После вступительного обращения ставится запятая (в Европе) или двоеточие (в США).

     Указание  на общее содержание письма. Пишется под вступительным обращением, начиная с левого края листа (не считая поля) и, в отличие от адреса получателя и вступительного обращения, не заканчивается на середине листа. Указание на общее содержание письма обозначается сокращением слова «Касательно» («Reference») -  («Re:»). Например: Re: «В ответ на ваше письмо от 10 июня 1998».

     В настоящее время получила распространение  иная форма: указание на общее содержание пишется заглавными буквами под  обращением или подчеркивается. Например:

     Уважаемый г-н Смит,

     О Ваших предложениях по доставке диагностической аппаратуры.

     Основной  текст

     Печатается  на два интервала ниже предыдущей информации, без абзаца. В последнее  время довольно большое распространение  получил цельноблочный стиль, при  котором новый абзац не обозначается отступлением на 5 знаков, а отделяется от предыдущего 3-4 интервалами (вместо традиционных 2-х).

     Первый  абзац письма обязательно содержит вступительный комплимент. Если вы впервые пишете данному адресату, уместно начать с фразы о том, что он является известным производителем в своей области. 

     В ответном письме вступительный комплимент может выражать благодарность за полученную корреспонденцию. Распространенный комплимент в переписке между  давними партнерами выражение признательности за содействие в каком-либо деле.

     Далее следуют основные положения. Основной текст следует заканчивать комплиментом. Это может быть традиционное выражение   надежды   на дальнейшее   сотрудничество:

     «Пользуясь  случаем, еще раз  примите наши уверения в готовности к  дальнейшему взаимовыгодному  сотрудничеству», «Мы  с надеждой смотрим  на перспективы, нашего дальнейшего сотрудничества» и т. п.

     В английском варианте основного текста с заглавной буквы пишутся  имена, адреса, обращения, каждое слово  оригинального названия фирмы (организации, учреждения), каждое слово названия должности, названия объектов переписки (договор, проект и т. д.). Не допускается  использование сокращенных форм модальных и вспомогательных  глаголов.

     Заключительная  часть. Ее следует помещать справа, на два интервала ниже основного текста. Заключительная формула вежливости должна согласовываться с приветствием. Если письмо начинается обращением «Уважаемый господин» («DearSir») или «Уважаемая госпожа» («DearMadam»), то в заключение необходимо писать «Преданный вам» («YoursFaithfully»).

     Вступительным обращениям «DearMr.» и «DearMrs.» соответствует заключительная фраза «Искренне Ваш» «Yourssincerely». Если письмо начинается неофициальным обращением, например, «Дорогой Вильям» («DearWilliam»), то и заканчивается оно дружеской фразой, например: «С сердечным приветом» («Withbestregards»), часто в сочетании с выражением «Искренне Ваш».

     В США, в отличие от Великобритании, деловые письма часто заканчиваются  таким выражением: «Trulyyours», «Yoursverytruly», «Verytrulyyours».

     Подпись

     Подпись должна стоять под заключительной формулой вежливости, на правой стороне листа.

     В Германии, в отличие от большинства  стран мира, заключительную формулу  вежливости принято ставить слева  и, подпись, соответственно, также ставится с левой стороны листа.

     Между автографом автора письма и заключительной формулой вежливости иногда, в зависимости  от конкретных обстоятельств, помещается наименование фирмы-отправителя. Для  подписи отводится четыре интервала. Проставляется она обычно черными  чернилами перьевой ручкой. Ниже подписи  печатается имя и фамилия автора. Еще ниже - его должность.

     В нижней части письма может быть напечатан  постскриптум. Его обозначение общеизвестно - «P.S.». Постскриптум добавляется для того, чтобы сообщить адресату о важных событиях, произошедших после написания основного текста письма. В некоторых случаях постскриптум служит для того, чтобы подчеркнуть какой-либо важный момент.              

     Постскриптум  рекомендуется использовать только в исключительных случаях.

     Иногда  в структуру письма входят различного рода указания. Например, между заголовками (наименованием и адресом отправителя) и датой может быть помещено указание на ссылку.

     Ссылка  включает инициалы составителя письма и/или инициалы машинистки. В ссылке обычно даются буквенные и/или цифровые обозначения отдела или сектора  отправителя, номер дела и т. д. В  США указание на ссылку помещается в левом нижним углу листа.

     Между адресом получателя и вступительным  обращением может быть проставлено  указание на конкретных лиц. Такое указание используется в письме, адресованном фирме (организации, учреждению), если отправитель хочет, чтобы письмо было прочитано конкретным лицом  или отделом в этой фирме. Указание на конкретных лиц выражается фразой: «Вниманию г-на...» («AttentionofMr...» или «ForattentionofMr...»). Указание на конкретных лиц может выглядеть по-разному, например:

     ForattentionofMr. Smith

     или

     Attention: Mr. Smith

     или

     Attention: Sales Manager

     или

     Attn.s Mr. Smith

     или

     Att.; Mr. Smith

     После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая.

     Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.

     Если  нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи.

     Женщина, подписывая письмо, ставит не только фамилию, но и имя полностью.

     Если  письмо отправляется с приложением - какими-либо материалами или документами, - в левом нижнем углу листа, под  обозначением должности и автора, помещается указание на приложение. Сначала пишется слово «Приложение(я)» («Enclosure(s)»). Справа от него, в той же строке, обозначаются конкретные приложения, например:

     Приложение: 1. Договор 

     Используется  довольно много типов обозначении  приложения:

     Enclosure(s)                    Two enclosures

     или

     Enc.(s)                               Encs.(2)

     или

     Encl.                                 Encl.(2)

     Указанием на приложение может также служить  диагональная черточка (/), горизонтальная линия (-) или ряд точек (...) в левом  поле, напротив строки, в которой упоминается приложение. Иногда приложение обозначается прикреплением наклеек и к приложению, и к письму.

     Ниже, отдельной строкой может быть сделано указание на рассылку копий («Carbon copy», сокращенно - «СС» или «с/с»). Например: с/с: Mr. JohnBrown.

     Если  отправитель письма желает, чтобы  оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа "Вниманию г-на Брауна":

     Часто в деловых письмах дается краткое  указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным  обращением и основным текстом и  всегда подчеркивается. Все слова  в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с  прописной буквы.

     Например:

     Dear Sirs,

     Re: Letter of...

     We Have Received Your Letter of...

     Re - сокращение латинского выражения  in re (по делу) - употребляется в  значении "касательно, относительно".

     На  официальных пригласительных письмах  после текста письма справа печатается сокращение R. S. V.Р. (франц. Repondez s'il vous plait), что означает: "Пожалуйста, пришлите ответ".

     Конверт. Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне.

     Следует обратить внимание, что указанный  выше вариант делового письма является наиболее распространенным, однако не единственным. Возможны и другие варианты.

     В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному  лицу нераспечатанным, необходимо написать: "Для передачи".

1.2 Лексика и стиль  корреспонденции,  общепринятые в  международном деловом  мире

 

     Лексика деловой переписки представляет собой периферию официально-делового стиля. Наряду с регламентированными письмами сегодня все шире входят в практику делового общения нерегламентированные деловые письма, наряду с официальными - полуофициальные (поздравительные, рекламные), в которых соотношение экспрессии и стандарта меняется то в одну, то в другую сторону. Несомненно, официально-деловой стиль, как и в целом русский язык, претерпел существенные изменения. Его формирование теснейшим образом связано с формированием и развитием русского государства прежде всего потому, что сфера регулирования правовых и хозяйственных отношений создала потребность в выделении специальной функциональной разновидности литературного языка.

     Регулирование отношений между людьми, учреждениями, странами требовало письменных свидетельств, актов, документов, в которых постепенно выкристаллизировались черты официально-делового стиля. Итак, официально-деловой стиль  отличает высокая степень терминированной  лексики:

     а) юридических терминов (собственник, закон, регистрация, собственность, приемка  объектов, передача объектов, акт, приватизация, падение, аренда, выкуп, личное дело и  т.д.);

     б) экономических терминов (дотация, затраты, купля-продажа, бюджет, расход, доход, платеж, смета, статьи бюджета, расходная часть  бюджета и т.д.);

     в) экономико-правовых терминов (погашение  кредита, секвестирование, права собственности, срок реализации товара, сертификат качества и т.д.);

     г) именной характер речи, выражающийся в высокой частотности глагольных существительных, которые часто  обозначают опредмеченное действие:

     - погашение кредита - погасить  кредит 

     - решение вопроса - решить вопрос 

     - использование кредита - использовать  кредит 

     - отгрузка товара - отгружать товар 

     - отсрочка платежа - отсрочить  платеж 

     д) в высокой частотности отыменных  предлогов и предложных сочетаний: в адрес, в отношении к, в силу, в связи, в соответствии, в счет, в, ходе, в целях, по мере, по линии, по адресу, по истечении, по причине, при  наличии, при содействии, при условии, применительно к, сообразно, согласно, соответственно (чему) и т.п.;

     е) развитие собственно канцелярских значений, связанных с переходом причастий  в класс прилагательных и местоимений:

     - настоящие правила 

     - настоящий договор 

     - действующие расценки 

     - надлежащие меры 

     - надлежащее обращение 

     - с ненадлежащим качеством 

     - в установленном порядке 

     ж) стандартизация лексической сочетаемости: сужение значения слов объясняет  ограничение лексической сочетаемости слов, появление так называемой регламентированной сочетаемости: