Организация учета и регистрации документированной информации

 Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

 При  этом основными задачами группы  контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего  контроль) являются:

- отслеживание  хода и фиксация фактического  исполнения входящих, исходящих  и внутренних документов, имеющих  достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение  сведений, получаемых в ходе отслеживания  процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до  руководства в удобном формализованном  виде;

- выработка  предложений по ускорению документопотоков  и укреплению исполнительской  дисциплины.

 Иногда  по решению руководства организации  контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

 Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку  документов на контроль;

- проверку  своевременности доведения документов  до конкретных исполнителей;

- предварительную  проверку и регулирование хода  исполнения;

- снятие  документов с контроля;

- учет  и обобщение результатов контроля  исполнения документов.

Срок  исполнения – это период времени, который отводится на исполнение документа, или календарная дата, на которую назначено завершение его исполнения.

 Сроки исполнения исчисляются в календарных днях: с даты поступления документа в организацию (для входящих документов), для внутренних и поступивших из вышестоящих органов государственной власти – с даты подписания (утверждения).

 При  этом основными задачами группы  контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего  контроль) являются:

- отслеживание  хода и фиксация фактического  исполнения входящих, исходящих  и внутренних документов, имеющих  достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;

- обобщение  сведений, получаемых в ходе отслеживания  процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до  руководства в удобном формализованном  виде;

- выработка  предложений по ускорению документопотоков  и укреплению исполнительской  дисциплины.

 Сроки  исполнения могут быть типовые  и индивидуальны. 

 Типовые  сроки исполнения устанавливаются  для определённых, наиболее массовых  категорий документов, подлежащих  контролю в соответствии с  действующим законодательством  и Примерным перечнем документов, подлежащих контролю за исполнением, с указанием сроков исполнения. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов руководством учреждения; они указываются в самом документе или фиксируются в резолюции.

 При  определении продолжительности  срока исполнения документа учитываются  его содержание и практические  возможности учреждения по решению  конкретного вопроса. Срок исполнения документа может быть продлён, только одним лицом или учреждением, которые его установили. Продление срока исполнения должно быть оформлено сразу по получении документа исполнителем или не менее чем за три дня до его истечения. В противном случаи документ считается неисполненным в срок.

 Если  последний срок исполнения документа  приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению  не позднее рабочего дня, предшествовавшего  нерабочему дню. Сроки исполнения  срочных и оперативных поручений  не продлеваются.

 Контроль за исполнением документа осуществляется с момента постановки документа на контроль. На документе, поставленном на контроль, в правом верхнем углу первого листа документа проставляется отметка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Её назначение – напоминание исполнителю о том, что исполнение документа контролируется.

 Документ  считается исполненным и снимается  с контроля после фактического  исполнения заданий, поручений,  запросов, сообщения результатов  заинтересованным лицам и организациям. Исполнение документа оформляется  реквизитом «отметка об исполнении  и направлении документа в  дело» (реквизит 28).

При организации  контроля важно, чтобы исполнитель  получил документ вовремя, поскольку  контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан  исполнителю, последнему необходимо расписаться  в получении документа на РКК (регистрационно-контрольной карточке), предназначенной для контрольной  картотеки, или в регистрационном  журнале. Для этого работник, который  несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя  экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр  службы контроля) с росписью исполнителя  возвращается в службу контроля и  ставится в первый раздел контрольной  картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла  по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о  прочтении. Получение такого уведомления  будет означать, что исполнитель  получил документ.

В случае исполнения документа несколькими  структурными подразделениями подлинник  документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители  получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр  карточки возвращается с указанием  даты и содержания исполнения.

В течение  всего срока исполнения служба ДОУ  регулярно проверяет ход исполнения документа. При небольших сроках исполнения за 3–5 дней до исполнения служба ДОУ напоминает исполнителям о приближении  срока исполнения документа. Напоминание может быть сделано по телефону или в виде письменного сообщения. Для рассылки напоминаний можно использовать электронную почту.

Данные  о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

 На  основе результатов анализа разрабатываются  и принимаются меры по ускорению  исполнения документов, повышению  качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации  контроля и управления в целом.