Организационные технические средства в делопроизводстве предприятий

     Остановимся несколько подробнее на разновидностях и сервисных возможностях телефонных аппаратов и офисных АТС.

     Телефонные  аппараты весьма разнообразны как своему конструктивному исполнению (настенные, настольные, в стиле ретро, портативные в виде телефонных трубок, с поворотными и кнопочными номеронабирателями и др.), так и по сервисным возможностям, или предоставляемым.

     В современных телефонных системах существуют два способа кодирования набираемого  номера:

• Pulse – импульсивный, применявшийся в старых аппаратах с вращающимся наборным диском;
• Tone – тональный, часто используемый кнопочными номеронабирателями.

     Практически все действующие телефонные сети допускают импульсивный набор номера. Тональные же системы набора, хотя они и становятся стандартом, могут  использоваться лишь на сравнительно новых АТС. На большинстве новых  телефонных аппаратов имеется переключатель  способа кодирования Pulse/Tone.

     Среди существенных сервисных возможностей телефонных аппаратов следует отметить:

• многоканальность, т.е. возможность подключения телефонного аппарата к различным телефонным линиям;
• переключение вызывающего абонента на другую линию;
• наличие кнопки временного отключения микрофона сети;
• переговоры сразу с несколькими абонентами;
• наличие долговременной памяти номеров приоритетных абонентов;
• наличие оперативной памяти для повторного вызова последнего абонента, в том числе для многократного вызова (автодозвона) занятого абонента;
• постановка собеседника на удержание;
• автоматическое определение номера (АОН) вызывающего абонента с отображением его на дисплее и звуковым его воспроизведением;
• защита от АОН вызываемого абонента (анти-АОН);
• запоминание номеров вызывающих абонентов и текущего времени каждого вызова;
• индикация во время разговора второго вызова и номера вызывающего абонента
• наличие календаря, часов и таймера продолжительности разговора
• использование персональных кодов-паролей
• наличие автоответчика и встроенного диктофона для записи передаваемых сообщений
• наличие электронного телефонного справочника и автонабора найденного номера телефона
• возможность подключения телефона к компьютеру

     Обеспечение каждого работника фирмы городским телефоном-дело дорогостоящее. Гораздо более разумным является использование внутриучрежденческой офисной АТС.

     Можно выделить следующие типа АТС:

• формирующие телефонную емкость
• учрежденческо-производственные (УПАТС)
• мини-УПАТС (мини-АТС)

     Кроме того, существуют телефонные коммутаторы  и селекаторы, которые работают с иным способом задания маршрута

     Телефонные  узлы комплектуются АТС первого  типа. Основная особенность таких АТС-легкая наращиваемость

     В свою очередь, УПАТС имеют ограничения по наращиванию. Для них характерно использование сокращенного номера для внутренних абонентов. Городской номер абонента состоит из двух частей – основной и внутристанционной. УПАТС обеспечивают входящую часть по городскому номеру, а исходящую – через индекс выхода в город. Сокращенный внутристанционный номер не является добавочным и совпадает с последними цифрами городского.

     В мини-АТС применяется расширенный  номер абонента, который состоит  из основного и добавочного, в  общем случае никак не связанного с городским. Такие АТС включаются в окончание абонентского шлейфа и позволяют нескольким абонентам использовать один городской телефонный номер. Поскольку мини-АТС можно отнести к абонентским устройствам, создающим повышенную нагрузку, то их установка должна быть согласована с телефонным узлом, который предоставляет услуги местной телефонной связи.

     Мини-АТС предназначены для сферы малого и среднего бизнеса. Они очень популярны в этой сфере; для их установки требуется прокладки специального кабеля, при смене офиса систему можно взять с собой.

     Основной  функцией факсимильной системы является передача документов с бумажных листов отправителей на бумажные листы получателей. По существу, факсимильный способ передачи информации заключается в дистанционном копировании документов.

     В подавляющем большинстве случаев  для передачи факсимильных сообщений  используется обычная телефонная сеть. Поэтому схема коммутации и соединение абонентов факсимильной связи осуществляется точно таким же образом, как и  при обычной телефонии. В зависимости  от количества поступающей и отправляемой корреспонденции для факсимильной связи выделяют либо отдельный телефонный канал, либо используют один и тот  же канал для передачи факсимильных и речевых телефонных сообщений, переключая режим работы аппарата.

     Факсимильный  аппарат функционально состоит  из следующих основных частей, объединенных в одном корпусе:

• сканера, обеспечивающего считывание сообщения с листа бумаги и ввод его в электронную часть аппарата
• приемо-передающей электронной части, обеспечивающей передачу сообщения адресату и прием сообщения от другого абонента
• принтера, печатающего принятое сообщение на листе рулонной или обычной бумаги

     Для организации факсимильной связи используют факсимильные аппараты и каналы связи, чаще всего телефонные каналы. Телефакс-это торговое наименование офисных факсимильных аппаратов. Его усеченное название «факс» стало практически узаконенным для обозначения абонентского номера факсимильного аппарата в телефонной сети и собственно сообщения, полученного или переданного с помощью телефакса.

