Понятие и функции документа

                                                        План

 

Введение.................................................................................. 3

Понятие и функции документа............................................. 4 - 7

Организационно-распорядительные документы................ 8 - 10

Список литературы................................................................ 11 - 12

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                          Введение

 

 

     

 Документы предприятия, отражающие производственно хозяйственную деятельность, представляют определенную историческую ценность, являются частью Архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.

Особое значение имеют документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми  нарушениями соответствующих требований КЗоТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.

Тема работы является актуальной в настоящее время, так как  управленческое дело осуществляется с  помощью документов, которые являются и источником, и результатом, и  инструментом этой деятельности. Среди  большого разнообразия видов служебных  документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место, которая затрагивает судьбы миллионов  людей. ОРД в равной степени представляют интерес для работников, как канцелярии, так и экономических служб. Для  упрощения работы с ОРД, ускорения  их составления и оформления проведена  унификация и стандартизация ОРД  по форме и по содержанию. Можно  утверждать, что организационное  и управленческое дело главным образом  содержится в разработке и реализации решений, документированных в ОРД. Организационно-распорядительная документация является наиболее обширно используемым видом управленческой документации.     

 

 

                        Понятие и функции документа

 

 

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документ - это письменное доказательство действительного осуществления или права на осуществление хозяйственной операции. Юридическое значение документа чрезвычайно важно для управленческой деятельности, которая зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.

В исторической науке документом называется письменное свидетельство о чём-либо, чаще всего  принадлежащее государственному аппарату или общественным организациям.

         Любой документ  многофункционален, т.е. содержит  в себе различные функции, которые  с течением времени меняют  свое доминирующее значение. Выделяются  функции общие и специальные.  Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные  - управленческая, правовая, функция  исторического источника, функция  учета 

 

 

Информационная  функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью  сохранения и передачи и присуща  всем без исключения документам. Причина  появления любого документа - необходимость  фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и  мыслительной деятельности.

Каждый  документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная  емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная  функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его  членов. Документ также сам может  влиять на социальные отношения них  в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами  общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут  поддерживаться. Можно выделить две  категории документов, в которых  ярко выражена коммуникативная функция:

1) документы,  ориентированные в одном направлении  (законы, указы, распоряжения, приказы,  инструкции, жалобы, докладные записки  и др.);

2) документы  двустороннего действия (деловая  и личная переписка, договорные  документы и т.д.).

Культурная  функция - способность документа  сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая  функция выполняется официальными документами, которые специально созданы  для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти  документы играют большую роль в  информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные  уровни принятия решений.

Правовая  функция присуща документам, в  которых закрепляются изменения  правовых норм и правонарушений. Можно  выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы  и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают  эту функцию, являясь доказательством  каких-либо фактов в суде, органах  следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и  тем самым временно будет наделен  правовой функцией.

Функция исторического источника изучается  исторической наукой. Существует две  точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента  передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком  лишь когда документ поступает в  архив. Таким образом, эта функция  начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или  иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной  с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

Автор документа, как правило, наделяет его  какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции  и с течением времени удельный вес той или иной функции изменяется. Перечисленные функции можно  подразделить на функции оперативного характера, время действия которых  ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического  источника). Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического  источника.

 

 

 

Организационно-распорядительные документы 

 

 

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям  создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени  унификации, характеру содержания.

Среди большого разнообразия видов служебных документов, обращающихся на предприятиях и в  организациях, организационно-распорядительная документация (ОРД) занимает особое место. Можно утверждать, что организационная  и управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, документируемых  в ОРД - наиболее широко используемом виде документации.

         Понятие организационно-распорядительного  документа трактует следующим  образом: «Вид письменного документа,  в котором фиксируют решение  административных и организационных  вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования  деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их  подразделений и должностных  лиц».    Организационно-распорядительная  документация классифицируется  на три группы:

   - распорядительная  документация (приказы, распоряжения, постановления,

 решения, указания);

   - информационно-справочная  документация (письма, телеграммы,

 телефонограммы, факсы, акты, протоколы,  докладные и служебные

 записки);

  - организационная  документация (уставы, положения, правила, инструкции,

 штатные расписания).

    Классификация  организационно-распорядительной документации  позволяет обеспечить оперативный  поиск, контроль исполнения, создает  условия для унификации документов.

 Стандартом  установлены: состав реквизитов  документов; требования к оформлению  реквизитов документов; требования  к бланкам документов, включая  бланки с воспроизведением Государственного  герба Российской Федерации.

Правила и требования ГОСТ  Р 6.30-2003 являются рекомендуемыми.

Стандарт  ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает полный перечень организационно-распорядительных документов, на которые он распространяется. Это позволяет руководителю своим  приказом или нормативным документом (например, Положением о службе делопроизводства, канцелярии) уточнить перечень ОРД, который  отвечал бы содержанию деятельности руководимой им организации. В состав ОРД кроме перечисленных выше могут быть включены следующие документы: указание, положение, правила, докладная  записка, инструкция, представление, договор, устав, структура и штатная численность  организации и др.

Правила и требования ГОСТ Р 6.30-2003 носят универсальный  характер и находят широкое применение в других унифицированных и неунифицированных  системах документации. Знание этих правил и требований позволяет овладеть рациональными приемами работы с  документами, экономить время на их составление и обработку.

          Состав реквизитов ОРД можно  разделить на постоянные и переменные. Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует считать типовым, поскольку набор их при подготовке документов одного и того же наименования в различных управленческих ситуациях может быть различным. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

При работе с электронными (машиночитаемыми) документами  следует учитывать требования ГОСТ, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат).

 

                                   

 

                                       

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                               

                                      Список литературы

 

1. Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие для студентов образовательных учреждений среднего профессионального образования. Изд. 5-е,Ю перераб., и доп. – м.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2006. – 344 с.
2. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – 3-е издание, перераб. И доп. – М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2007. – 520 с.
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М.: Изд-во стандартов, 2003.
4. Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. - М.: Научная книга, 1998. – 458 с.
5. Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЕР, 2003. – 235 с.
6. Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. — Ростов н/Д: Феникс, 2005. – 368 с.
7. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. – М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 368 с.
8. Управленческая документация. Классификатор. - М.: Книга-сервис, 2003. – 274 с.
9. Чувенков А. Ю.,  Янковая  В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. — М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. – 462 с.