Переписка. Документы передаваемые по каналам электронной связи

1 Общая характеристика служебной переписки 

     Переписка – общественное название различных  по содержанию документов (служебное  письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение  и др.), обеспечивающих оперативный  информационный обмен между организациями. Переписка используется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

     Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных  органов до общения граждан и  типовых заявок. Содержанием переписки  могут быть запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, требование, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение и др.

     Для осуществления информационного  обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или по средствам факсимильной связи.

     При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

     - письмо оформляется на бланке  формата А4 или А5 и подписывается  руководителем организации ил  его заместителем в соответствии  с предоставленной им компетенцией;

     - письмо должно быть составлено  грамотно, аккуратно, без грубых  помарок и исправлений;

     - независимо от содержания письмо  должно излагаться официально-деловым  стилем, содержать объективные сведения  о событиях, иметь достаточную  аргументацию,  в необходимых  случаях иметь разъясняющие и  дополняющие материалы.

     Для ведения переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.

     В организациях используются бланки писем  двух форматов – А4 или А5, в зависимости  от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, справочные данные об  организации, основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах – отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, - печать.

     Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст  письма не должен допускать различного толкования.

     В зависимости от типа письма и его  содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые  письма состоят из одной –двух  частей: вступления и заключения. Сложные  в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

     Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил кокой – либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, что – бы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

     В заключении формулируется основная цель письма (просьба, предложение, напоминание, требование, мнение и т.д.).

     В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет  сконцентрировать внимание, применяются  и другие схемы построения, в которых  один из элементов может отсутствовать  или порядок их построения может  быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма – приглашения, благодарности, рекламные письма.

     Текст большинства писем излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, представляем…) или  от первого лица единственного числа (прошу, предлагаю, сообщаю…). Форма  обращения от первого лица множественного числа в большинстве случаев  предпочтительней формы от первого  лица единственного числа, поскольку  письмо, как правило, выражает мнение коллективного субъекта – организации, учреждения, предприятия, несмотря на то что подписывается одним лицом  – руководителем. Тем не менее, существуют разновидности писем и ситуации, в которых может быть использована форма от первого лица единственного  числа, например в письмах приглашениях, рекомендательных письмах.

     Письма, адресованные руководителю по вопросам, требующим его особого внимания, могут содержать вступительное  обращение – формулу уважительного  обращения к адресату:

     Уважаемый господин председатель!

     Уважаемый господин Дмитриев!

     Уважаемый Павел Николаевич!

     Уважаемые господа! 

     В этом случае в конце письма, под текстом, используется формула вежливости: «С уважением», после чего на отдельной строке оформляется подпись должностного лица.

     Для упрощения операций по обработке  писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более  различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию, т.е. в одном письме следует рассматривать  только один вопрос или несколько  вопросов, но тесно взаимосвязанных.

     Объем письма не должен превышать двух страниц  машинописного текста; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

     Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту:  

     О нарушении договорных обязательств.

     Об  оказании научно-технической помощи. 

     Заголовок к письму может не составляться, если текст письма небольшого объема. В письмах сложного содержания заголовок  к тексту обязателен.

     Если  письмо является ответным, то в бланке письма указывают номер и дату письма, на который дается ответ: 

     На  №          от                         . 

     Письмо  может быть адресовано одному ил нескольким адресатам, но не более чем четверым. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При рассылке писем типового содержания большому количеству адресатам оформляется  Список рассылки с указанием наименований организаций и их адресов, на самом  письме в этом случае адресат указывается  обобщенно.

     Письма  визируются составителем, руководителем  подразделения – автора, при необходимости  – руководителями заинтересованных структурных подразделений, а также  заместителем руководителя организации, курирующим направление, если письмо подписывается руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации.

     Письма  подписываются руководителем организации, его заместителем в рамках предоставленной  им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

     Письмо  должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя или на оборотной стороне листа.

     Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

     Информационный  обмен с помощью переписки  следует использовать только тогда, когда затруднен или невозможен иной способ обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.), а также в тех случаях, когда  письмо выступает юридически значимым элементом делового общения, содержит обязательство, гарантию, подтверждение  и т.п. 

     2 Документы, передаваемые по каналам Электросвязи 

     2.1 Телеграмма 

     Телеграмма  – обобщенное название различных  по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста – по телеграфной сети общего пользования.

     Большинство телеграмм представляет собой сообщения  информационно – справочного  характера. Фактически это разновидность  переписки, используемая в случаях, когда отправка документов почтой не обеспечивает своевременного решения  вопроса.

     Порядок осуществления телеграфной связи  регламентирован Правилами предоставления услуг телеграфной связи, утвержденных постановлением Правительства РФ от 28 августа 1997 г. №1108.

     Телеграммы  подразделяются на категории и виды: «Президент Российской Федерации», «Высшая  правительственная», «Правительственная»  и др. В большинстве организаций  применяются простая и срочная  телеграммы. Срок прохождения до адресата обыкновенной телеграммы составляет 6 часов, срочной – до 3 часов.

     Подаваемая  отправителем телеграмма должна быть четко и разборчиво написана на лицевой  стороне телеграфного бланка или  на светлой бумаге. Исправления, подчистки, вычеркивания и вставки, внесенные в подаваемую телеграмму отправителем или по его просьбе оператором связи, должны быть заверены подписью отправителя.

     Телеграмма  содержит следующие реквизиты: служебный  заголовок, указание категории телеграммы, отметка о виде телеграммы, телеграфный  адрес получателя (условный или полный), текст (содержание телеграммы), подпись, регистрационный делопроизводственный номер, дата регистрации, адрес и  наименование отправителя (помещается под чертой).

     Телеграмма  должна быть написана в следующей  последовательности:

     - отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории  «обыкновенная» отметка о категории  не ставится;

     - отметка о виде телеграммы;

     - адрес, по которому должна быть  доставлена телеграмма, с указанием  наименования адресата;

     - текст телеграммы;

     - подпись отправителя (по желанию  отправителя).

     В нижней части бланка подаваемой телеграммы (или листа белой бумаги, используемого  вместо бланка) отправитель должен указать свою фамилию и адрес (вместо адреса допускается указывать  номер телефона отправителя или  отметку «проездом»). Фамилия и  адрес отправителя не передаются и в состав оплачиваемых слов телеграммы не входят. При необходимости передачи адресату фамилии и адреса отправителя  эти данные должны включатся отправителем в текст телеграммы.

     Адрес телеграммы должен содержать все  атрибуты, необходимые для обеспечения  ее доставки адресату без розыска  и наведения справок.

     Телеграмма  может быть адресована в один или  несколько адресов (многоадресная  телеграмма). При подачи многоадресной  телеграммы с одни м и тем же текстом отправитель либо составляет несколько экземпляров телеграммы с указанием на каждом экземпляре конкретного адреса, либо составляет список рассылки телеграммы. Допускается  прием многоадресной телеграммы с одним текстом по списку адресов, но не более 20 адресов в списке. Список адресов должен подаваться одновременно с телеграммой. К каждому списку прилагается один экземпляр телеграммы.

     При отправке телеграммы в один город, но нескольким адресатам слово «Копия»  не употребляется, но перед каждым адресатом  пишется называние города, например: 
 
 

           МОСКВА ГОСУДАРСТВЕННАЯ  ДУМА

           МОСКВА СОВЕТ ФЕДЕРАЦИИ

           МОСКВА ПРАВИТЕЛЬСТВО  РОССИИ  

      

     Если  телеграмма направляется нескольким адресатам в один город, но из адресатов является основным, а остальные – второстепенными, адрес оформляется следующим образом: