Особенности языка и стиля служебных документов

Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в  служебных документах не следует  допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах  отчетов, протоколов и т.д.).

2. Особенности официально-делового  стиля

Как целостная  структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

• краткость и компактность изложения официального материала;
• точность и определенность формулировок;
• однозначность и единообразие терминов;
• последовательность использования технических приемов правотворчества.

Официально-деловому стилю присуще использование  слов только в тех значениях, которые  признаются нормой общелитературного  словоупотребления, а также в  значениях, традиционных именно для  деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и  соответствуют общей тенденции  стандартизации делового языка.

Отбор лексики  предполагает внимательное отношение  к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: "необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства" (можно  улучшить обслуживание скота, но не животноводства), "удешевить себестоимость" (удешевить  можно товары, продукты, но не себестоимость; возможный вариант: "снизить себестоимость").

Не допускается  использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например, "конструкторат", "переорганизация", а также слов, относящихся к разговорной лексике, например, "секретарша", "лаборантка".

Если неправильно  выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова "представить" и "предоставить".

Представить — 

1. предъявить, сообщить ("представить список сотрудников", "представить доказательства");
2. познакомить с кем-либо - "представить коллективу нового работника");
3. ходатайствовать (о повышении, о награде) ("представить к очередному званию", "представить к ордену);
4. составить, обнаружить ("представить (собой) значительную ценность");
5. мысленно вообразить ("представить (себе) картину боя");
6. изобразить, показать ("представить в смешном виде").

Предоставить  — 

1. отдать в чье-либо распоряжение, пользование ("предоставить квартиру", "предоставить транспортные средства");
2. дать право, возможность сделать, осуществить что-либо ("предоставить отпуск", "предоставить слово");
3. разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра ("предоставить самому себе", "предоставить дело случаю").

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: "в апреле месяце" (апрель - именно месяц, и  ничто иное), "информационное сообщение" (любое сообщение содержит информацию) и т.д. Затрудняют восприятие текста повторы типа: "польза от использования", "следует учитывать следующие  факты", "данное явление полностью  проявляется в условиях"...

Для текстов  официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты  речи типа: "в связи с распоряжением  Правительства", "в порядке  оказания материальной помощи", "в  связи с тяжелым положением, сложившимся... "- постоянно воспроизводятся  в служебных документах, приобретают  устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами.

В языке документов они выполняют ту же функцию, что  и устойчивые сочетания типа: "принять  во внимание", "довести до сведения". Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или  иного фразеологизма, возникают  ошибки.

Например, глагол "допускать" ("допустить") в  значении "сделать что-либо, совершить" принято сочетать со словами "нарушение" "ошибка", "просчет" и некоторыми другими именами существительными, характеризующими отрицательные явления, но не называющими конкретного поступка: "допустить грубость, чванство". Неправильны сочетания типа: "допускать дефекты (брак, поломки, хищения)", в которых существительные указывают на результат ошибок, просчетов и т.д.

3. Употребление прописных  и строчных букв

В названиях  органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы  пишутся первое слово и имена  собственные, например, Федеральное  агентство правительственной связи  и информации при Президенте Российской Федерации.

Все слова с  прописной буквы пишутся в  следующих названиях:

• Правительство Российской Федерации;
• Правительство Республики Башкортостан
• и т.п.

В названиях  министерств, государственных комитетов  и других центральных органов  государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы  пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или  названия других учреждений, эти имена  собственные и названия пишутся  так же, как при самостоятельном  употреблении.

Во множественном  числе или не в качестве имени  собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: "правительство", "министерство", "республиканские  министерства", "государственный  комитет", "государственные комитеты".

Названия органов  судебной власти принято писать так:

• Конституционный Суд Российской Федерации;
• Верховый Суд Российской Федерации;
• Высший арбитражный суд Российской Федерации.

Аналогичным образом  пишутся названия соответствующих  органов и должностей в республиках  в составе Российской Федерации: Верховный Суд Республики Башкортостан; Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.

Во всех остальных  случаях слова "суд", "судья", "государственный арбитр" пишутся  со строчной буквы.

В названиях  актов высших органов государственной  власти и управления Российской Федерации  прописные буквы употребляются  следующим образом:

• Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;
• Конституция (но конституции республик);
• Декларация прав и свобод человека и гражданина;
• Федеративный договор;
• Основы законодательства Российской Федерации;
• Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации" (но законы);
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;
• Указ Президента Российской Федерации (указы Президента Российской Федерации);
• распоряжение Президента Российской Федерации; постановление Правительства Российской Федерации;
• Распоряжение Правительства Российской Федерации.

С прописной  буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

• Президент Российской Федерации;
• Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;
• Советник Президента Российской Федерации;
• Председатель Правительства Российской Федерации;
• Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
• Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;
• Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;
• Председатель Верховного Суда Российской Федерации;
• Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации;
• Министр финансов Российской Федерации;
• Председатель Государственного комитета Российской Федерации по строительству и жилищно-коммунальному комплексу;
• Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.

Аналогично пишутся  названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов  Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих  должностей: начальник Государственно-правового  управления Президента Российской Федерации; начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации; генеральный директор Федерального агентства правительственной связи  и информации при Президенте Российской Федерации; первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации; заместитель Министра здравоохранения  Российской Федерации; заместитель  Министра имущественных отношений  Российской Федерации; генеральный  директор авиационно-космического агентства  Российской Федерации; глава администрации  Красноярского края; губернатор Сахалинской  области; мэр Санкт-Петербурга; премьер  правительства Москвы; председатель Военной коллегии верховного Суда Российской Федерации; член коллегии Генеральной  прокуратуры Российской Федерации.

Названия должностей руководителей общественных организаций  пишутся со строчной буквы:

• председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;
• президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной  буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации  пишутся в кавычках и с прописной  буквы, в других случаях по четные звания пишутся без кавычек и  со строчной буквы, например "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации"", "присвоить почетное звание "Народный художник Российской Федерации"" (наградить народного  артиста Российской Федерации).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся  со строчной буквы:

• маршал артиллерии (но Главный маршал авиации);
• генерал армии;
• адмирал;
• академик;
• действительный член Российской академии наук;
• доктор технических наук;
• член-корреспондент Российской академии наук;
• лауреат Государственной премии.

Существуют так  называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся  слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в  следующих словосочетаниях:

• государственная граница Российской Федерации;
• государственная награда Российской Федерации.

Слово "Государственный" пишется с прописной буквы  в следующих словосочетаниях:

• Государственный герб Российской Федерации;
• Государственный гимн Российской Федерации;
• Государственный флаг Российской Федерации;
• Государственная программа...

С прописной  пишется и слово "республиканский" в словосочетании "Республиканский  бюджет Российской Федерации".

Полные  и сокращённые  названия органов  власти

Рекомендуется употреблять полные названия центральных  органов федеральной исполнительной власти в указах Президента Российской Федерации. При этом выбранный вариант  полного или сокращенного написания  названия центральных органов федеральной  исполнительной власти следует использовать по всему документу.

• Министерство Российской Федерации по атомной энергии (Минатом России)
• Министерство внутренних дел Российской Федерации (МВД России).
• Министерство Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (МЧС России).
• Министерство Российской Федерации по антимонопольной политике и поддержке предпринимательства (МАП России).
• Министерство Российской Федерации по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций (МПТР России).
• Министерство Российской Федерации по налогам и сборам (МНС России).
• Министерство здравоохранения Российской Федерации (Минздрав России).
• Министерство имущественных отношений Российской Федерации (Минимущество России).
• Министерст