизводство структурных  подразделений), выполнение которой начинается в соответствии с приказом руководителя. В ведомственном архиве составляются годовые планы и отчёты работы, графики передачи дел в ведомственный архив от структурных подразделений, график передачи дел постоянного хранения в государственный архив.

В годовом  плане работы архива указываются  конкретные вид работ с указанием объема каждого из них. Отдельные виды работ могут не иметь объёмных показателей (набор, контроль за работой сотрудников), тогда их трудоёмкость выражается только затратой времени [4, c. 61].

Районный (городской) архив по личному составу является структурным подразделением районного (городского) исполнительного комитета, осуществляющим прием архивных документов, предусмотренных настоящим примерным Положением, и их хранение в пределах установленных законодательством сроков.

Районный (городской) архив по личному составу руководствуется в своей работе действующим законодательством Республики.

Правовой  основой деятельности Архива являются Законы о Национальном архивном фонде  и архивах в Республике Беларусь, о местном управлении и самоуправлении в Республике Беларусь, распорядительные документы Совета Министров Республики Беларусь, Государственного комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь, областного, районного (городского) исполнительных комитетов.

Районный (городской) архив по личному составу содержится за счет средств местного бюджета. Штатная численность архива утверждается районным (городским) исполнительным комитетом. Оплата труда сотрудников архива устанавливается в соответствии с Постановлениями Совета Министров Республики Беларусь, Министерства труда Республики Беларусь для специалистов государственных архивов.

Районный (городской) архив по личному составу работает в соответствии с планом, согласованным с отделом по архивам и делопроизводству облисполкома и утвержденным рай(гор)исполкомом.

Организационно-методическое руководство работой архива по личному составу осуществляется соответствующим учреждением Государственной архивной службы.

Архив хранит документы Национального архивного  фонда республики временного срока  хранения, а также может осуществлять временное хранение документов и  постоянного срока хранения с  последующей их передачей в соответствующий  государственный архив.

Цель  курсовой работы: проанализировать работу городских  и районных  архивов  по  личным  составам. Исходя из цели, были поставлены следующие задачи: рассмотреть процесс создания городских и районных архивов по личному составу, изучить порядок хранения документов и структуру данных архивов, выявить особенности работы районных и городских архивов по личному составу, проанализировать процесс передачи документов при реорганизации и ликвидации организации.

 

1.Возниковение  и организация городского и  районного архива по личному  составу

1.1 Создание  городских и районных архивов  по личному составу

 

Законом Республики Беларусь от 6 января 1999 г. № 230-З «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе государственного социального страхования» (в редакции Закона от 25 октября 2000 г. № 438-3) введена система индивидуального (персонифицированного) учета, которая призвана защищать права граждан, прежде всего право на пенсионное обеспечение. [6] Постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 13 апреля 2000 г. № 502 «О внесении изменений и дополнений в Правила индивидуального (персонифицированного) учета застрахованных лиц в системе государственного социального страхования» и постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 27 сентября 2000 г. № 16 «Об утверждении Инструкции по заполнению форм документов персонифицированного учета» с изменениями и дополнениями, внесенными постановлением Министерства труда и социальной защиты от 23 мая 2002 г. № 80, определен порядок организации соответствующего учета, заполнения необходимых учетных форм [21, 22].

Введение  указанной системы является шагом  вперед в области защиты законных прав и интересов граждан, однако, к сожалению, в ближайшие десятилетия  это не избавит граждан от необходимости  обращаться по месту работы, в том  числе и прежней, за справками, подтверждающими  их трудовой стаж, размер заработной платы  и т.п.

Напомним, что в случае обращения граждан  с запросами социально-правового  характера (о трудовом стаже, заработной плате, образовании, службе в Вооруженных  Силах и т.п.) организации, учреждения, предприятия (далее – организации) обязаны выдать им необходимую информацию, которая оформляется в виде архивных справок. Если организация, по документам которой готовится архивная справка, продолжает свою работу, то проблем с получением необходимой информации у граждан обычно не возникает – главное, чтобы в организации сохранились соответствующие документы по личному составу. Законом Республики Беларусь от 6 октября 1994 г. № 3277–ХII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», с изменениями и дополнениями от 6 января 1999 г. № 236-3, для документов по личному составу установлен срок хранения в 75 лет. [12]

Гораздо сложнее обстоит дело в том  случае, если организация прекратила свое существование, была ликвидирована. Срок хранения документов по личному  составу такой организации остается неизменным – 75 лет, однако при этом возникают вопросы: куда должны быть переданы на хранение документы ликвидированной  организации? И куда, соответственно, следует обращаться гражданину за получением архивной справки?

