Приказы по личному составу

 

НЕГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

МОСКОВСКИЙ ПСИХОЛОГО-СОЦИАЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

Юридический факультет

Кафедра управления персоналом

Специальность «Управление персоналом»

Специализация «Служба персонала и кадровое консультирование»

 

 

Дисциплина Делопроизводство в Кадровой службе

 

 

Реферат на тему:

       Приказы по личному составу

 

 

 

Выполнил:

                                                                      Асаба Екатерина Андреевна          

  студент IV курса, гр. 28 УПЗ

 

 

Оценка:________________

                                                               Преподаватель

_______________/_______________/

                                                                                           (Подпись)                  (ФИО)  

 

                                                                                 «______»_____________201___г. 

 

 

 

Сдано «____»_______________ 201___г.

Методист____________________ ______________

                                   (ФИО)                                     Подпись 

 

Москва 2011г.

Содержание

Введение……………………………………………………………………............3

Глава 1. Разновидности приказов по личному составу.......................................4

1. Унифицированные формы приказов ………………………………….4
2. Виды приказов по личному составу …………………………………..7

Глава 2. Подготовка, оформление, регистрация приказов

по личному составу  ………………………………………………………………..9

2.1. Этапы подготовки приказа ………………...............................................9

2.2. Правила оформления приказов по личному составу ……..….…….….13

Заключение ………………………………………………………………..………..23

  Список использованных источников и литературы ……………..….….………..25

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Актуальность проблемы исследования. Тема работы является на сегодняшний день очень актуальной, потому что составление приказов является обязательной обязанностью, так как распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, - приемом на работу или увольнением, переводами на другую работу и изменением существенных условий труда, применением поощрений и взысканий и т.д. – оформляются приказами. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы  по личному составу являются наиболее важными документами и требуют  особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении  сохранности на протяжении длительного  срока.

Цель исследования. Цели работы – раскрыть важность документа в кадровом делопроизводстве и описать этапы работы по созданию приказов.

Задачи исследования. Для достижения цели в работе поставлены и решены следующие задачи:

• рассмотреть виды и формы приказов по личному составу;
• выявить этапы подготовки приказа по личному составу;
• описать процедуру оформления различных приказов по личному составу;

Объект исследования. В данной работе, на основе изученной литературы объектом исследования являются документы по личному составу, они наиболее важные документы и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. 

1. Разновидности приказов по личному составу

1.1. Унифицированные формы приказов

 

Основу документации по личному  составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются  правовые отношения работников и  работодателя

Распорядительные документы  – это документы, в которых  фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют  органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более  подробно рассмотрю приказы по личному  составу.

В комплекс распорядительной документации по личному составу  входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных  для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Всю документацию в целом  по личному составу можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке  – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Издание приказов по личному  составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, учетные  и другие документы.

Комплекс первичных учетных  документов по личному составу в  настоящее время унифицирован и  приводится в альбоме унифицированных  форм документов, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.

Первичная учетная документация по личному составу подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Для учета труда и  его оплаты Госкомстат России постановлением от 05.01.2004 №1 утвердил новые унифицированные  формы первичной учетной документации, в т.ч. формы следующих приказов (распоряжений):

• №Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»,
• №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»,
• №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»,
• №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»,
• №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»,
• №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»,
• №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником»,
• №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками»,
• №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»,
• №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»,
• №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»,
• №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Все унифицированные формы  распорядительных документов по личному  составу могут использоваться:

• как образцы для формирования нового документа;
• как бланки с последующим рукописным заполнением необходимого количества экземпляров;
• в электронной форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно составленные и полностью оформленные проекты  документов после проставления необходимых  виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую  силу. 

 

1.2. Виды приказов по  личному составу

 

По структуре приказы  по личному составу могут быть простыми и сложными.

Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в приказе  нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую  практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного  поиска информации в процессе оперативной  и контрольной работы, особенно при  значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование  автоматизированных систем обработки  информации.

Для обеспечения автоматизированных информационных кадровых систем все  более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному составу  и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела  приказа (по каждому лицу) в приказе  даются наименование и сведения о  документе, послужившем основанием для включения этого пункта в  приказ. Например:

• личное заявление работника;
• контракт;
• докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);
• акт (например, о нарушении трудовой дисциплины);
• письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;
• свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.

Ниже пункта пишется: «Основание: …».

Пункты приказа по каждой фамилии нумеруются арабскими цифрами. Ниже наименования документа, послужившего основанием для внесения данного  пункта в приказ, указывается: «С приказом ознакомлен», далее роспись лица, дата.

В пункте приказа требуется  четко указывать юридически ценные сведения, например, сроки найма  работника, срок увольнения, виды и  продолжительность отпусков, размеры  должностных окладов и ставок, либо давать формулировку «с окладом  согласно действующему штатному расписанию»  или «… разряду … ЕТС».

Схематически можно указать  следующую постоянную информацию любого пункта приказа:

• распорядительное действие;
• фамилия, имя, отчество лица;
• должность и структурное подразделение;
• дата вступления в силу данного пункта приказа;
• обязательные условия.

В тексте пункта приказа  не должно быть каких-либо сокращений (подразделений, должностей), опечаток, ошибок в информации, особенно в  фамилиях.

При составлении сложных  приказов следует учитывать, что  в одном документе не должно быть информации с разными сроками  хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст).

2. Подготовка, оформление, регистрация приказов по личному составу

2.1. Этапы подготовки приказа

Процедура составления и  оформления приказа по личному составу  конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в инструкции, устанавливающей  порядок работы с документами.

Процедура издания приказа  по личному составу включает следующие  стадии:

• инициирование решения (обоснование необходимости издания приказа);
• сбор и анализ информации по вопросу;
• подготовка проекта документа;
• согласование проекта документа;
• доработка проекта приказа по замечаниям;
• принятие решения (подписание документа);
• доведение (ознакомление) до исполнителей.

Обоснование необходимости  издания приказа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.