Таблица, используемая в актах:
№ Заголо- Дата де- Номера Индекс
Количест- Сроки Примеча-
п/п вок дела ла или описей
дела (то- во дел, хранения ние
или крайние
(номен- ма, час- ТОМОВ, дела (то-
групповой
даты дела клатур) ти) по но- статей ма,
час-
заголо- за
год(ы) менклату- ти) и но-
вок дел ре
или но- мера ста-
мер дела
тей по пе-
по описи
речню
1 Справоч- 1970 — Номенк- 02—
26 2 3 года.
ные мате-
1971 гг. латура ст. 24
риалы
о 1970,
контроле
1971 гг.
исполне-
ния
№ Заголо- Дата де- Номера
Индекс Количест- Сроки Примеча-
п/п вок дела ла или описей
дела (то- во дел. хранения ние
или крайние
(номен- ма, час- томов. дела (то-
групповой
даты дела клатур) ти) по но- статей ма,
час-
заголо- за
год(ы) менклату- ти) и но-
вок дел ре
или но- мера ста-
мер дела
тей по пе-
по описи
речню
2 Кварталь- 1970— Номенк- 03
- 18 6 3 года, Оставле-
ные пла-
1973 гг. латуры ст. 74 ныгодо-
нырабо- 1970-
вые
ты управ-
1973 гг.
ления
3 Перепис- 1970— Номенк- 05 -32
4 3 года.
ка с гор-
1973 гг. латуры ст. 163
финотде-
1970—
лом и
рай- 1973 гг.
финотдела-
ми по
финансо-
вым опе-
рациям
4 Отчеты 1964— Оп. 21 за № 68 —
25 10 лет. Сведения
торговых
1966 гг. 1965 г., 74 ст. 213 отражены
предприя-
оп. 36 за № 65 — в сводном
тий о то-
1966 г. 72 отчете
варных оп.
47 за № 71 — управле-
запасах
1967 г. 80 ния
5 Сведения 1974— Номенк- 09—
12 2 1 год.
о ходе
за- 1975 гг. латуры ст. 4066
ключения
1974—
магазина-
1975 гг.
ми дого-
воров
на
поставку
и отгруз-
ку това-
ров
6 Копии 1971 г. Номенк- 01 ~02 1
До мино- Сведений
приказов
латура вания на- о работе
Минис- 1971
г. добности, управле-
терства
ст. 156 нияне
торговли
имеется
РСФСР
Итого
146 (сто сорок шесть) дел за
1964 — 1975 гг.
(цифрами
и прописью)
7. Организация работы по
экспертизе ценности документов
в государственных архивах
Проведение экспертизы
ценности документов в государственных
архивах по организации и методике
работы несколько отличается
от ее проведения в ведомственных
архивах. Это объясняется прежде
всего тем, что государственные архивы
в отличие от ведомственных хранят документы
лишь постоянного хранения. Документы
временного хранения, попавшие в государственные
хранилища при национализации архивов
и в 20 — 30-е годы, были, как правило, выделены
из фондов при неоднократно проводившихся
архивистами экспертизах ценности.
Кроме того, в государственном
архиве находятся многоотраслевые
хранилища, собравшие документы
учреждений и предприятий различных
уровней всех отраслей экономики
и культуры, действующих на данной
территории. В связи с этим
в государственных архивах проводится
экспертиза двух видов: целевая
экспертиза — самостоятельный
вид работы; попутная экспертиза
— в ходе переработкой совершенствования
описей дел.
Цель проведения экспертизы
— освободить архивные фонды
от малоценных документов, содержащих
повторяющуюся или поглощенную
информацию. Такие документы могут
быть выявлены при переработке
архивных фондов в ходе составления
заголовков дел, систематизации
дел по структурным подразделениям
или годам, а также в пределах
названных разделов схемы систематизации.
Объем дел, выделяемых к уничтожению
при проведении этих работ,
может быть и невелик. Если
количество документов, не подлежащих
хранению (дублетные, поглощенные,
не имеющие ценности), значительно,
то проводится целевая экспертиза.
В большинстве случаев в госархивах целесообразно
проводить комплексную целевую экспертизу,
при которой изучаются: фонды учреждений
одной системы — вышестоящее учреждение
и ему подведомственные (например, облздрав
— райздравы — клинические больницы —
районные больницы — санэпидемстанции
— бюро медицинской статистики); фонды
однородных учреждений, деятельность
которых связана с определенной территорией
{строительные, строительно-монтажные
управления, действующие в крае или области);
архивные фонды лиц, связанных между собой
родственными, служебными или другими
отношениями.
Осуществление комплексной
экспертизы в госархиве начинается
с определения фондов, по которым ее следует
провести. Для этого составляется список
фондов с указанием их номеров, наименований,
хронологических границ документов и
объема дел, а также очередности проведения
работы с фондами.
