Экспертиза архивных документов

     Регламент определят ведение государственного учета в традиционном виде путем составления в архивах карточек с описаниями документов на уровне фонда, паспортов архивов (или структурных подразделений, выполняющих функции архивов) по установленной форме и передаче их в органы управления архивным делом для составления сводных паспортов и включения карточек в фондовые каталоги. В конечном итоге в Росархиве составляется сводный паспорт на документы Архивного фонда РФ, а карточки фондов включаются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Росархива. К середине 90-х годов каталог насчитывал около 2-х млн. карточек на 800 тыс. фондов, в нем отсутствовали указатели для поиска фондов, т.е. каталог не соответствовал своему назначению.

     Автоматизированная  система госучета организационно в основном повторяет традиционную. Архивы заполняют БД "Архивный фонд" описаниями фондов и формируют паспорта архивов практически в автоматизированном режиме. Копия данных отправляется в орган управления архивным делом субъекта РФ, где описания сливаются в один массив в программном комплексе "Фондовый каталог", и в нем же формируется сводный паспорт архивов субъекта РФ. Затем эти данные направляются в Росархив, где в программном комплексе "Центральный фондовый каталог" образуются сводные сведения по России. Федеральные архивы направляют свои массивы непосредственно в Росархив. Процедура повторяется каждый год.

     Эта организация работ закреплена во Временном порядке автоматизированного  государственного учета документов архивного фонда Российской Федерации, хранящихся в государственных и муниципальных архивах, утвержденного Росархивом в 2000 г. Во Временном порядке также определены показатели учета, которые должны быть внесены в БД в обязательном порядке. Те архивы, которые заполнили "обязательные" поля в БД на все фонды, имеющиеся в наличии, освобождаются от представления сведений в карточном виде.

     Программное обеспечение совершенствовалось, в  него добавлялись также функции  по автоматизации формирования всех видов научно-справочного аппарата к документам архива и др. Сейчас функционируют третьи версии программного обеспечения.

     Автоматизированная  система ежегодно расширяется, охватывает все большее число архивов, увеличивается  информационный ресурс. Несмотря на большое  число работающих в системе архивов, их количество остается недостаточным. Основной причиной такой ситуации была- нехватка компьютерной техники. К тому же техника была распределена крайне неравномерно. БД "Фондовый каталог" ведется в 33-х органах управления субъектов РФ, хотя система автоматизированного учета функционирует в 61 субъекте РФ. Это является следствием того, что органы управления архивным делом, как правило, слабее, чем государственные архивы, укомплектованы компьютерной техникой и имеют маленький штат сотрудников.

     Происходит  последовательное увеличение объемов введенной информации. В течение последних лет Росархив постоянно выделяет средства на приобретение компьютерной техники для архивов. Вначале в центре внимания были федеральные архивы, затем - госархивы субъектов РФ, в последние два года даются средства на оснащение муниципальных архивов на паритетных началах с субъектами РФ, однако темпы и объемы увеличения компьютерного парка остаются недостаточными.

     Росархив  оказывает архивистам консультационную помощь в налаживании автоматизированного учета, исправляет ошибки в заполнении БД (и пересылает исправленные массивы в архивы, контролирует своевременность присылки массивов, ежегодно рассматривает на коллегии ход работ по автоматизированному государственному учету.

     Пути  развития системы автоматизированного учета не ограничиваются наращиванием информационного ресурса архивной отрасли.

     Регламентом государственного учета документов Архивного фонда РФ предусматривается  участие государственных музеев и библиотек. Существуют соответствующие  методические документы: Правила работы музеев по учету и организации хранения письменных документов Государственного архивного фонда СССР (1990) и Правила учета документов ГАФ СССР, постоянно хранящихся в фондах библиотек системы Министерства культуры СССР (1991), вышедшие под грифом Министерства культуры СССР и Главного архивного управления при Кабинете министров СССР. Была разработана Инструкция по заполнению паспорта государственного музея, библиотеки (в части документов Архивного фонда Российской Федерации), утвержденная совместным приказом Министерства культуры РФ и Федеральной архивной службы России в 2000 г. В соответствии с этим же приказом в октябре 2000 г. был проведен отделом обеспечения сохранности и государственного учета совместно с департаментом культурного наследия Минкультуры рабочий семинар для специалистов федеральных музеев и библиотек. Основные положения учета документов Архивного фонда РФ включены в проект новой Инструкции по учету и хранению предметов музейного фонда, работу над которым завершает Федеральное агентство по культуре и кинематографии.

