Порядок и особенности разработки должностной инструкции секретаря руководителя

     Краткий вывод:

     Документ, регламентирующий все сферы работ сотрудника, называется должностная инструкция. Необходимый документ для найма новых кадров в компанию, а также для управления имеющимся персоналом. Во первых, должностные инструкции, необходимы для того, чтобы каждый работник ясно осознавал свои обязанности на рабочем месте, понимал собственную роль в компании и знал о своих служебных полномочиях. Данный документ более точно определяет взаимоотношения между нанимаемым лицом и работодателем.

     Процесс создания должностных инструкций требует  определенного опыта. В документе  необходимо точно написать каждый пункт, ведь при форс-мажорных обстоятельствах  нечеткость должностной инструкции зачастую толкуется не в пользу компании. Данный документ может быть составлен непосредственно руководством компании, но обычно этим занимается специалист, предварительно определив направления и сферу деятельности предприятия и обговорив все аспекты с руководством.

     Первый  оригинальный экземпляр должностной  инструкции составленной на каждого  работника должен храниться в отделе кадров, второй экземпляр у начальника подразделения и третья копия документа у самого сотрудника⁶.

     Стандарта регламентирующего процесс разработки должностной инструкции и её содержания пока не существует, поэтому каждая организация самостоятельно формирует описание конкретной должности.  
 

 

     

2. Нормативно-правовые акты, регулирующие порядок составления должностных инструкций

     Разработке  должностных инструкций предшествует изучение всех нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок деятельности должностных лиц и правила  разработки и хранения этих организационно-правовых документов.

     Основные нормативно-правовые акты, с учетом которых должна разрабатываться должностная инструкция:

     1. Федеральный уровень:

     ·   Конституция Российской Федерации;

     ·   Трудовой кодекс Российской Федерации;

     · «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта российской федерации»);

     ·   Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена Приказом Минкультуры  РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой  инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»);

     ·   «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения» (утвержден Росархивом 6 октября 2000 года);

     ·   «Общероссийский классификатор  профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года №367);

     ·   «Общероссийский классификатор  занятий ОК 010-93» (утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №298);

     · «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих» (утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);

     ·   Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка  применения Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

     ·   Выпуски Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утвержденные Минтруда РФ;

     ·   Постановление Правительства РФ от 31 октября 2002 года №787 «О порядке  утверждения Единого тарифно-квалификационного  справочника работ и профессий  рабочих, Единого квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

     ·   Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения  и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к  компетенции Министерства.

     2. Нормативно-правовые  акты субъектов Российской Федерации

     3. Нормативно-правовые  акты органов местного  самоуправления

     4. Локальный уровень  (локальные нормативно-правовые  акты работодателя):

     ·   Правила внутреннего трудового  распорядка;

     ·   Коллективный договор (Положение о  персонале и другое);

     ·   Штатное расписание;

     ·   Положения о структурном подразделении;

     · Приказы о разграничении полномочий между руководителями организации;

     ·   Положение о должностной инструкции⁷.

     Хотелось  бы отметить, что основой для разработки содержания должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих и  по профессиям рабочих, которые утверждены Министерством труда РФ. Эти документы  перечисляют основные элементы, которые  должны быть в инструкции: наименование должности, специальности, профессии  работника, требования к уровню его  знаний, примерный перечень обязанностей.

     Квалификационные  характеристики по каждой должности, согласно пункту 5 «Квалификационного справочника  должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержденном Постановлением от 21 августа 1998 года №37 состоят из трех разделов.

     Раздел 1 − «Должностные обязанности» содержит основные функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность с учетом технологической однородности и взаимосвязанности работ, позволяющих обеспечить оптимальную специализацию служащих.

     Раздел 2 − «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к работнику в отношении:

     - специальных знаний;

     - знаний законодательных актов,  положений, инструкций, других руководящих  и нормативных документов;

     - методов и средств, которые  работник должен уметь применять  при выполнении должностных обязанностей.

     Раздел 3 − «Требования к квалификации» определяет:

     - уровень профессиональной подготовки  работника, необходимой для выполнения  предусмотренных должностных обязанностей (Уровни требуемой профессиональной  подготовки приведены в соответствии  с Законом Российской Федерации  «Об образовании»);

     - требования к стажу работы.

