Отчет о прохождении учебной практики в Территориальном органе Федеральной службы государственной статистики

 
 
 
 

 

Системы документации в организации

      Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать  ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции  выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры  и штатной численности, распределение  обязанностей между руководством, регламентация  деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием  организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации  во всех ее аспектах.

      1) К организационно-правовым документам относятся: положение об организации, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, должностные регламенты (Приложение 3) , правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

     Наиболее  разнообразную и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы  могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового  распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному  обеспечению).

     2) Система плановой документации

     Общим назначением плановой документации является установление целей и задач  деятельности организации, определение  необходимых ресурсов и распределение  их по целям и задачам. Плановые документы  – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным направлениям деятельности и подразделениям.

     Плановые  документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации  или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся  на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.

     3) Система распорядительной документации

     Система распорядительных документов призвана регулировать деятельность организации. Регулирование деятельности необходимо для выполнения поставленных задач (программ, планов). Деятельность по регулированию  необходима для устранения возникающих  помех, отклонений от параметров, заданных плановыми документами. Главная  задача регулирования – обеспечение  согласованности в деятельности подразделений и должностных  лиц организации.

     Решения, принимаемые в процессе регулирования, фиксируются в документах, составляющих систему распорядительной документации. Это документы следующих видов: постановления, решения, приказы (Приложение 4) , распоряжения, указания.

4) Система  отчетной документации

   Документы, входящие в систему отчетной документации, – это документы, с помощью  которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Контроль как функция управления заключается в количественной и  качественной оценке результатов деятельности организации. Именно контроль позволяет  субъекту управления сравнивать полученные результаты с показателями, определенными  планом или программой. Контрольная  деятельность позволяет наладить своего рода обратную связь в системе управления, что позволяет корректировать ранее принятые решения, использовать результаты контроля при планировании.

   Система отчетной документации представлена такими видами документов как отчет, справка (отчетного характера). Бухгалтерские  отчеты принято называть балансом. Несмотря на такую бедность в видовом  отношении, система отчетной документации является весьма сложной по составу  – включает, по меньшей мере, три  самостоятельных класса систем: систему  государственной статистической отчетности, системы ведомственной отчетности и внутриучрежденческую отчетность. Таким образом, система отчетной документации представлена большим  количеством разновидностей документов:

5. Система информационно-справочной документации

   Управленческие  функции реализуются в деятельности учреждения через процесс принятия решения. Рассмотренные системы  управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют  управленческие решения: система организационной  документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система  плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т.д. Процесс принятия решения в самом  общем виде представляет собой преобразование некоторой исходной информации. В  этом процессе выделяется два основных этапа: информационная подготовка решения (стадия «предрешения»), состоящая из сбора информации, ее анализа, классификации, обобщения, поиска альтернатив, и собственно принятие решения. Информация о положении  дел в системе управления и  о необходимости принятия решений  того или иного типа поступает  в управляющий орган в виде документов особого типа, отличных от рассмотренных выше. Это документы, которые в практике управления принято  называть справочными, информационно-справочными, аналитическими или информационно-аналитическими.

   Общее назначение этих документов – доставлять в орган управления информацию о  фактическом положении дел в  системе, о сбоях в системе, о  ситуациях, нуждающихся в корректировке  посредством принятия решения. Информация о положении дел в системе  может поступать из различных  источников: от подразделений, отдельных  работников, подведомственных и сторонних  организаций, от специально созданных  с различными целями комиссий и других источников. Отсюда большое видовое  разнообразие этих документов: докладные, служебные (Приложение 5), аналитические записки, служебные письма, справки (информационного и аналитического характера), сводки, акты, протоколы (Приложение 6) и др. Особенность информационно-справочных документов состоит в том, что они обслуживают все функции управления, на них основывается любое решение, по какому бы вопросу деятельности организации оно ни принималось. Строго говоря, этот комплекс документов следовало бы включить как составную часть в каждую из рассмотренных систем документации, но поскольку общее назначение этих документов одинаково (независимо от того, при реализации какой функции управления они создаются), более целесообразным, на наш взгляд, является выделение их в самостоятельную систему документации.

