Классификация документов

1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

Документ - зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать  любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Данный процесс записи информации является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа. От правильной организации работы с документами зависит эффективность работы учреждения¹.

С помощью документации осуществляется:

1. планирование;
2. финансирование;
3. управление;
4. бухгалтерский учет;
5. отчетность.

Отобразив информацию, документ обеспечивает:

1. ее сохранность;
2. сбор (накопление);
3. многократное использование;
4. возможность передачи;
5. возможность обработки информации;
6. использование информации в дальнейшем².

С целью организации  и повышения эффективности работы с документами принято распределение  их по группам - классификация документов. Условно документы можно разделить на следующие группы:

По способу фиксации:

1. письменные – все документы, созданные рукописным или машинописным способом;
2. графические – чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.
3. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях (кино- и фотопленка);
4. акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По содержанию:

1. организационно-распорядительные;
2. финансово-бухгалтерские;
3. научно-технические;
4. по труду;
5. отчетно-статистические.

По наименованию:

1. приказы;
2. уставы;
3. положения;
4. протоколы;
5. распоряжения;
6. инструкции;
7. правила и т.п.

По месту  составления:

1. входящие;
2. исходящие;
3. внутренние.

По степени гласности:

1. обычные;
2. секретные;
3. для служебного пользования.

По происхождению:

1. официальные (служебные);
2. личные (касающиеся интересов конкретного лица).

По видам:

1) индивидуальные – разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования;

2) трафаретные – изготавливаются типографическим способом;

3) примерные – разрабатываются вышестоящими органами для организации своей системы, но носят рекомендательный характер;

4) типовые – разрабатываются заранее вышестоящими органами и носят обязательный характер.

По юридической  силе:

1. подлинные, подразделяются на действительные и недействительные;
2. подложные – документы, оформленные или содержание которых не соответствует истине.

По срокам хранения:

1. постоянного хранения (бессрочного);
2. долговременного хранения (свыше 10 лет);
3. временного хранения (до 10 лет)³.

По степени сложности:

1. простые – содержат один вопрос;
2. сложные – содержат несколько вопросов.

По срокам исполнения:

1. срочные;
2. несрочные.

По назначению:

1. оригиналы (подлинники);
2. копии;
3. выписки.

По роду деятельности документы классифицируют на системы  документации:

1. плановая;
2. стандартов и технических условий;
3. организационно-распорядительная;
4. первичная учетная документация;
5. расчетно-денежная;
6. отчетно-статистическая;
7. для строительства и т.д.

В настоящее  время любой документ должен отвечать следующим требованиям:

1. быть составленным по установленной форме, соответствовать стандартам;
2. издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а также лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;
3. издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Соответствие  этим требованиям при создании документов приводит к необходимости следования принципам стандартизации и унификации.

Как вытекает из вышеизложенного, существуют различные  виды классификации одной и которых является классификация по содержанию или по видам деятельности. В данной классификации документы принято разделять на четыре большие группы:

1. организационно-распорядительные;
2. информационно-справочные;
3. финансовая документация;
4. по снабжению и сбыту.

Для классификации документов в пределах одного учреждения составляют классификационные схемы - классификаторы. Они бывают двух типов: структурные и производственно-отраслевые.

В классификаторе структурного типа документацию делят на части в соответствии со структурными подразделениями. Рубриками являются названия структурных подразделений, а статьями - названия видов документов.

 Если в  организации нет четкого деления  на структурные подразделения,  то наиболее удобным является классификатор производственно-отраслевого типа.

 Классификаторы составляют на основе положения об учреждении и его структурных подразделениях, а также должностных инструкций.

При составлении  классификатора могут быть использованы номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

Движение документов в учреждении составляет ее документооборот.

Документооборот – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: документы, поступающие из других организаций (входящие), документы, отправляемые в другие организации (исходящие), документы, создаваемые в организации, используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).⁴

При организации движения документов необходимо выполнение следующих правил:

1. Максимальное сокращение инстанций прохождения документов;
2. Исключение или максимальное ограничение возвратных движений документов;
3. Максимальное единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных категорий документов, исходя из того, что каждое перемещение документа должно быть оправданным⁵.

Документооборот делится на несколько частей - потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь  в управлении, их различают по направлению и по отношению к управленческому процессу. По направлению документопотоки делятся на:

1. горизонтальные потоки, связывающие учреждения одного уровня;
2. вертикальные, связывающие учреждения различных уровней.

Информация, зафиксированная  в документе - это основание для принятия управленческих решений, доказательство их исполнения, материал для справочно-поисковой работы. Именно поэтому документы имеют единые правила составления и оформления.

 

 

2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВХОДЯЩИМИ ДОКУМЕНТАМИ

 

Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем или работником службы делопроизводства, дальнейшей сортировки и регистрации. После рассмотрения их руководителем и простановки резолюции документы направляются на исполнение.⁶

Входящие документы образуют 3 направления движения:

- руководству организации;

- руководству структурных подразделений;

- непосредственно специалисту.

Все поступившие  в организацию документы, независимо от способа поступления, (почта, телеграф, спецсвязь, факс, электронная почта) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства.

Задача службы делопроизводства - организовать учет поступления документов из всех источников, их первичную обработку, координировать их движение⁷.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов:

1.  Прием и  первичная обработка документов.

2.  Предварительное  рассмотрение и распределение  документов.

3.  Регистрация  документов.

4.  Рассмотрение  документов руководством.

5.  Передача  документов на исполнение.

6.  Контроль  исполнения.

7.  Подшивка  документов в дела.

В нормативных  документах регламентированы правила  первичной обработки поступивших  документов. Они сводятся к следующему:

1.  Проверяется  правильность доставки. Ошибочно  доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату.

2.  Проверяется  целостность упаковки, сохранность  печатей, конверты вскрываются,  проверяя комплектность и сохранность  вложений. При обнаружении повреждений  конвертов, отсутствия документов, приложений к ним, несоответствия документов и приложении об этом сообщают отправителю.

3.  При поступлении  машиночитаемых документов обрабатывается  только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке  передаются по назначению⁸.

4.  Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма⁹.

5.  Текст поступившей  телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке  или в журнале и оперативно  передается руководителю, которому она адресована¹⁰.

6.  Как правило,  конверты уничтожают. Сохраняют  конверты (подкалывая их к документу)  только в тех случаях, когда  на документе отсутствует обратный  адрес, когда дата на почтовом  штемпеле имеет значение для  доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда.

7.  Документы  с пометкой «лично» не вскрываются,  а передаются адресату. Если в  конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации.