Правило составления и оформление приказа

РОСИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННЬЙ  СЛУЖБЫ ПРИ ПРИЗЕДЕНТЕ РФ 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                                                                     ДОКЛАД

            На тему: «Правило составления и оформление приказа» 
 
 
 

                                                                                                                  Проверил:        Салдотенкова Е.И           

                                                                                                                     Выполнила:      Паймулкина Анастасия 
 

                                                                                            

                                                                       2011 год

Руководство и организация  трудового процесса немыслимы без  исполнительно-распорядительной деятельности и, соответственно, распорядительных документов.

Распорядительная  документация представляет собой совокупность правовых актов, с помощью которых  работодатель осуществляет полномочия по управлению и организации труда. Они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений  в сфере труда.

Адресатом этих документов являются конкретные структурные подразделения, должностные лица или работники. Распорядительные документы издаются в виде приказов или распоряжений. Состав распорядительных документов, издаваемых у конкретного работодателя, определяется его учредительными документами (уставом, учредительным договором), локальными нормативными актами.

В организациях правом издавать распорядительные документы  могут наделяться их руководители, также заместители руководителя, руководители структурных подразделений, главные специалисты организации. Это полномочие должно быть закреплено в организационно-правовых документах (Положении о структурном подразделении, должностной инструкции, приказе  о распределении обязанностей между  руководством организации).

Распорядительные  документы согласно «Перечню типовых  управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием  сроков хранения», утвержденного Росархивом 6 октября 2000 года делятся на три самостоятельные группы.

Первая группа –  приказы (распоряжения) по основной деятельности. Они издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении  и изменении структуры и штатов, в целях утверждения или введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и другое), при  необходимости регулирования производственных, финансовых вопросов, проблем документационного, материально-технического обеспечения, научно-технической, социальной политики и другое.

Вторая группа - приказы (распоряжения) по личному составу  регулируют трудовые отношения у  конкретного работодателя. Они документируют  основные кадровые процедуры - прием  на работу, увольнение, перевод, предоставление отпусков, применение поощрений и  дисциплинарных взысканий, командирование.

Третья группа –  приказы (распоряжения) по административно-хозяйственным  вопросам. Они издаются при решении  организационных, хозяйственных, бытовых  вопросов.

Документы, входящие в первую и третью группу, охватывают хозяйственную деятельность в целом  и к кадровым вопросам относятся  только косвенно. Вторую группу, напротив, образуют кадровые документы, непосредственно  связанные с трудовой деятельностью  работников. Многие из этих документов имеют унифицированную форму, утвержденную Госкомстатом Российской Федерации.

В соответствии с  общими требованиями государственного стандарта - «Унифицированная система  документации. Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждено Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» вместе с «Унифицированной системой документации. Унифицированной системой организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003») (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) приказы оформляются на бланке приказа (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами  приказа являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и  регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа (если они предусмотрены  законодательством или локальными актами), отметка о контроле.

Заголовок должен отвечать на вопросы: о чем, о ком? Например: Приказ о создании аттестационной комиссии.

В приказах текст  излагают от первого лица единственного  числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части  дается обоснование распорядительных действий (например, нормативно-правовой акт вышестоящей организации  или документ, ранее изданный данным работодателем, а также факты, события, послужившие причиной издания приказа).

Констатирующая часть  завершается словом приказываю, которое печатается в разрядку.

Распорядительная  часть согласно Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Минкультуры Российской Федерации  от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой инструкции по делопроизводству в федеральных  органах исполнительной власти»  должна содержать:

«перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя  каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного  характера могут быть перечислены  в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения  или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном  лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа».

Приказы по личному  составу.

Приказы по личному  составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.

Приказы по личному  составу относятся к обязательным кадровым документам. ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется  приказом (распоряжением) работодателя (статья 68 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)), прекращение  трудового договора оформляется  приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ), обязательно издание  приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ).

Приказами по личному  составу оформляют также: перевод  работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий  оплаты труда, присвоение разрядов, изменение  биографических данных, поощрения, изменение  режима рабочего времени (например, приказы  о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).

Особенность приказов по личному составу – их одновременная  унификация в составе двух унифицированных  систем документации: организационно-распорядительной документации, введенной в действие ГОСТ Р 6.30-2003 и первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденной Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Двоякая системная принадлежность этого вида кадровой документации свидетельствует об особой значимости приказов по личному составу. Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма №Т-2) и другие кадровые документы.

Поэтому работодатели и работники кадровой службы должны знать требования к оформлению приказов по личному составу, содержащиеся в  обоих нормативных актах и  уметь использовать их в практической деятельности.

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные  формы, которые утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации  от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении  унифицированных форм первичной  учетной документации по учету труда  и его оплаты». Это следующие  формы:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а  «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска  работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Особенность оформления данных приказов (распоряжений) обусловлена  тем, что они являются первичными учетными документами, на основании  которых ведется бухгалтерский  учет, и источником для налоговой  отчетности. Поэтому при их оформлении необходимо учитывать требования «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации», а также Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Согласно части 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

«Первичные учетные  документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления  документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной  операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной  операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи  указанных лиц».

Формы первичных  учетных документов, применяемых  для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые  формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны  организацией самостоятельно, но с  учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в Положении об учетной политике организации.

Кроме того, говоря о  порядке применения унифицированных  форм первичной учетной документации, необходимо учитывать рекомендации, содержащиеся в Постановлении Госкомстата  Российской Федерации от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка  применения унифицированных форм первичной  учетной документации»:

«В унифицированные  формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация  при необходимости может вносить  дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной  учетной документации остаются без  изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных  реквизитов из унифицированных форм не допускается».

Вносимые изменения  должны быть оформлены соответствующим  организационно - распорядительным документом.

Форматы бланков, указанных  в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут  изменяться в части расширения и  сужения граф и строк, включения  дополнительных строк и вкладных листов для удобства размещения и  обработки необходимой информации.

Рассмотрим порядок  заполнения унифицированных форм приказов (распоряжений) по личному составу  подробнее.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (формы  №Т-1, №Т-1а) применяется для оформления и учета, принимаемых на работу работников и издается на основании трудового  договора. Приказ о приеме на работу объявляется работнику под роспись  в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника  работодатель обязан выдать ему надлежаще  заверенную копию указанного приказа (распоряжения).