     Также предстоит большая работа по внедрению  автоматизированного учета в  архивах РАН, ряде ведомственных  архивов, осуществляющих постоянное хранение документов Архивного фонда РФ.

  «Архивный фонд» обеспечивает создание информационного массива о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда, описи, дела. Это позволяет осуществлять учёт, контроль за хранением документов, состоянием НСА. Программой предусмотрено автоматическое формирование паспорта архива, перечней фондов и описей, текста путеводителя по фондам архива.

    Информационные  технологии в решении  проблем в работе с архивами документов

    1. Проблемы

    2. Решение проблемы

Специалисты компании "Триал электроникс ПЛС" видят решение перечисленных  проблем в выполнении следующих  условий:

1. Создание, внедрение и использование в архивном деле интегрированных автоматизированных систем "Электронный архив" (АИС ЭА) с возможность удалённого доступа к электронным документам.
2. Разработка и внедрение технологии работы, как с бумажными, так и электронными документами при использовании АИС "Электронный архив".
3. Разработка и использование регламентов взаимодействия между субъектами архивного делопроизводства.
4. Обеспечение технического и методологического сопровождения АИС "Электронный архив" на всём протяжении её жизненного цикла.
5. Обеспечение авторского надзора со стороны РАЗРАБОТЧИКА за соблюдением технологий и регламентов работы с бумажными и электронными документами.

    3. Цель создания  АИС "Электронный  архив"

Цель  создания АИС "Электронный архив" заключается в разработке необходимых  организационно-правовых и информационно-технологических  механизмов информатизации архивного  процесса государственных и ведомственных архивов и его интеграции в научно-образовательные, культурные и общественно-политические процессы.

Достижение  поставленной цели построения эффективно работающего электронного архива может  быть обеспечено путём:

• Формирования нормативно-методической базы создания и использования АИС ЭА;
• Разработки и внедрения типовых технологий архивных процессов;
• Разработки технологии предоставления различных видов архивных информационных услуг различным категориям пользователей;
• Разработки технологии мониторинга состояния архивной системы;
• Внедрения разработанных технологий в государственных, муниципальных и ведомственных архивах;
• Создания эффективного механизма координации субъектов архивного процесса;
• Интеграции существующих информационных ресурсов архивного процесса;
• Решения вопросов стандартизации и технологической согласованности информационных ресурсов субъектов архивного процесса.

Для достижения цели создания АИС "Электронный  архив", специалисты "Триал электроникс  ПЛС" предлагают заказчикам технологию работы с бумажными и электронными документами, представленную далее по тексту на рис.1.

 
Рис.1 Технология работы с бумажными  и электронными документами 

Предлагаемая  технология реализуется с использованием подсистем:

• Подсистема ввода документов, реализуемая на базе протяжных и книжных сканеров, а так же программного обеспечения AIDIS 6.5.1 и Finereader ORC 8.0;
• Подсистемы управления архивными фондами документов, реализуемой на базе программного обеспечения АС-архив;
• Подсистемы хранения документов на базе роботизированных DVD-библиотек KUBOTA.

    7. Основные мероприятия  по внедрению АИС  "Электронный архив"

7.1. План работ по вводу системы  в эксплуатацию:

• Разработка организационного обеспечения проекта,
• Анализ существующей технологии работы с документами,
• Разработка Технического проекта АИС "Электронный архив", Инсталляция программного обеспечения на сервер и рабочие места,
• Установка, монтаж и настройка оборудования подсистем ввода и хранения документов (сканеры и DVD-библиотеки),
• Адаптация программного обеспечения по специфику деятельности заказчика,
• Внедрение "пилотной" версии АИС "Электронный архив".

 
 
7.2. Организация работы пользователей  в АИС ЭА:

• Обучение пользователей,
• Разработка инструкций по работе с системой.

 
 
7.3. Разработка и запуск технологии  перевода документов архивного  фонда в электронный вид - "пилотный" проект по оцифровке.  
 
7.4. Определение направлений дальнейшего развития АИС ЭА.Гарантийное и послегарантийное обслуживание:

• Гарантийное сопровождение,
• Послегарантийное сопровождение и авторская поддержка.

 
 
7.5. Работы по оцифровке документов:

• Расшивка дел,
• Подготовка документов к сканированию,
• Сканирование бумажных документов,
• Подготовка и обратная сшивка дел,
• Индексация электронных графических образов отсканированных документов - создание массива электронных документов,
• Запись электронных документов на DVD-носители,

     Ввод  электронных документов в систему  электронного архива. 

• .