Экспертиза архивных документов

     ВВЕДЕНИЕ

     В настоящее время государственные  и муниципальные архивы, органы управления архивным делом, располагающие компьютерной техникой, активно используют информационные технологии в целях автоматизированной поддержки учета архивных документов. Широко внедряется программный комплекс "Архивный фонд", ставший общеотраслевой технологией учета. В ряде органов управления архивным  делом субъектов Российской Федерации программный комплекс "Фондовый каталог" применяется для работы с данными как государственных, так и муниципальных архивов. В Росархиве действует первая версия программного обеспечения для ведения автоматизированного ЦФК.

     В архивной отрасли сложились условия  для начала поэтапного внедрения  системы автоматизированного централизованного  государственного учета документов Архивного фонда РФ.

     Временный порядок автоматизированного государственного

учета документов архивного фонда Российской Федерации, разработан в соответствии с Основаниями законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации. В нем определяются основные принципы и требования к ведению в автоматизированном режиме государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах. 
 
 
 
 

1.ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

          2.1. Нормативно-методические  основы экспертизы  ценности документов

     Экспертиза  ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.

     Отнесение документов к составу Архивного  фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

     К критериям происхождения относятся: роль и место организации в  системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.

     К критериям содержания относятся: значимость события (явления), отраженного в  документе, значение имеющейся в документе информации, повторение информации документа в других документах, вид документа, подлинность документа.

     К критериям внешних особенностей относятся: форма фиксирования и  передачи содержания, удостоверения, оформления документа, его физическое состояние.

     При отнесении документов к составу  Архивного фонда Российской Федерации  учитывается фактор степени полноты  и сохранности фонда.

     Экспертиза  ценности документов проводится на основе:

       - действующего законодательства  и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

       - типовых и ведомственных перечней  документов с указанием сроков  их хранения, типовых и примерных  номенклатур дел;

       - нормативно-методических документов  Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

     Отбор электронных документов на архивное хранение осуществляется в результате экспертизы ценности ЭД, которая проводится экспертной комиссией организации.

     На  первом этапе экспертизы ЭД архив  совместно с делопроизводственной службой или службой, отвечающей за функционирование информационных технологий в организации, определяет перечень систем, тем и проектов, документы  которых могут иметь ценность в соответствии с общими критериями экспертизы. В рамках перечня проводится отбор ЭД на постоянное и временное хранение; перечень утверждается экспертной комиссией организации.

     Экспертиза  ЭД проводится экспертной комиссией  во взаимосвязи с документацией  организации на традиционных носителях (применяется в комплексе система общих и специальных критериев: значимость, полнота (завершенность) документа; аутентичность документа; отсутствие дублирующей информации в документах, принятых на архивное хранение).

     При приеме ЭД на хранение в архив учитываются факторы: ограничения на прием ЭД; завершенность процесса создания ЭД; стоимость возможного перевода ЭД в другой формат при приеме в архив; наличие законодательных актов, препятствующих передаче ЭД; наличие необходимой сопроводительной документации; соответствие типа электронного оборудования различным режимам хранения ЭД; затраты на обеспечение хранения.

          2.2. Организация  проведения экспертизы  ценности документов

     2.2.1. Экспертиза ценности документов  в организации проводится:

       - в делопроизводстве - при составлении  номенклатур дел, в процессе  формирования дел и при подготовке  дел к передаче в архив;

       - в архиве - в процессе подготовки  к передаче дел на постоянное  хранение.

     2.2.2. Для организации и проведения  работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию*, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК).

     * Для экспертизы ценности и  отбора на постоянное хранение  научно-технической и другой специальной  документации может быть создана  отдельная ЭК, состоящая из специалистов  по этой документации.

     В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК).

     2.2.3. ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя  организации из числа наиболее  квалифицированных работников в  количестве не менее трех человек. В состав ЭК организации в обязательном порядке включается руководитель архива или лицо, ответственное за архив.

     В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения, для которого данная организация  является источником комплектования.

     Председателем ЦЭК (ЭК) назначается один из руководящих  работников организации, курирующий вопросы  делопроизводства и архива.

     2.2.4. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются:

       - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

       - организация и проведение экспертизы  ценности документов на стадии  подготовки их к передаче в  архив организации;

       - организация и проведение отбора  и подготовки документов к  передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

     2.2.5. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются:

       - организация ежегодного отбора  дел для хранения и уничтожения;

       - рассмотрение и вынесение на  утверждение и согласование с  экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

       - подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

       - участие в подготовке и рассмотрении  проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

     2.2.6. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в  соответствии с планом работы  и по мере необходимости. Заседания  ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы  подписываются председателем и секретарем комиссии. Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем организации.

     Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении  проектов типовых и примерных  номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных  типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения.

          2.3. Порядок  проведения экспертизы ценности документов

     2.3.1. Экспертиза ценности документов  осуществляется ежегодно работниками  службы документационного обеспечения  управления совместно с ЦЭК  (ЭК) организации под методическим  руководством архива.

     2.3.2. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

     2.3.3. Отбор документов постоянного  и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

     Дела  с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью  определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

     Дела  с отметкой "ЭПК", содержащие документы  постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы  постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются  в самостоятельные дела.

     Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы  временного хранения, определяются по перечню документов с указанием  сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

     Подшивка  вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

     2.3.4. Архив проводит экспертизу ценности  документов при отборе их на  постоянное хранение под методическим  руководством соответствующего  государственного или муниципального  архива.

     2.3.5. Подготовка электронных документов  к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

       - проверка физического состояния  машинных носителей, предназначенных  для передачи в архив;

       - запись ЭД на машинные носители;

       - проверка качества записи;

       - описание ЭД;

       - проставление архивных шифров  на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;

       - подготовка комплекта сопроводительной  документации.

     Сопроводительная  документация ЭД должна быть достаточной  для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей).

          2.4. Оформление  результатов экспертизы  ценности документов