Прежде чем приступить
к непосредственному просмотру
дел, необходимо изучить историю
фондообразователя (для фондов личного
происхождения — биографию фондообразователя)
и фонда. Это позволит правильно определить
место и значение учреждения в системе,
установить его связи (как внутриотраслевые,
так и межотраслевые), узнать, проводилась
ли ранее по фонду экспертиза ценности
документов, когда и в каких объемах, по
каким категориям дел. Для такого изучения
используются учетные документы (в основном
дело фонда) и описи дел, при просмотре
которых изучаются состав и содержание
документов, намеченного к экспертизе
фонда. Перед экспертизой больших по объему
документов, сложных фондов или комплексов
фондов составляется рабочая инструкция,
которая раскрывает особенности проведения
работ по данному фонду или группе фондов,
предлагает методику, а также организацию
проведения экспертизы (этапы и очередность
работы, трудовые затраты, сроки проведения
и т.п.).
В целях повышения
качества экспертизы ценности
в госархивах могут составляться примерные
перечни документов, подлежащих и не подлежащих
дальнейшему хранению. Такие перечни целесообразно
разрабатывать по сложным и многообъемным
фондам, например издательствам, вузам,
народным судам, прокуратурам. Подобные
перечни значительно упростят работу
по оценке документов.
Изучение дел при
комплексной экспертизе нужно
начинать с фонда вышестоящего
учреждения системы. Дела просматриваются
полистно (просмотр дел только
по описям не допускается). При
дальнейшем просмотре дел подведомственных
организаций устанавливается следующее:
дублеты, поглощенная информация,
степень ее поглощенности, разночтения
в информации руководящих и
подведомственных учреждений и
т.п. С учетом особенностей
документов, содержащих сходную
информацию, определяется фонд (или
структурное подразделение), где
оставляется на хранение документ.
Предпочтение отдается подлиннику
документа. На хранение могут
быть оставлены и дублетные
экземпляры особо ценных документов,
которые выявляются, как правило,
в ходе экспертизы, а также
документы, содержащие важные
для решения вопроса и последующего
использования визы, резолюции, поправки
текста и др.
При проведении экспертизы
необходимо соблюдать особую
осторожность в оценке документов,
созданных до 1945 г. включительно,
так как документы за тот
период в силу ряда обстоятельств
не требуют массового выделения
к уничтожению. Определение сроков
хранения тех или иных категорий
документов проводится в соответствии
с действующими типовыми и
ведомственными перечнями.
Оформление результатов
экспертизы ценности документов
проводится при целевой экспертизе
только актом, а при попутной
— актом и описью. Документы,
оформляющие результаты экспертизы,
рассматриваются сначала ЭМК
госархива, а затем (в соответствии с установленным
Главархивом СССР порядком) рассматриваются
и утверждаются на ЭПК архивного органа
или ЦЭПК Росархива. По утвержденным актам
вносятся изменения в учетные документы
архива, а выделенные к уничтожению документы
передаются по приемосдаточной накладной
на утилизацию бумагоперерабатывающим
фабрикам.
8. Методология экспертизы
ценности электронных документов
нуждается в развитии
По мере движения
нашего общества к современным
методам хозяйствования и управления
решение проблем формирования
и хранения электронных информационных
ресурсов начинает приобретать
общенациональный характер. Об этом
свидетельствует принятие федеральной
целевой программы «Электронная Россия»
и соответствующих региональных программ
(в частности, «Электронная Москва»), Задачи
поставлены сложные: беспрецедентное
развитие ИТ-отрасли, прорыв в области
информационного законодательства, создание
инфраструктуры «электронных правительств»
и «государственных электронных закупок»,
переход к полному электронному документообороту
между государственными структурами,
формирование открытых всему обществу
национальных информационных ресурсов
и средств доступа к ним, широкомасштабная
реализация образовательных программ
и т. д.1
За всем этим просматривается
желание стать вровень с мировыми
лидерами в области экономики
и политики. И как уже часто
бывало в истории России, в
этой гонке за лидером мы
формируем, укрепляем, украшаем
лишь фронтальные части нашей
«преследующей колонны», забывая
обеспечить и своевременно подтянуть
тылы. Разрабатывая программы информатизации
страны, их авторы, похоже, совершенно
не задумываются о том, что
будет с создаваемыми электронными
информационными ресурсами через
15-20 лет, когда полностью обновятся
аппаратные и программные платформы
компьютеров, иначе архивной службе
в них отводилась бы более
значительная роль. Кто должен
обеспечивать сохранность электронных
документов в долгосрочной перспективе
- организации или государственные
архивы, специалисты по ИТ или архивисты?
Мы уже имеем печальный опыт долговременного
хранения баз данных и других электронных
документов, которые создавались в 1970
- 1980-е годы в вычислительных центрах министерств
и ведомств. Практически все они погибли
- главным образом потому, что не были вовремя
переведены на новые технологические
платформы. Некому было оценить, какие
ресурсы заслуживают долговременного
хранения, а какие нет, поскольку у сотрудников
ИТ-подразделений иные задачи, чем у архивистов.
Возможно, авторы программ рассчитывают
на то, что со временем (через 10 - 15 лет)
часть электронных ресурсов будет передана
на хранение из организаций в государственные
архивы, как это сейчас практикуется с
письменными документами. Но при этом
упускается из виду принципиальная разница
между электронными и бумажными документами
- зависимость первых от изменчивости
технологической среды. Мировая практика
хранения электронных документов показала,
что решения о том, какие документы, где
и в каких форматах постоянно хранить,
когда осуществлять передачу на постоянное
хранение, должны приниматься не в последний
момент перед приемом-передачей, а при
создании документов или, лучше, при техническим
проектировании информационной системы,
где они будут возникать. Сейчас наступил
решающий момент в определении судьбы
будущих электронных информационных ресурсов
России: от того, какая модель их храпения
(распределенная или централизованная)
будет принята, зависят состояние и объем
электронных документов, которые у нас
сохранятся через два десятка лет.
Пока архивистам следует
сосредоточиться па решении проблем
методологического и методического
характера, в первую очередь
касающихся экспертизы ценности,
обеспечения сохранности и учета
электронных документов. Основные
правила работы архивов организаций
в этой части противоречивы
и недостаточны. Об этом и говорится
в статье С.В. Дрокова, которая
носит дискуссионный, если не провокационный
характер. В ней содержится целый ряд интересных
замечаний и предложений, с которыми можно
соглашаться или спорить.
Пожалуй, нельзя полностью
согласиться с тем, что «идентификатор
электронной копии документа» (реквизит
№30 по ГОСТ 6.30-2003) может стать
отправной точкой в учете электронных
документов. Дело в том, что
поисковые данные файла зачастую
меняются в ходе проведения
службой ИТ разнообразных работ с информационными
ресурсами, например при оптимизации дискового
пространства сервера или переустановке
программного обеспечения на отдельных
компьютерах. Правда, предложенная СВ.
Дроковым «технологическая цепочка по
сбору и обеспечению сохранности» электронных
документов с использованием реквизита
№30 может быть реализована в двух случаях:
во-первых, когда файлы документов состоят
в полном распоряжении их создателей или
службы ДОУ (а лучше всего -архива организации),
которые получат возможность по своему
усмотрению организовывать формирование
папок с файлами и, главное, контролировать
их целостность, а во-вторых, при наличии
в организации системы электронного делопроизводства
и документооборота, не только спроектированной
с учетом требований службы ДОУ и архива,
но и введенной в эксплуатацию по согласованию
(если не по утверждению) с этими структурными
подразделениями.
В последнем случае
в реквизите №30 имеет смысл
указывать поисковые данные электронной
регистрационной контрольной карточки
(РКК) документа, к которой прикреплен
файл. Она, как правило, хранится
в базе данных. Тогда, куда бы
файл (или несколько файлов с
вариантами документа) ни перемещался,
система автоматически регистрирует
его новые поисковые данные (путь
к файлу). Однако подобный подход
требует разработки системы учета
самих баз данных с РКК документов
и другими документальными ресурсами,
которая не предусмотрена Основными
правилами работы архивов организаций.
Вряд ли стоит исключать
службу ИТ организации из числа «альтернативных
помощников» архива в подготовке перечня
систем, тем и проектов. Если появятся
правовые нормативные акты, обязывающие
организацию учитывать и хранить фонд
электронных документов, и будут установлены
четкие и прозрачные требования архивистов
к процедурам и форматам создания, храпения
и передачи в государственный архив электронных
документов, то наладить такое взаимодействие
вполне реально. При этом роли архивистов
и технических специалистов могут разделиться:
первые будут отвечать за учет, описание
и экспертизу ценности электронных документов
с общих докумснтоведческих и архивоведческих
позиций, вторые - рассматривая вопросы
учета и экспертизы ценности электронных
документов. С.В. Дроков сосредоточился
лишь на прикладных программных средствах
(ППС) - попросту говоря, исполняемых программах,
которые позволяют пользователю легко
обрабатывать данные. Он ошибочно предположил,
что это будет осложнено авторскими и
имущественными правами организации на
ППС. В действительности дело обстоит
иначе. Замечательно, что ППС отражаются
в бухгалтерской отчетности, однако архивы
и архивные службы в большей степени интересуют
сами данные,