     Факсимильная  связь не только на много быстрее  обычной почты или курьерской доставки; она почти во всех случаях  намного дешевле.

     Факсимильная  связь может использоваться для  автоматического ввода передаваемой информации в ПК, если последний  оборудован факсмодемом, а передающей аппарат – специальным устройством РС fax.

     Наряду  с телефонной сетью в России существуют и успешно эксплуатируются  телеграфные сети. Телеграф является исторически первым видом электрической связи, позволившим радикально сократить время передачи внутренних и международных сообщений.

     К числу телеграфных сетей относятся:

• внутригосударственная сеть общего пользования для передачи телеграмм между отделениями телеграфной связи
• внутригосударственная сеть, предназначенная для телеграфной связи между различными предприятиями и организациями
• международная сеть телеграфной связи общего пользования между отделениями связи нашей сраны и зарубежных стран
• международная телеграфная сеть для передачи сообщений между предприятиями и организациями во всем мире (TELEX)

     Оконченное  устройство сети абонентского телеграфа  содержит телеграфный аппарат рулонного  типа и вызывающее устройство с номеронабирателем, аналогичным телефонному. В состав аппарата входит запоминающее устройство на перфоленте, которое позволяет записать сообщение при отсутствии связи и автоматически его передать после установления связи.

     Через систему абонентского телеграфа  могут быть направлены в телеграфную  сеть общего пользования и таким  образом адресованы любому частному лицу. Специальной службой центрального телеграфа обеспечивается также  пересылка телеграмм из сети общего пользования в сеть абонентского телеграфа. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. СПОСОБЫ СОСТАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

 

     Документ  проходит следующие стадии подготовки:

1. составление проекта или черновика документа;
2. его предварительное согласование;
3. перепечатка текста (в тех случаях, когда оригинал пишется от руки);
4. согласование и визирование оригинала;
5. подписание оригинала.

 

     Подписанию  документа предшествует его редактирование. Оно осуществляется, как правило, исполнителем. Сначала документ внимательно  читают, чтобы понять его смысл, выявить  повторения и логические несоответствия.

       Последовательное и доказательное  мышление — основа построения  текста документа.

     При составлении и редактировании служебных  документов необходимо знать главные  требования, предъявляемые к доказательству как особой форме мысли. Если сразу  приступить к редактированию, не ознакомившись  с документом в целом, то можно  внести такие уточнения, которые, как  потом может выясниться, уже имеются  в тексте. Кроме того, многие вопросы, возникшие в начале чтения, как  правило, при дальнейшем знакомстве с документом снимаются.

     Первый  этап редактирования документа — это сокращение текста, так как точность документа неразрывно связана с его краткостью. Устраняются повторения, аналогичные примеры, факты. Как показывает практика, сокращение нередко обусловливается еще и тем, что жесткие рамки страницы, бланка или заранее отведенного места требуют от пишущего создать документ заранее определенного размера.

     Второй  этап редактирования — это разбивка текста на части, параграфы, абзацы. После этого устраняют различного рода ошибки, описки и неточности. Выбор того или иного числа рубрик зависит от характера документа, его назначения. Номера абзацев могут обозначаться арабскими или римскими цифрами.

     Правка-вычитка — сличение перепечатанного текста с отредактированным, всесторонне выверенным вариантом, принятым в качестве образца.

     Правка-сокращение — устранение из текста малосущественного материала.

     Правка-переделка применяется в тех случаях, когда автор текста плохо владеет литературной речью и неумело выражает свою мысль. Правка-переделка очень близка таким видам литературной работы, как запись, переложение, соавторство и т. п. Редактор, литературно обрабатывая текст, использует фактический материал, сообщенный автором. При этом он должен сохранить по возможности особенности авторского стиля.

     Правка-обработка — комплексный вид правки. Она включает:

1. анализ и отбор фактического материала;
2. оценку и улучшение композиции рукописи;
3. языковую правку текста;
4. проверку правильности внешнего оформления рукописи.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
     

3. ПРИНЦИПЫ  ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ

 

     Документирование  может осуществляться не только на естественном языке (текстовое документирование), но также и на искусственном языке. В этом случае информация обрабатывается с помощью электронно-вычислительных машин, кодируется, т.е. представляется в той или иной стандартной  форме. Причём одни и те же сведения могут быть закодированы в различных  формах и, напротив, разные сведения могут  быть представлены в похожей форме.

     К кодированию информации человек  стал прибегать с давних пор. Как  справедливо отмечается в литературе, уже письмо и арифметика представляют собой не что иное, как системы  кодирования речи и числовой информации. Однако решающий шаг был сделан в  результате изобретения, так называемого  двоичного кодирования, т.е. кодирования  информации с помощью всего лишь двух символов - 0 и 1, называемых битами. Таким способом стало осуществляться кодирование букв, цифр, других знаков и символов, а также изображения, звука. Именно двоичное кодирование  было заложено в конструкцию компьютеров.

     Техническими  предпосылками появления компьютера стало развитие электроники и  счётно-аналитической вычислительной техники.