Классификация документов
Реферат, 28 Октября 2013, автор: пользователь скрыл имя
Краткое описание
Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем, при этом, может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Содержимое работы - 1 файл
Организация работы с входящей и исходящей документацией в государственном учреждении.doc
— 117.50 Кб (Скачать файл)Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело.
- ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ
Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов (составление черновика, подготовка проекта документа, его согласование (визирование), удостоверение, регистрацию, отправление), а на этапе исполнения — входящих документов (прием, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение).
Внутренние
документы имеют ряд
- проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы;
- протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования.
Структурные подразделения некоторых организаций могут находиться в разных зданиях или районах города. В таких случаях рекомендуется организация доставки документов курьерами.
В пределах структурного подразделения наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию из службы ДОУ, возвращать исходящие документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.
Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ ЛИТЕРАТУРЫ
- Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синте
з», 2006 - 187с.
- Басаков М.И. Делопроизводство. - М.: «Тандем», 2006 – 168с.
- ГОСТ РФ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения» от 27.02.1998.
- ГСДОУ. Общие требования к документам и службам ДОУ. - М., 1991.
- Документы и делопроизводство: Справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2005 - 271с.
- Документационное обеспечение деятельности организации. Барановский В.П. Учебное пособие. - М.: «Тандем», 1999
- Замыцкова О.И. Делопроизводство: Учебное пособие. Ростов н/Д: 2001.
- Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Москва - Новосибирск. Инфа -М - Сибирское соглашение,2006.
- Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2008 - 818 с.
- Кудряев В.А. Организация работы с документами. М., 2006. – 254с.
- Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии // Делопроизводитель – 2005 - №2.
- Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. – Санкт – Петербург, «Альфа», 2007.
- Санкина Л.В., Вялова Л.М., Шатина Н.В. Современные прави<span class="dash041e_0431_044b_
0447_043d_044b_