Порядок и особенности разработки должностной инструкции секретаря руководителя

     РОССИЙСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

     Факультет социального управления

     Кафедра управления персоналом, документоведения и архивоведения 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Курсовая  работа на тему

     Порядок и особенности разработки должностной инструкции секретаря руководителя 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Москва 2010

     Содержание:

     Введение…………………………………………………………………….3

     Глава 1. Особенности использования должностной инструкции в организации……………………………………………………………………….6

1. Понятие должностной инструкции………………………………..6

     1.2 Нормативно-правовые акты, регулирующие порядок составления должностных инструкций……………………………………………………….11

     Глава 2. Особенности разработки должностной инструкции для секретаря руководителя………………………………………………………..15

     2.1 Квалификационная характеристика секретаря руководителя…15

     2.2 Описание примерной должностной инструкции секретаря руководителя……………………………………………………………………22

     Заключение……………………………………………………………….30

     Глоссарий

     Приложение 1. « Положение о должностной инструкции»

     Приложение 2. «Должностная инструкция секретаря руководителя»

 

     

     Введение

     Актуальность  темы. Совершенствование работы секретаря может осуществляться только при наличии четких требований предъявляемых к сотруднику. Эти требования могут и должны быть закреплены в должностной инструкции. Однако зачастую в организациях пользуются типовой инструкцией для секретаря, не учитывая тех особенностей, с которыми связана деятельность организации. Это приводит к тому, что предъявляемые требования оказываются заниженными, а значит и принимаемый на работу сотрудник менее квалифицированный, чем требуется для выполнения возложенных на него функций. Решение этой проблемы возможен путем создания должностной инструкции, в которой четко будут прописаны требования, предъявляемые к секретарю, а также его обязанности и права с целью повышения уровня, как сотрудника, так и всей организации в целом.

     Секретарь – одна из самых распространенных профессий на современном рынке  труда. Популярность этой профессии  повышается в связи с переходом  к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских  и других структур. Можно сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря  со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических  функций. По сути дела, секретарь является координирующим центром конкретного  структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность  о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию  телефонных разговоров. Секретарская работа требует умения быстро переключаться  с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и  разнообразием выполняемых функций. Важнейшая функция секретаря  – оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Осуществление функций любого предприятия связано с составлением, получением и направлением документов¹.

     Квалификационные  и иные требования, предъявляемые  в настоящее время к секретарям, достаточно обширны. Секретари выполняют большое количество работ не только по документационному обеспечению управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями.

     Цель курсовой работы: дать квалификационную характеристику работы секретаря руководителя и основываясь на этом описании разработать должностную инструкцию.

     Для достижения поставленной цели были определены следующие задачи:

1. изучить порядок составления должностной инструкции;
2. рассмотреть нормативно-методические материалы необходимые для разработки должностной инструкции;
3. описать направления деятельности секретаря руководителя;
4. разработать примерную должностную инструкцию для секретаря руководителя.

     Объектом  исследования является должностная инструкция секретаря руководителя.

     Предметом является порядок и особенности разработки должностной инструкции.

     Гипотеза  – грамотно составленная должностная инструкция секретаря руководителя служит основанием для эффективной работы, определения правомерности тех или иных действий на рабочем месте, разрешения трудовых споров, производственных конфликтов, правомерности для дисциплинарных взысканий.

     Курсовая  работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка использованных источников и литературы, глоссария и приложений.

 

      Глава 1. Особенности  использования должностной  инструкции в организации

     1.1. Понятие должностной инструкции

     Должностная инструкция как вид документа  не упомянута в Трудовом кодексе  и с формальной точки зрения ее наличие на предприятии не является обязательным. Роль должностных инструкций в том, чтобы упорядочить работу работников всех подразделений и  всей организации. Должностная инструкция является закономерным приложением  к трудовому договору. Грамотно составленная инструкция дает четкое представление о трудовых обязанностях работника и помогает разрешать возникающие трудовые споры. Однако этот локальный акт часто недооценивают и пренебрегают им.