В Республике Беларусь вопросы хранения документов ликвидированных организаций, в  том числе документов по личному  составу, достаточно полно урегулированы  на законодательном уровне. Однако необходимо иметь в виду, что сложившаяся  система хранения документов ликвидированных  организаций на протяжении последних  лет претерпела немало изменений. Кроме  того, при решении вопроса о  том, куда должны передаваться на хранение документы по личному составу  ликвидированных организаций, необходимо учитывать ряд факторов: форму  собственности организации, ее статус, ведомственную подчиненность и  др. 

Поэтому для того чтобы определить, в какую  организацию следует обращаться за получением архивной справки, необходимо знать порядок хранения документов субъектов хозяйствования (в том  числе ликвидированных) как действующий  в настоящее время, так и действовавший  на момент ликвидации организации.

 

1.2 Порядок  хранения документов по личному  составу

 

Основными документами, регулирующими данный вопрос, являются Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде  и архивах в Республике Беларусь»  и Положение о Национальном архивном фонде Республики Беларусь, утвержденное Указом Президента Республики Беларусь от 20 сентября 1996 г , № 373  с изменениями и дополнениями, внесенными Указом от 4 октября 2002 г. № 513 [12].

Отметим, что в случае реорганизации организации  независимо от формы собственности  документы, образовавшиеся в процессе ее деятельности, передаются правопреемнику.

Указанными  выше нормативными документами установлен различный порядок хранения документов при ликвидации организации, который зависит от ее формы собственности.

Статьей 16 Закона о НАФ и п. 9 Положения  о НАФ определено, что в случае ликвидации государственных организаций  документы, относящиеся к Национальному  архивному фонду Республики Беларусь (т.е. документы постоянного срока  хранения), передаются в соответствующий  государственный архив, а архивные документы с неистекшими сроками временного хранения и документы по личному составу – в архив вышестоящей организации. Следовательно, если государственная организация была ликвидирована, то ее документы по личному составу должны находиться в архиве вышестоящей организации [12].

Однако  это не означает, что для получения  архивной справки гражданину будет  достаточно обратиться в организацию, в которой он работает (работал), либо в архив вышестоящей организации  в случае, если эта организация  была ликвидирована. В соответствии с законодательством все организации  обязаны самостоятельно обеспечивать сохранность документов по личному  составу в течение установленного 75-летнего срока хранения. Действующее  законодательство в этом отношении  лишь закрепило существовавший ранее порядок: согласно Положению о Государственном архивном фонде СССР, утвержденному постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 г. № 274, для документов по личному составу устанавливался 75-летний срок хранения в ведомственных архивах (т.е. в архивах организаций). Вместе с тем необходимо помнить, что до 1980 г. действовало Положение о Государственном архивном фонде Союза ССР, утвержденное постановлением Совета Министров СССР от 13 августа 1958 г. № 914. Согласно данному Положению для материалов по личному составу устанавливался 40-летний срок хранения в ведомственных архивах. По истечении этого срока документы по личному составу наряду с документами постоянного хранения подлежали передаче в государственные архивы, и в ряде случаев находятся там до настоящего времени [3, c. 41].

Таким образом, до 1980 г. документы по личному составу  после 40-летнего срока их хранения в ведомственных архивах передавались на хранение в государственные архивы. Однако учитывая плохую сохранность  документов по личному составу в  организациях в то время, соответствующие  документы принимались на хранение в государственные архивы и до истечения 40-летнего срока их ведомственного хранения. Поэтому в государственные  архивы попали на хранение документы  по личному составу не только 30–40-х  гг., но и 50–70-х гг. XX в.