6. Система договорной документации 

   В процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения  с другими организациями и  лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей  и задач организации. Ее взаимоотношения  с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью  договоров. Договоры могут заключаться  по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает  договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы  договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование  того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры.                                                            

7. Системы документации обеспечивающего типа

   Рассмотренные системы документации можно отнести  к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская  и др.). Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном  заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему  образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В  основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс  в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости  учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и  др.

   Особенностью  систем документации обеспечивающего  типа является то, что основная масса  документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие  функцию учета, что отражается и  в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др.

 

   Разработка  проекта положения о службе ДОУ (Приложение 7). 

   Положение о подразделении - документ, определяющий организационно-правовое положение  подразделения в структуре учреждения.

   Государственная система документационного обеспечения  управления (ГСДОУ) содержит примерное  положение о службе ДОУ, но пользоваться им в настоящее время можно  только с учетом изменений, которые  произошли в системе управления и действующем законодательстве.

   Положение о службе ДОУ в соответствии с  ГСДОУ должно содержать следующие  разделы:

• общие положения;
• цели и задачи;
• функции;
• права и ответственность;
• взаимоотношения с другими структурными подразделениями

   Раздел "Общие положения" определяет статус подразделения.

   Здесь я посчитала необходимым указать:

• официальное наименование подразделения и степень его самостоятельности;
• кем возглавляется и кому подчиняется служба ДОУ;
• какими законодательными и иными нормативными актами руководствуется в своей деятельности;
• кем утверждаются структура и штат подразделения;
• имеет ли подразделение печать.

 

   Название  следующего раздела - "Цели и задачи службы ДОУ" - также нуждается  в некотором уточнении. Его целесообразно  именовать "Основные задачи" или "Задачи", поскольку цели деятельности - это и есть задачи, которые решает подразделение. В данном разделе указывают, для достижения каких целей или для решения каких задач создается служба ДОУ. Цели (задачи) службы ДОУ определяют характер и направления ее функциональной деятельности.

   В статье "Функции и задачи службы ДОУ"* был дан анализ функциональной деятельности службы ДОУ. Если поставить  вопрос: для чего, с какой целью  служба ДОУ выполняет свои функции, мы получим ответ на вопрос о том, каковы ее задачи:

• обеспечение единой технологии создания и обработки документов в организации на протяжении всего их жизненного цикла;
• разработка нормативных и методических документов, регламентирующих работу с документами в организации;
• совершенствование форм и методов работы с документами.

   В современных условиях, когда работа с управленческой документацией  во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции  службы ДОУ не ограничиваются только организационными и технологическими аспектами, она принимает непосредственное участие в совершенствовании  форм и методов работы, например:

• в постановке задач на разработку автоматизированных информационных систем или в обосновании выбора готового программного продукта для обработки документной информации;
• обеспечении режима доступа к информации и ее защиты;
• разработке унифицированных форм документов и др.

 

     В разделе "Функции" перечисляют  действия или виды работ, которые  должно выполнять подразделение  для решения поставленных перед  ним задач.

   При этом нужно иметь в виду, что  функции любого подразделения, независимо от того, чем оно занимается, можно  разделить на две группы:

• общие управленческие (присущие любому подразделению);
• специфические (отражающие особенности данного подразделения, вытекающие из характера и содержания его деятельности).

К общим  управленческим функциям следует отнести:

• организацию работы;
• планирование деятельности;
• регулирование (координацию);
• контроль за деятельностью.

   Функции, отражающие технологию работы с документами, безусловно, относятся к специфическим; ведение регистрации и учета  документов, контроль исполнения документов и др.

   Функции подразделения формулируются отглагольными  существительными: совершенствование.., разработка.., анализ.., контроль за.., согласование и т. п. Например, для решения задачи обеспечения единой в рамках одной  организации технологии создания и  обработки документов необходимо выполнять  следующие функции: