Проблемы современного делопроизводства

Введение

Проблемы  современного делопроизводства затрагивают  один из самых важных процессов любой  организации, а именно документирование управленческой деятельности. Документированная информация составляет основу управления. Как считают ученые-документоведы, в документах сосредоточено до 85% информационных ресурсов организации. С документирование связана деятельность всех работников аппарата управления – от рядового исполнителя до руководителя.

 В  современном мире информация  играет решающую роль в ведении бизнеса. Именно информация позволяет более оперативно принимать решения, осуществлять коммерческую деятельность, получать прибыль и минимизировать потери. Поэтому вся информация, необходимая для эффективного управления должна быть полной, доступной и достоверной.

Любая организация в процессе своего существования  не раз сталкивается с необходимостью представления информации в виде специальных документов, необходимых для нормального функционирования всех управленческих процессов предприятия. Так как организации бывают различного вида (акционерные общества, общества с ограниченной ответственностью, муниципальные учреждения), то состав управленческих документов зависит в первую очередь от специфических особенностей самого предприятия.

Документирование  управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления  управленческих действий. Данное документирование образует, своего рода, базу управленческих документов организации. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.  

Факторы, влияющие на состав управленческих документов.

Состав  управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом  и характером взаимосвязей с другими  организациями и закрепляется в  табеле документов. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях  управления обеспечивается применением  Государственной системы документационного  обеспечения управлением и унифицированных систем документации.

Все документы  по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая — это документы по общим  и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут  составлять работники всех подразделений  предприятий. Вторая группа — документы  по функциям управления. Такие документы  составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

В составе  организационно-распорядительных документов можно выделить:

- Организационные документы: устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка или положения о персонале, положение о структурном подразделении учреждения, должностная инструкция работнику.

-    Распорядительные документы: приказ, распоряжения, указание, инструкция.

- Информационно-справочные документы: протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.

Для того чтобы определить какие факторы  могут повлиять на состав управленческих документов, рассмотрим основные вид.

1. Учредительные документы (устав и договор), составляемые при создании учреждения

Устав - правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией, предприятием, регулирующих деятельность этих организаций, предприятий или определенных сфер управления и хозяйственной деятельности

Статья 52 ГК РФ определяет, что юридическое лицо действует на основании устава, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного договора. Юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организациях определенного вида.

В уставе организации должны определяться:

1. наименование юридического лица,
2. место его нахождения,
3. порядок управления деятельностью,
4. а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида.

В уставах  некоммерческих организаций и унитарных  предприятий, а в предусмотренных  законом случаях и других коммерческих организаций должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческой организации могут  быть предусмотрены уставом и  в случаях, когда по закону это  не является обязательным.

В уставе акционерного общества должны быть отражены:

1. полное и сокращенное фирменные наименования общества;
2. местонахождение общества;
3. тип общества (открытое или закрытое);
4. количество, номинальная стоимость, категории  акций и типы привилегированных акций, размещаемых обществом;
5. права акционеров - владельцев акций каждой категории ;
6. размер уставного капитала общества;
7. структура и компетенция органов управления общества и порядок принятия ими решений;
8. порядок подготовки и проведения общего собрания акционеров, в том числе перечень вопросов, решение по которым принимается органами управления общества квалифицированным большинством голосов или единогласно;
9. сведения о филиалах и представительствах общества;
10. иные положения, предусмотренные Федеральным законом «Об акционерных обществах».

В соответствии с Законом об обществах с ограниченной ответственностью, устав общества с ограниченной ответственностью должен содержать:

1. полное и сокращенное фирменное наименование общества;
2. сведения о местонахождении общества;
3. сведения о составе и компетенции органов общества, в том числе о вопросах, составляющих исключительную компетенцию общего собрания участников общества, о порядке принятия органами общества решений, в том числе о вопросах, решения по которым принимаются единогласно или квалифицированным большинством голосов;
4. сведения о размере уставного капитала общества;
5. сведения о размере и номинальной стоимости доли каждого участника общества;
6. права и обязанности участников общества;
7. сведения о порядке и последствиях выхода участника общества из общества;
8. сведения о порядке перехода доли (части доли) в уставном капитале общества к другому лицу;
9. сведения о порядке хранения документов общества и о порядке предоставления обществом информации участникам общества и другим лицам.

Уставы  акционерного общества и общества с  ограниченной ответственностью могут  содержать и иные положения, не противоречащие федеральному законодательству.

2. Структура и штатная численность.

Одной из важных задач эффективного управления организацией является оптимизация  бизнес-процессов с целью снижения затрат. Справиться с такой задачей  может только компании, в которых  существует продуманная, документально  закрепленная, логичная внутренняя организация, т.е. документально описанная система  взаимоотношений сотрудников. 
Одной из форм внутренней организации компании является закрепление структуры и штата предприятия. При этом штат предприятия можно определить как постоянный состав сотрудников, а понятие «структура» в общем смысле означает внутреннее устройство чего-либо.

