Контрольная работа по "Документоведение"

1.4. Подготовка и оформление  основных видов  документов        

Организационными  документаминазывается комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию  его работы, права, обязанности и  ответственность руководства и  специалистов предприятия. 
       Организационными документами являются : 
         устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном положении предприятия, должностная инструкция работника. 
       Распорядительные документырегламентируют деятельность предприятия и документируется в основном, посредством издания приказов директором предприятия. По содержанию приказы делятся на два вида: основной деятельности и по личному составу. Распорядительными документами являются:приказ, распоряжение, указание, инструкция. 
       Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетно Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно - хозяйственной деятельности, планирование, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия. 
       Информационно - справочные документыотражают процессы принятия управленческих решений и сами решения. Документирование хода производственных совещаний и оформление документов возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами. 
       Информационно - справочными документами являются: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма. 

  Технология работы  с документами.       

 
       Документооборот – это движение документов с момента их получения  или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают  три основных потока документации: 
       – документы, поступающие из других организаций (входящие); 
       – документы, отправляемые в другие организации (исходящие); 
       – документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние). 
       Документы, поступающие на предприятие проходят: 
       – первичную обработку; 
       – предварительное рассмотрение; 
       – регистрацию; 
       – рассмотрение руководством; 
       – передачу на исполнение. 
       Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: 
       – постановку документа на контроль; 
       – проверку своевременного доведения документа до исполнителя; 
       – проверку и регулирование хода исполнения; 
       – учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. 
       Основная цель организации контроля исполнения – обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления. 

Юридическая сила копий документов.

Достаточно часто  предприятиям приходится делать копии  документов, например, когда велика вероятность утраты подлинника или  необходимо представить один документ в разные учреждения.

В каких случаях  копия имеет юридическую силу оригинала? Копия должна в точности повторять текст и оформление оригинала. Заверить копию документа, изданного самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

Пока нет однозначного ответа на вопрос о том, имеет ли юридическую силу документ, полученный по факсу. Некоторые отечественные  и зарубежные предприятия признают законность телефаксной копии и  принимают ее к исполнению. Однако, на наш взгляд, достоверность таких  копий далеко не всегда можно считать  очевидной и полной. В принципе телефаксное сообщение это лишь копия документа, равноценная копии, изготовленной на ксероксе.

Факс целесообразно  использовать для отправки и получения  документов, не связанных с возникновением для предприятия правовых последствий (информационных, рекламных и т.п.).     

Заключение        

В ходе работы были получены основные знания по разработке и оформлению типовых управленческих документов и деловой корреспонденции, информация о документировании деятельности современного предприятия и организации работы с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. 
       В дальнейшем это позволит правильно оформлять документы при работе на предприятии. 
        
 
 
 
 
 
 

Литература

1. Бондырева О.И. Документирование управленческой деятельности: курс лекций/ О.И. Бондырева. – М.: Высшая школа, ИНФРА – М., 2006. 474 с.
2. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001. 359 с.
3. Делопроизводство: Учебник для вузов/ под общ. ред. Проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР., 2004.
4. Дёмин С.Н. Документационный менеджмент: учебное пособие для вузов/ С.Н. Дёмин – СПб.: Проспект, 2005. 347 с.
5. Кузнецов С.Л. Делопроизводство на компьютере (Компьютерные технологии в производстве). Под ред. С.Л. Кузнецова М.: Интел-Синтез, 1999. 276 с.