Как улучшить управление проектами в организации

    Использование практики системного управления проектами  и необходимой формализации функций  управления проектами обычно требуют  значительных изменений во взглядах, позициях, а также в понимании  ответственности, методов и отчетных взаимоотношений на всех уровнях  организации. Такие изменения могут  также затронуть вышестоящую  управляющую организацию и организации, представленные в проектных командах.

    Факторы, действующие в рамках проекта, такие  как уровень организационной  культуры вовлеченных организаций, отраслевые, географические и национальные особенности, создают стойкие препятствия, или барьеры, на пути перемен. Для преодоления этих барьеров требуются очень серьезные усилия. Тем не менее, если их не преодолеть, то такие барьеры могут существенно снизить эффективность действий, направленных на улучшение управления проектами.

    Для успешного осуществления требуемых  изменений, мы рекомендуем применять  следующую пятифазовую стратегию, призванную помочь в преодолении или смягчении указанных барьеров:

    попытайтесь идентифицировать и ясно понять возможные  препятствия, которые могут возникнуть на пути предлагаемых изменений;

    создайте  атмосферу, в которой потребность  в переменах будет четко осознаваться, найдите и используйте мотивацию, способствующую преодолению барьеров;

    проведите необходимую разъяснительную работу и, используя знания и опыт, полученные на двух предыдущих этапах, обучите  всех вовлеченных в проект людей;

    разработайте  «проекты изменений» с целью внедрения  новых подходов к управлению проектами  и использования этой практики для  планирования и исполнения этих «проектов»;

    модифицируйте и развивайте указанные подходы  и способы их применения для преодоления  существующих и предотвращения возможных  культурных и иных барьеров.

    Идентификация барьеров. Для успешного преодоления  сопротивления изменениям, каждая организация  должна, в первую очередь, идентифицировать и присвоить приоритеты ключевым изменениям, направленным на создание эффективной системы управления проектами. После этого следует  определить барьеры, препятствующие каждому  из этих изменений, так, чтобы стало  возможным разработать и осуществить  стратегию их преодоления. Среди  основных барьеров можно выделить следующие:

    несоответствие  директив от двух начальников - функционального  и проектного;

    различие  целей проекта и подразделения;

    совмещение  командной работы и индивидуального  вознаграждения.

    В дополнение к барьерам, относящимся  к области «чистого искусства» - управления проектами, - не стоит забывать и о межкультурных барьерах, связанных  с многочисленными недоразумениями  на национально-этнической, исторической и иной почве. Они появляются в  самых неожиданных местах — проектах совместных предприятий (когда в  рамках одного предприятия сталкиваются различные корпоративные культуры), проектах, распределенных между разными  отраслями промышленности, и, разумеется, в многонациональных проектах, где  люди вообще разговаривают на разных языках.

    Управление  проектами - это управление изменениями. Улучшение способности организации  управлять проектами требует  значительных перемен. Проведение улучшений  в управлении проектами само по себе нуждается в применении эффективной  практики менеджмента и должно рассматриваться  только в долгосрочной перспективе, нацеленной на радикальное повышение  ценности организации. Не существует универсального средства, с помощью которого можно  разом разрешить все жизненные  ситуации и преодолеть все препятствия.

    Концепция управления в каждом конкретном случае должна быть сформулирована в точном соответствии с ситуацией и учетом «индустриально-культурных» особенностей всех вовлеченных в управление проектом команд. Успеху в преодолении этих барьеров на пути к эффективному менеджменту  может способствовать описанная  выше пятифазовая стратегия