     Разумеется, определяющую роль при формировании условий труда работника играет трудовой договор. Однако получить полное представление о служебных обязанностях из текста договора довольно сложно. Поэтому  между работником и работодателем  часто возникает непонимание, доходящее  порой до открытого конфликта, а  то и до судебного разбирательства. Должностная инструкция как раз является документом, призванным устранить все возможные разногласия сторон по поводу служебных обязанностей и максимально конкретизировать функции подчиненного.

     Обязанность по составлению должностных инструкций установлена только для государственных  учреждений. Однако и коммерческим организациям инструкции принесут неоценимую пользу.

     Чтобы должностные инструкции не стали  бесполезными бумагами, о которых  вспоминают лишь в случае проверок правового инспектора, отнестись к созданию этих документов нужно очень внимательно. Должностные инструкции должны работать, быть четкими, динамичными, оперативно отражающими структурные и организационные изменения компании².

     Прежде  чем начать разработку инструкций, нужно правильно организовать эту  работу. В этом поможет специальный  документ Положение о должностной инструкции. В нем подробно оговариваются правила согласования, утверждения, принятия и хранения должностных инструкций работников, привести требования к содержанию инструкций, а также указать лиц, которые будут непосредственно отвечать за своевременную разработку этих локальных актов³.

     Положение о должностной инструкции − необязательный документ, но если упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической силы, лучше не пренебрегать этим локальным актом. Поскольку работа над проектом положения чаще всего ложится на плечи кадровиков.

     Разработанный проект Положения о должностной  инструкции нужно представить на подпись руководителю организации. После утверждения он вступает в  силу, и с этого момента все  должностные инструкции должны соответствовать  его требованиям.

     Рассмотрим  более подробно создание должностных  инструкций:

1. О содержании

     За  время использования должностных  инструкций было выработано несколько  методик их составления. Одной из самых классических является методика, по которой должностная инструкция состоит из разделов:

     1. Общие положения

     2. Должностные обязанности

     3. Права

     4.Ответственность

     Также в структуру должностной инструкции помимо указанных выше, включаются разделы:

     1. Функции

     2. Взаимоотношения (служебные связи).

     В ряде организаций используется еще  и такой макет должностной  инструкции, по которому отдельным  блоком приводятся поощрения и взыскания  должностного лица⁴.

2. Ознакомление с должностной инструкцией

     Работник  должен быть ознакомлен с должностной  инструкцией, о чем ставится его  виза об ознакомлении на самом документе, либо на специальном бланке: «Лист ознакомления».

     В этом случае лист ознакомления является приложением к должностной инструкции.

3. Кем разрабатываются должностные инструкции

     Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и  ими подписываются. Должностная  инструкция обязательно утверждается руководителем организации. Руководитель структурного подразделения утверждает должностную инструкцию в том  случае, если это действие находится  в его компетенции.

4. С кем согласовываются должностные инструкции

     Должностная инструкция согласовывается с руководителем  работника, с юридическим отделом  организации. В случае если она разрабатывается  кадровой службой, ее необходимо также  согласовывать с руководителями структурных подразделений или  должностным лицом, курирующим упомянутое направление деятельности организации.

5. Кто подписывает и утверждает текст должностной инструкции

     Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, где работает специалист, на работу которого создается  инструкция, утверждает полномочный  руководитель организации.

6. Как часто надо менять текст должностной инструкции

     Изменения в должностной инструкции требуются  лишь в отдельных случаях, например с изменением функций, переименованием  организации и т.д. При увольнении должностных лиц, подписавших и  утвердивших должностную инструкцию, изменять реквизиты должностной  инструкции не требуется.

     Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации. Изменения (дополнения) должностной  инструкции доводятся работнику  под расписку. Должностные инструкции могут быть заменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении  наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности; при изменении фамилии  работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной. Последней  ситуации можно избежать, если делать инструкцию на специалиста, а не на конкретного работника⁵.

7. Хранение должностных инструкций

     Должностные инструкции хранятся там, где им определяет место хранения номенклатура дел  организации. Чаще всего, оригиналы  должностных инструкций хранятся в  отделе кадров (службе персонала), а  копии – в соответствующих  подразделениях. Отличный вариант получится, если должностная инструкция станет приложением к трудовому договору и будет выдана работнику вместе с его экземпляром трудового  договора.