Культура официальной переписки

Правила оформления документов 

При составлении  документа особое значение имеет  оформление всех его реквизитов. Реквизиты - это обязательные признаки, установленные  законом или распорядительными  положениями для отдельных видов  документов. Требования к содержанию и оформлению основных реквизитов документов определены ГОСТом 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная  система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». 

Государственный герб Российской Федерации (для бланков  государственных предприятий). Изображение  герба помещается на верхнем поле управленческих документов. Бланки с  изображением герба являются полиграфической  продукцией и подлежат особому учету. 

Эмблема. Эмблема  организации - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке, располагается  слева от наименования организации-отправителя. Эмблему нельзя размещать на бланке, если на нем воспроизведен герб. 

Наименование организации-адресанта  документа дается в полном и сокращенном  виде, например: Российская академия наук (РАН). Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно  закреплено в учредительном документе. Над наименованием организации-отправителя  может указываться еще и вышестоящая  инстанция (наименование министерства или ведомства; в коммерческих организациях - наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация. 

 МИНИСТЕРСТВО  ОБЩЕГО 

И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО 

ОБРАЗОВАНИЯ 

РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

Донской государственный  технический университет 

(ДГТУ) 

Если в учредительном  документе название организации  было в повторено на иностранном  языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском  языке, например: 

ТЕХКОН Официальный  дилер ТЕРМО КИНГ по продажам и  сервису на Юге России 

TECHCON Official Sales + Service Dealer for THERMO 

KING in South of Russia 

Справочные данные об организации содержат сведения, важные для организации при информационных контактах: почтовый и телеграфный  адрес, номера телефонов, телетайпа, электронной  почты; номер счета в банке, наименование банка и т.д. Все указанные сведения даются по усмотрению организации, 

Почтовый адрес  отправителя должен соответствовать  почтовым правилам Министерства связи  России. Если организация имеет постоянные связи с зарубежными партнерами, адрес в бланке письма оформляется  на русском языке (по правилам расположения элементов адреса, принятых в России) и на иностранном языке, чаще всего, английском (по международным правилам написания адреса). 

Дата. Отмечается арабскими  цифрами в день подписания или  издания документа, его отправления  или получения. Например: 22.06.01 (возможен обратный вариант 01.06.22). В финансовых документах допускается использование  словесно-цифровой передачи дат: 22 июня 2001 года. 

Регистрационный номер  документа, индекс письма, является условным обозначением документа, присваиваемым  ему при регистрации. Индекс исходящего письма может иметь вид 09-12/35, где: 09 - индекс структурного подразделения; 12 - номер дела по номенклатуре; 35 - порядковый номер письма по регистрационному журналу. 

Ссылка на регистрационный  номер и дату входящего документа. Обязательно дается в ответном письме и имеет следующую форму записи: на №02-05/71 от 27.05.2000. 

Адресат. Документ может  адресоваться в организацию или  конкретному должностному лицу. В  первом случае должностное лицо не упоминается, а наименование предприятия  пишется в именительном падеже. Например: 

Министерство общего и профессионального 

образования Российской Федерации 

Управление по работе с иностранными учащимися 

Если документ адресуется не только в определенную организацию, но и конкретному лицу, то название организации ставится в именительном падеже, а название должности и  фамилия адресата - в дательном: 

Министерство общего и профессионального 

образования Российской Федерации 

Начальнику отдела статистики И.В. Васильеву 

Если документ адресуется лицу с указанием статуса, то наименование организации входит в состав наименования должности, а название организации  отдельно не указывается: 

Начальнику отдела статистики 

Министерства общего и 

профессионального образования 

Российской Федерации 

Если документ адресуется частному лицу, то вначале указывается  почтовый адрес, затем фамилия и  инициалы получателя. 

Заголовок к тексту. Указывает на содержание документа  с предлогом О без кавычек: О подготовке проекта договора. Не рекомендуется употреблять слова  касательно (кас.), касается. Точка в  конце заголовка не ставится. Заголовок  в кавычки не выделяется, пишется  с прописной буквы и располагается  слева под реквизитом «Ссылка  на регистрационный номер и дату документа». 

Текст. Это содержание письма, которое может оформляться  в виде таблицы, анкеты или свободного (комбинированного) изложения сути вопроса. При увеличении длины текста и включении в него нескольких вопросов, решений или выводов  в нем выделяют разделы, подразделы, пункты. Нумерация производится арабскими  цифрами. Обычно текст состоит из введения с объяснением причин написания письма, и основной части с изложением сути дела (обращения, управленческого действия, Решения). Текст официального письма может включать приветственное обращение и заключительную формулу вежливости, являющиеся этикетными элементами письменного официально-делового общения. 

