Особенности языка и стиля служебных документов

1. Преимущественное  использование простых предложений  (как правило, повествовательных,  личных, распространенных, полных). Вопросительные  и восклицательные предложения  практически не встречаются. Из  односоставных активно употребляются  только безличные и в некоторых видах документов (приказах, служебных письмах) -- определенно-личные:

В целях... необходимо выделить...; В случае... придется сократить...; Приказываю...; Обращаем Ваше внимание...

Из сложных  предложений более распространены бессоюзные и сложноподчиненные  с придаточными изъяснительными, определительными, условными, причины и цели, а также  конструкции типа:

выполнили договорные условия, что позволяет...

Широкое употребление конструкций с отыменными предлогами.

В порядке надзора...; В связи с отказом...; ...по причине недоотгрузки материалов) позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условными. Придаточные части места и времени вообще малоупотребительны.

2.Использование  предложений с большим числом  слов, что обусловлено:

1) распространенностью  предложений. Очень часты, например, конструкции с последовательным  подчинением однотипных падежных  форм (обычно форм родительного  падежа):

Назначение  заместителя начальника цеха термообработки металла Т.Н. Николаева на должность главного инженера завода поддержано всем коллективом предприятия;

2) обилием предложений  с однородными членами (их число  даже в линейно записанных  фразах может достигать двадцати  и более); крайним случаем сложных  перечислений являются рубрицированные построения типа:

...постановляет:

1. Определить... а)... б)... в)...;

2. Организовать... а)... б)... в)...;

3.Назначить...,

причем каждая рубрика может быть любой сложности (включать однородные члены предложения, дополняться самостоятельными предложениями  и т.д.); рубрицированные перечисления могут включать десятки и даже сотни слов.

На размеры  предложений в деловом языке  не очень влияет даже наличие или  отсутствие в них обособленных оборотов. При этом активно используются только причастные обороты и обособленные дополнения с мотивирующими отыменными предлогами. Деепричастные обороты  встречаются редко, причем обычно они представляют собой устойчивые конструкции типа:

исходя  из...; принимая во внимание...; учитывая, что...

3. Активное использование  страдательных конструкций типа:

представляется  возможность..., комиссией было обнаружено...

и безличных  форм, хотя в целом документ составляется, как правило, от третьего лица.

4. Использование  нетипичных для других языковых  стилей способов словоизменения, например развитие форм множественного  числа у отвлеченных существительных.  Весьма специфичны такие способы  управления, как: 

закончить строительством, принять  с хорошим качеством, передать по принадлежности и т.п.

Несмотря на то, что подобные обороты встречаются  в деловой речи довольно часто, по-видимому, их следует избегать, поскольку они  не соответствуют нормам общелитературного  словоупотребления.

Таким образом, процесс стандартизации деловой  речи охватывает все уровни языка -- и лексику, и морфологию, и синтаксис. В итоге складывается устойчивый речевой стереотип, воспринимаемый говорящими как особый, функционально ориентированный тип языкового нормирования текстов, т. е. особый функциональный стиль.

Общая схема  стандартизации деловой речи в целом  достаточно проста: типовая ситуация -- стандартизованная речевая манера. Однако языковые средства, используемые деловой речью, достаточно многообразны: причем они отлично приспособлены для передачи весьма специфичной производственной, юридической, финансовой и административно-управленческой информации.

Деловая речь накопила огромное число проверенных многолетней  практикой терминов, формул, оборотов речи. Кроме того, использование  готовых, прочно вошедших в деловой  обиход словесных формул и конструкций  позволяет говорящему (пишущему) не тратить время на поиск определений, характеризующих стандартные ситуации. Стандартизация (точнее, терминологизация) деловой речи существенно повышает информативность документов, заметно облегчает их восприятие и оценку специалистами, что способствует большей оперативности документооборота в целом.

Совершенно не правы те, кто видит в стандартизации деловой речи «обеднение» и даже «порчу» литературного языка. Плох не «канцелярит» как таковой -- напротив, его развитие соответствует общим закономерностям эволюции современного общества, например все большей автоматизации труда, внедрению компьютерных способов обработки, передачи и хранения информации. Плохо злоупотребление «кацеляритом» там, где он неуместен, -- в публицистике, в художественной литературе, в обиходном общении.