     Согласно  пункту 4 Постановления №37 в квалификационных характеристиках представлены наиболее характерные для той или иной должности работы, поэтому при  разработке конкретных должностных  инструкций допускается уточнение  перечня работ, которые свойственны  соответствующей должности в  конкретных организационно-технических  условиях. Также допускается уточнение  требований к необходимой специальной  подготовке работников. При необходимости  обязанности, включенные в характеристику определенной должности, могут быть распределены между несколькими  исполнителями⁸.

     Положение о должностной инструкции - необязательный документ, но лучше не пренебрегать этим локальным актом. Он позволяет  упорядочить работу с инструкциями, сделать их унифицированными и четкими, обозначить порядок придания им юридической  силы. Положение о должностной  инструкции вступает в силу после  его утверждения руководителем, и с этого момента все должностные  инструкции должны соответствовать  его требованиям.

     Краткий вывод:

     Структура и содержание должностной инструкции в настоящее время нормативно-правовыми актами подробно не прописана. Однако компания может смело основываться на нормативно-правовые акты федерального уровня, органов местного самоуправления, локального уровня и, исходя из этих положений разработать должностную инструкцию для своих работников.

 

      Глава 2. Особенности  разработки должностной  инструкции для секретаря  руководителя

     2.1 Квалификационная характеристика секретаря руководителя

     Понятие секретарь сегодня достаточно сложное  и имеет много градаций – от секретаря-помощника руководители, секретаря-референта, ученого секретаря, секретаря коллегии, секретаря учреждения, секретаря структурного подразделения  до технического секретаря. Отсюда разнообразие их обязанностей и прав, различные  требования к образованию, профессиональным навыкам.

     За  последние годы профессия секретаря руководителя претерпела существенные изменения. На секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи предприятия. Именно секретарь руководителя должен быть безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, воплощающими решения и распоряжения в жизнь; между руководителем и его деловыми партнерами. Отвечая по телефону, организуя приемы, совещания, презентации, обмениваясь деловыми бумагами, секретарь всегда в гуще событий. Хороший секретарь может вдвое повысить результативность работы своего руководителя, плохой секретарь уменьшает ее наполовину⁹.

     От  профессионального уровня секретаря  во многом зависит престиж фирмы. Такие его качества, как исполнительность, инициатива и высокий профессионализм  помогут руководителю предприятия  преодолевать производственные трудности  и решать накопившиеся проблемы. В  условиях жесткой конкуренции немногие руководители могут себе позволить  выбирать секретаря только по внешним  данным. Такие качества, как рост, возраст и «количество печатных знаков в минуту», все больше уступают место образованности, интеллекту, коммуникабельности и стажу работы. Сегодня во всех развитых странах при подготовке секретарей особое внимание уделяют расширению профессиональной эрудиции, кругозора, повышению способности решать разнообразные деловые задачи¹⁰.

     С появлением персональных компьютеров  на рабочем столе секретаря упростились  процедуры подготовки документов, их регистрации, поиска и хранения, однако возросла роль секретаря как личного помощника, организатора, консультанта. В связи с этим появились новые требования к личностным и профессиональным качествам секретаря руководителя, появились вариации названия секретарской должности: ассистент, помощник по общим вопросам, представитель дирекции, ресепшионист, офис-менеджер.

     Рассмотрим  более подробно, какими качествами должен обладать секретарь, чтобы соответствовать современным требованиям:

     - иметь профессиональный имидж;

     - хорошо владеть деловой речью и письмом;

      - обладать неплохой памятью (в том числе зрительной памятью на лица);

     - содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые документы;

     - уметь правильно оформлять документы, вести деловую переписку руководителя;

     - квалифицированно пользоваться офисной оргтехникой;

     - осваивать новые компьютерные программы;

     - быть энергичным, проявлять инициативу;

     Уметь находить взаимопонимание с руководством, коллегами и клиентами;

     - поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии руководителя;

     - проявлять осторожность и осмотрительность в конфиденциальных вопросах.

     Основными функциями секретаря руководителя являются:

     - ведение документации дирекции предприятия;

     - организация и координация текущей работы с деловыми партнерами, клиентами, заказчиками, контрагентами;

     - поиск необходимой руководителю информации;

     - выполнение оперативных поручений и заданий руководителя;

     - контроль исполнения документов и поручений руководителя;

     - бронирование гостиниц, авиабилетов, оформление виз;

     - планирование рабочего дня руководителя;

     - организация и участие во встречах и переговорах;