Отметка о наличии  приложения. При наличии их в документе  делается запись в форме: Приложение: на 3 л. в 2 экз. 

Подпись. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Поскольку деловые  письма пишутся на бланках учреждений, название учреждения в подписи не указывается, например: 

Главный инженер (личная подпись) Е.Н. Плесовских 

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  иерархии занимаемых должностей. 

При подписании документа  несколькими лицами одного ранга  их подписи располагают на одном  уровне, например: 

Директор фабрики  Директор магазина 

(личная подпись) (личная подпись) 

В.М. Степанов А.П. Миронов 
 

Отметка об исполнителе  размещается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны  последнего листа документа и  включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа  и номер его телефона, например: Васильев Виктор Иванович 32-45-78 

Отметка об исполнении документа и направлении его  в дело. В состав реквизита входят: краткие сведения об исполнении, слова  В дело и номер дела, в котором  будет храниться документ. 

Реквизит «Отметка о поступлении документа в  организацию» проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого  листа документа или на его  обороте. Элементами данного реквизита  являются: порядковый номер, дата поступления  документа в организацию. При  необходимости - часы и минуты.

Унификация языка  служебных документов 

Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме, к  единообразию. Суть унификации служебных  документов сводится к сокращению видов  документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций  и операций по обработке, учету и  хранению. Сведение документационного  потока к единым формам и стандартам предполагает также единообразное  размещение реквизитов на бланках документа, сокращение их форматов, а также  обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и  применения трафаретных текстов. 

Стандартизация официальных  бумаг заключается в установлении в государственном масштабе оптимальных  правил и требований по разработке и оформлению документов. Эти правила  принимаются в установленном  порядке для всеобщего и многократного  применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются  в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых (ОСТ) стандартов, а  также стандартов предприятий и  учреждений (СТП). 

Особенность унификации языка служебных документов состоит  в формировании системы стандартных  языковых моделей, отражающих типовые  ситуации делового общения. Наиболее значимым с точки зрения типизации ситуаций общения является фактор цели, поскольку  именно цель совершения речевого действия обусловливает тип и стиль  создаваемого документа. При всем многообразии письменного делового общения его  инициатор решает, как правило, типовые  задачи: 

1. Информирование  адресата. 

2. Привлечение внимания  к проблеме. 

3. Побуждение к  действию (решению проблемы, участию  в каком-либо деле, совершению  каких-либо действий). 

4. Придание юридического  статуса какому-либо событию (документирование  заключаемых отношений, сделок, совершаемых  финансовых операций и т.д.). 

5. Инициирование  и поддержание деловых отношений. 

6. Решение конфликтных  ситуаций (выражение несогласия, претензий). 

Решение тех или  иных задач делового общения реализуется  в речевых действиях, ключевым словом которых является так называемый глагол-действие: просим, предлагаем, сообщаем. 

Языковая модель, выражающая то или иное речевое действие, состоит, как правило, из двух частей - мотивации действия и собственно речевого действия. Например: В порядке  оказания помощи (мотивация) прошу ('речевое  действие) Вас…; Согласно Вашей заявке (мотивация) высылаем (речевое действие)… 

Цель, которую ставит перед собой инициатор делового общения, определяет не только выбор  языковых моделей, но, прежде всего, тематический и функциональный тип деловой  бумаги. Так, если автору послания необходимо информировать адресата о чем-либо, он может сделать это, используя  такие виды документов, как служебная  записка, сопроводительное письмо, письмо-сообщение; целевая установка - побуждение реализуется  в приказах, распоряжениях, указаниях; если необходимо придать юридический  статус каким-либо отношениям или факту, следует обращаться к таким типам  документов, как договор, доверенность, справка; инициирование, поддержание  отношений реализуется с помощью  гарантийных писем, писем-просьб, писем-приглашений, а предупреждение, требование, отказ  актуализируются в таких документах, как письмо-требование (рекламация); письмо-ответ (отказ от предложения), письмо-напоминание. Кроме того, каждая целевая установка в документах определенного типа реализуется  с помощью устойчивых языковых моделей, соответствующих данному типу документа. Например: 

Цель 

Тип документа 

Языковые модели  

Информирование 

Служебная записка 

Довожу до Вашего сведения  

Сопроводительное  письмо 

Высылаем запрошенные  Вами…  

Письмо - сообщение  и т.д. 

Информируем Вас  о том, что …и т.д.  
 
 

Таким образом, все  смысловые аспекты документа  реализуются в виде устойчивых логических форм - моделей. В результате процесс  составления официальной бумаги сводится к соединению в определенной логической последовательности стандартных  языковых моделей. Например, подтверждение  получения чего-либо может быть представлено следующими языковыми моделями: 

Подтверждаем получение  Вашего заказа. 

С благодарностью подтверждаем получение Вашего заказа.