2. Распоряжение

Распоряжение - правовой акт, издаваемый руководителем для  разрешения оперативных  вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: информационно-методического  характера, повседневной административной, производственно-хозяйственной  деятельности, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например:

- о распределении  обязанностей между  заместителями руководителя  компании;

- передаче дел и  документов увольняемыми  сотрудниками;

- применении правил работы с конфиденциальными документами;

- сроках предоставления авансовой отчетности;

- порядке использования служебного автотранспорта;

- проведении ежегодной диспансеризации работников и т.п.

Распоряжение  государственного или  муниципального органа управления - правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях.

Распоряжение  должно иметь: наименование вида документа; дату; номер; заголовок  к тексту; текст; подпись.

Текст распоряжения состоит  из двух частей: констатирующей и распорядительной:

- в констатирующей  части указывают  основания издания  распоряжения;

- в распорядительной  части указывают:  «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»;  «кому» (исполнителю  или структурному  подразделению); «что  сделать» (указывают  конкретную работу); «до какого числа» (сроки  ее окончания).

Часто в тексте распоряжения слова «ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)»  опускают, указывая только действие, например: всем сотрудникам  пройти инструктаж или  работникам отдела кадров провести аттестацию и т.д.

Распоряжения  подписывают руководитель или заместители  руководителя предприятия.

 

ЗАО «РОСТЕРМИКА»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.05.2006 № 15

О подготовке к семинару

«Актуальные вопросы

управления  архивным делом»

В связи с проведением 31 мая 2006 года семинара «Актуальные вопросы  управления архивным делом» ПРЕДЛАГАЮ:

1. Ведущему специалисту  Управления сбыта  информационных систем  Кондратьеву А.С.  составить письмо-приглашение  на семинар и  организовать его  рассылку архивным  органам и учреждениям,  а также пользователям  и потенциальным  пользователям тематического  комплекта «Информационно-справочная  система архивной  отрасли (ИССАО)».

Срок  исполнения до 20.05.2006.

2. Ведущему специалисту  Управления производства  и внедрения информационных  систем Покровецкому В.В. подготовить текст доклада «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) - официальная система Росархива (новый этап развития)».

Срок  исполнения до 25.05.2006.

3. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя генерального директора Юдакову Е.А.

Генеральный директор Подпись __________ В.И.Ковригин

Соловьева 236 01 26

rasp15.doc

Список  использованной литературы

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления): Учебник / М.И.Басаков, О.А.Замыцкова. - М., 2000.

2. Государственный  стандарт ГОСТ  Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России N 65-ст. от 3 марта 2003 г.

3. Дёмин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных  документов / Ю.М.Дёмин. - СПб.: Питер, 2003.

4. Русский язык и  культура речи: Учебник / Под ред. В.И.Максимова. - М., 2000.

5. Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству / М.В.Стенюков. - М.: Издательство «ПРИОР», 2002.

6. Чуковенкова А.Ю. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицирова

2КОНТАКТЫ

Рекомендации  по составлению текстов  служебных документов

1. Язык и стиль  служебных документов

Стиль - это особенность  языка, проявляющаяся в отборе, сочетании  и организации языковых средств  в связи с задачами общения (См.: Розенгаль Д.Э., Теленат-ва М. "Словарь-справочник лингвистических терминов" - М., 1985. - С. 345).

Различают такие  функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями  языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как:

• публицистический,
• научный,
• художественно-литературный,
• разговорно-обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором  она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс  может быть осуществлен с помощью  специальной терминологии - основного  компонента любого функционального  стиля.

Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной - сложился под влиянием необходимости излагать факты с  предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально-деловой  стиль - это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает  сферу официальных деловых отношений  преимущественно в письменной форме.

Деловые бумаги бывают разнообразными по жанру и  по содержанию, по объему и языковому  выражению. Большинство деловых  бумаг в содержательной части  связано со сферой вне индивидуального  общения (хотя частные лица тоже вовлекаются  в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа  индивидуально-личный аспект не находит  отражения. Функция делового стиля  заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым. Поэтому языку  деловых бумаг присуща стилистическая строгость, объективность изложения.

В официально-деловом  стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль деловых бумаг к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы  связаны с правовой нормой, объективность  в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств.