Понятие "ведомственный архив’’. Основные виды ведомственных архивов, их задачи и функции

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

     Документы, подлежащие приёму на государственное  или муниципальное хранение временно, в течение установленных законодательством сроков, хранятся в ведомственных архивах. Таким образом, качественное комплектование государственных и муниципальных архивов напрямую зависит от сохранности документов на стадии ведомственного хранения.

      Документы министерств, ведомств Российской Федерации, входящих в их состав комитетов и  департаментов, а также подведомственных им государственных учреждений, организаций и предприятий, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое и политическое значение, составляют часть Архивного фонда Российской Федерации, являются собственностью государства и подлежат постоянному хранению в государственных архивах Российской Федерации.

      В своей практической деятельности ведомственные  архивы руководствуются законодательством, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы.

      Под ведомственным хранением архивных документов понимается хранение их в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами¹.

     Для обеспечения сохранности архивного  наследия требуется слаженная работа архивных учреждений, архивных и делопроизводственных служб организаций. В связи с этим работе по взаимодействию архивистов и работников организаций уделяется особенно большое внимание. 
 
 

1. Понятие «ведомственный  архив» и его  виды 

     Понятие «ведомственный архив» довольно широкое. Это и центральный архив министерства, и архив подведомственной организации, и специально выделенная комната, шкаф, стеллаж для хранения документов постоянного и долговременного сроков хранения. ГОСТ Р 51114-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» дает следующее определение: ведомственный архив – это часть государственного Архивного фонда РФ, однако не входящая в систему государственной архивной службы.²

     В зависимости от состава документов, которыми комплектуется ведомственный архив, и государственных обязанностей организаций по осуществлению ведомственного хранения могут создаваться ведомственные архивы следующих видов:

     - архив организации, хранящий документы только данной организации;

     - центральный архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, хранящий документы центрального аппарата министерства, ведомства, центрального органа общественной организации, а также документы организаций непосредственного подчинения, и, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

     - центральный отраслевой архив министерства, ведомства, центрального органа общественной организации (при министерстве, ведомстве, центральном органе общественной организации), хранящий документы организаций отрасли (системы) всех уровней подчиненности (независимо от их территориальной расположенности) в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства, ведомства, центрального органа общественной организации;

     - объединенный ведомственный архив, хранящий документы нескольких организаций министерства (ведомства), связанных определенной системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;

     - объединенный междуведомственный архив, хранящий документы организаций нескольких отраслей (систем).

     Архив учреждения, организации, предприятия  хранит документы только одного учреждения и его общественных организаций.

     Профиль архива определяется положением о нем. Согласно типовым положениям о ведомственном архиве для всех их разновидностей в состав хранящихся документов входят:

     - законченные текущим делопроизводством документы постоянного хранения, образовавшиеся в результате деятельности учреждения;

     - документы временного срока хранения (свыше 10 лет), необходимые в практической деятельности,

     - документы по личному составу;

     - документы постоянного хранения и по личному составу учреждений предшественников, а также ликвидированных учреждений непосредственно подчиненных министерству;

     - личные фонды деятелей науки, искусства, работавших в данном учреждении.

     Кроме того, в архиве хранятся копии особо  ценных документов, печатные издания, научно-справочный аппарат к документам архива.

     Ведомственные архивы исполняют роль связующего звена между организацией и государственным архивом. Даже если в штатном расписании организации не предусмотрена должность архивного работника, руководитель обязан назначить приказом ответственного за архив из числа штатных сотрудников. 
 
 

2. Основные задачи и функции ведомственного архива 

     Основными задачами ведомственного архива являются³:

     - комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

     - обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбора и использования документов, хранящихся в архиве, а также подготовка и передача документов на государственное хранение;

     - осуществление методического руководства и проверок состояния организации документов в делопроизводстве организации, а также архивного дела и организации документов в делопроизводстве в подведомственных организациях.

     Ведомственный архив в целях выполнения своих  главных задач осуществляет следующие основные функции:

     1. Учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив дел и документов;

     2. Осуществляет фондирование принятых в архив дел и документов;

     3. Составляет научно - справочный аппарат к хранящимся в архиве документам с учетом его преемственности с научно - справочным аппаратом к документам, переданным в государственный архив;

     4. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, ежегодно представляет на рассмотрение организации годовые разделы сводных описей дел, подлежащих хранению, и акты на дела, выделенные к уничтожению в связи с истечением сроков их хранения;

     5. Осуществляет или организует ежегодное составление и представление годовых разделов сводных описей дел постоянного хранения;

     6. Осуществляет по согласованию с соответствующим государственным архивом выявление и учет особо ценных документов, организует создание и хранение страхового фонда копий этих документов, ведет учет данных копий;

     7. Оказывает методическую и практическую помощь службе делопроизводства организации (канцелярия, секретариат) в розыске дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, но своевременно не поступивших в ведомственный архив;

     8. Представляет ежегодно по утвержденным ЦСУ СССР формам в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме фондов, хранящихся в архиве;

     9. Осуществляет использование документов, хранящихся в архиве: информирует руководство и работников организации о составе и содержании документов архива; выдает в установленном порядке документы или копии документов; исполняет запросы организаций и заявления граждан по вопросам социально - правового характера, ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

     10. Осуществляет проверку сохранности, правильности формирования и оформления дел в организациях - источниках комплектования и в соответствующих подведомственных организациях);

     11. Участвует в разработке нормативно - методических документов (инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу и организации документов в делопроизводстве;

     12. Участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы делопроизводства организации (центральный (центральный отраслевой), объединенный ведомственный или междуведомственный архивы проводят аналогичные мероприятия для работников организаций - источников комплектования и соответствующих подведомственных организаций).

     Ведомственному архиву для выполнения его задач и функций предоставляется право:

     - Давать в установленном порядке  указания структурным подразделениям организации и архивам соответствующих подведомственных организаций по вопросам, входящим в компетенцию архива;

     - Запрашивать от структурных подразделений  организации и от архивов соответствующих подведомственных организаций сведения, необходимые для работы архива.

     Архивы  организаций осуществляют прием  электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций-источников комплектования архивов.

     

      

 

3. Права и ответственность ведомственного архива 

     Для выполнения основных задач и функций архив организации имеет право⁴:

     - требовать от структурных подразделений своевременной передачи в архив документов в упорядоченном состоянии;

     - контролировать правила работы с документами в структурных подразделениях и организациях - источниках комплектования архива;

     - запрашивать от структурных подразделений и организаций - источников комплектования - необходимые для работы архива сведения;

     - участвовать в мероприятиях, проводимых Федеральной архивной службой России, органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации, федеральными архивами Российской Федерации, по вопросам архивного дела и документационного обеспечения управления.

     Архив совместно с руководителем организации  несет ответственность за:

     - несоблюдение условий обеспечения сохранности документов;

     - утрату и несанкционированное уничтожение документов;

     - необоснованный отказ в приеме на хранение документов постоянного хранения и по личному составу подведомственных организаций, при ликвидации организации или изменении формы собственности;

     - нарушение правил использования документов и доступа пользователей к документам, установленных законодательством. 
 
 
 
 

Заключение

     Работа  любого учреждения невозможна без чёткого  представления о его устройстве, задачах и функциях. Это в полной мере относится и к ведомственным архивам, роль которых в хранении документов крайне важна. 

     Ведомственные архивы оформились в три вида: текущие  архивы собственно ведомств, текущие архивы учреждений, организаций, предприятий, входящих в состав ведомственных систем, и специализированные отраслевые ведомственные фонды с централизованной организацией хранения исторических и оперативных документальных комплексов.