Значимость  данной формы выражается в том, что  структура позволяет определить состав сотрудников предприятия, а  также их соподчиненность, что в  свою очередь позволяет дифференцировать управляющее воздействие, делегировать полномочия на руководителей структурных подразделений, организовать цепочку контроля и ответственности.

Структурное подразделение предприятия выделяется для решения определенных задач, выполнения каких-либо функций и  несет ответственность за выполнение возложенных на него задач. Можно  сказать, что весь штат предприятия  организовывается в определенную структуру, состоящую из подразделений в  определенной соподчиненности. Необходимость  такого структурирования предприятия  обусловлена задачами оптимизации  управления на предприятии: делегирования  части функций от высшего руководства  компании менеджерам среднего звена, определения  круга подчиненных данных менеджеров. 
Можно выделить различные виды структурных подразделений: управление, служба, отдел, отделение и т.д. При определении структуры руководителю предприятия необходимо самостоятельно решить, какие наименования использовать, т.к. каких-либо нормативных требований на этот счет законодательством РФ не предусмотрено. Нормативы штатной численности предприятия также определяются самостоятельно. Важно учитывать, что дробление структуры и штатной численности предприятия на мелкие подразделения, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. С другой стороны, нецелесообразно создавать и слишком крупные подразделения из нескольких десятков человек с одним руководителем без определения внутренней структуры, т.к. это затруднит управление данным подразделением.

Основными факторами, оказывающими на структуру  и штатную численность, является особенность каждой организации. Так  как структура крупным и средним  организациям позволяет более эффективно распределять должностные обязанности  между работниками и тем самым  снижать расходы, связанные с  лишними штатными единицами, время  на принятие решений, то целесообразно  каждому руководителю в обязательном порядке документировать структуру организации. Если в организации работают несколько работников, то наличие соответствующего документа может остаться на усмотрение руководителя, так как обычно должностные обязанности носят «размытый» характер.

Еще одной  особенностью для всех организаций  является постоянство состава работников. В некоторых организациях коммерческая деятельность носит сезонный характер, и руководителям выгоднее нанимать работников и тем самым расширять  штат в определенное время года, когда по тем или иным причинам ему нужно временно создать дополнительное рабочее место. В этом случае в структуре организации необходимо предусмотреть изменения исходя из особенностей каждого сезона.

Помимо  всего прочего в данном документе  прописывается заработная плата  каждого работника. Трудовым договором  руководитель закрепляет за работником ставку начисления заработной платы, поэтому еще одним фактором, влияющим на состав данного управленческого документа, является то, каким образом начисляется заработная плата работника, является она фиксированной или сдельной, в каком объеме и каким образом начисляется премия.

3. Правила  внутреннего трудового распорядка.

Одним из документов, регламентирующих трудовые отношения у работодателя, являются правила внутреннего трудового распорядка. С помощью правил в организации определяют трудовой режим, внутренний распорядок работы, порядок применения к работникам мер поощрений и взысканий, устанавливают права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, а также прочие условия труда.

Правила внутреннего трудового распорядка разрабатываются и составляются организацией самостоятельно, исходя из специфики работы кадровой или юридической службой предприятия, и могут являться приложением к коллективному договору. Существует нормативная база, помогающая в разработке правил внутреннего трудового распорядка.  
Правила внутреннего трудового распорядка должны отражать специфику работы организации и обозначить как можно больше типичных ситуаций, возникающих в процессе работы.

Во внутренних правилах запрещено прописывать  условия, ухудшающие положение работников. 
Содержание правила внутреннего трудового распорядка обычно разрабатывается на основе документов, регулирующих деятельность предприятия в области управления кадровыми ресурсами, а также типовых правил. Рекомендуемая структура документа:

1. Общие положения - цель правил и их применение, на кого распространяются, в каких случаях пересматриваются и другая общая информация.
2. Порядок приема и увольнения сотрудников - описание процедуры оформления приема и увольнения работников, действия организации при переводе сотрудника на другую работу, условия и продолжительность испытательного срока, перечень необходимых документов.
3. Основные права и обязанности сотрудников.
4. Основные права и обязанности работодателя.
5. Рабочее время - время начала и окончания рабочего дня (смены), продолжительность рабочего дня (смены) и рабочей недели, число смен в сутки; перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем, если такие имеются; место и сроки выдачи заработной платы.
6. Время отдыха, время обеденного перерыва и его продолжительность; специальные перерывы для определенных категорий работников, а также перечень работ, на которых они заняты; выходные дни (если организация работает по пятидневной рабочей неделе, то в правилах следует указать, какой день, кроме воскресенья, будет выходным); продолжительность и основания предоставления дополнительных ежегодных оплачиваемых отпусков.
7. Поощрения сотрудников - порядок применения мер морального и материального поощрения.
8. Ответственность сотрудников за нарушение дисциплины - описание порядка применения мер дисциплинарной ответственности, снятия дисциплинарных взысканий, виды взысканий и конкретные нарушения трудовой дисциплины, которые могут повлечь за собой наказание.
9. Заключительные положения - включает в себя пункты об обязательном исполнении правил и порядке рассмотрения споров по поводу трудовых отношений.