В конце XIX – начала ХХ веков все  большее внимание обращается на систему  регистрации и необходимость  ее упрощения за счет ее централизации. Эта идея в корне противоречила  идее, заложенной в «Общем учреждении министерств», в соответствии с которым  создавалось множество пунктов регистрации документов в учреждении [1, c.110].

     Однако  работа по совершенствованию делопроизводства в военном ведомстве из-за начавшейся вскоре Первой мировой войны не была заимствована другими министерствами и ведомствами царской России, а происшедший в 1917 году социально-политический переворот привели к полному слому государственного аппарата и созданию нового, который, хотя и усвоил многие старые традиции, но зарождался на принципиально новых основах.

     Революция 1917 года принесла с собой разрушения во всех областях жизни общества, в том числе и в организации делопроизводства. Ленин учил: «Весь аппарат, связанный с угнетением (армия, полиция, чиновничество), должен подлежать уничтожению, слому». Поэтому служащие государственных учреждений, ранее занимавшие должности в канцеляриях, были уволены, заниматься делопроизводством оказалось некому. 28 октября 1917 года военно-революционный комитет обратился с предписанием выявить лиц, желающих работать в революционных организациях в качестве бухгалтеров, машинисток, писцов, артельщиков. Этот призыв нашел немедленный отклик. В советский аппарат пришли люди, порою совершенно не искушенные в делопроизводстве, но зато до конца преданные делу пролетарской революции [7, c.146].

     С целью упрощения делопроизводства в новых советских учреждениях в 1919 году. Рабочая комиссия Межведомственного совещания, в которую входили представители пяти наркоматов, подготовила «Положения о письмоводстве и делопроизводстве».

     Для увеличения оперативности в работе и экономии бумаги Положение рекомендовало заменить письменные документы телефонными переговорами и телефонограммами, изъять сопроводительные письма, не делать лишних докладов, не изготовлять лишних копий документов. В целях экономии бумаги предлагалось составлять документы без конвертов.

     В 20-е года ХХ века в связи с коренным видоизменением постановки делопроизводства в условиях господства новой власти возникла острая необходимость разработки новых норм и правил ведения делопроизводства. Так, в 1920 году при Наркомате РКИ действовала межведомственная комиссия по вопросам рационализации делопроизводства. В 1922 году в составе Наркомата РКИ был создан отдел нормализации и улучшения постановки делопроизводства. Кроме того, вопросами постановки делопроизводства занимались отдельные ведомства. Так, на железнодорожном транспорте над улучшением делопроизводства работала особая комиссия [5, c.77].

     В 20 – 30-е года широко развернулось движение по научной организации управленческого  труда. В 1923 году при коллегии Наркомата  рабоче-крестьянской инспекции СССР был сформирован Совет по научной организации труда (Совнот). В результате проведенных работ Совета были введены  усовершенствованные технические приемы делопроизводства. Рационализация в делопроизводстве позволила сократить число делопроизводственных работников НК РКИ с 210 до 30 человек.

     В центральных и местных учреждениях  создавались специальные рационализаторские подразделения, которые впоследствии стали называться организационными бюро (оргбюро). Рационализацией делопроизводства непосредственно стал заниматься отдел административной техники (АТО) НК РКИ СССР. Отдел административной техники стал руководящим методическим центром по руководству рационализацией делопроизводства.

     Для проведения практических работ в  учреждениях по рационализации делопроизводства в 1925 году было создано акционерное общество Государственное бюро организационного строительства (Оргстрой). «Оргстроем» разрабатывались и внедрялись рекомендации по рациональной постановке делопроизводства, организационной структуре учреждений на основе тщательного обследования заводов, фабрик, трестов, синдиков и других организаций. Поскольку деятельность «Оргстроя» основывалась на началах хозрасчета, им изготавливалось канцелярское оборудование для учреждений, которое создавалось на различных деревообрабатывающих  предприятиях Москвы, а затем и Ленинграда [10, c.190].

     В 1926 году в системе НК РКИ СССР был образован Институт техники  управления (ИТУ), который, как и «Оргстрой», работал над совершенствованием государственного управления и ведения делопроизводства в организациях. Институтом были разработаны и применялись научно обоснованные методы постановки делопроизводства учреждений, которые не утратили своего практического применения и в настоящее время: непосредственное наблюдение, опрос (интервьюирование), анкетирование, фотографии и самофотографии рабочего дня, хронометраж и прочее.

     В 1931 году была опубликована государственная  инструкция по делопроизводству «Общие правила документации и документооборота», которая предполагала введение единой организации делопроизводства для всех учреждений. Ответственность за постановку делопроизводства возлагалась на секретариаты, в штат которых входил весь конторско-канцелярский персонал. Секретарь учреждения возглавлял работу с документами. В службу ДОУ кроме секретаря входили: помощник секретаря, приемщик поступающей корреспонденции, регистратор, разметчик, сортировщик, экспедитор, архивариус, корректор, стенографистка, машинистка, курьер. Несмотря на трудности организации работы новой службы ДОУ, некоторые должности сохранились и по сей день и являются неотъемлемой составной частью организации работы с документами [4, c.112].

     «Общие  правила» являлись первой серьезной  попыткой разработки единых общегосударственных  норм ведения делопроизводства. Однако они не были лишены недостатков, главным образом из которых была рекомендация безрегистрационной системы делопроизводства.

     В рационализаторской работе института  техники управления большое место  занимали вопросы стандартизации, которая  велась по четырем направлениям:

• форм  документации;
• материалов, применяемых в делопроизводстве (бумага, ленты для пишущих машин, чернила и т.д.);
• средств конторского труда (ручки, перья, механические приспособления);
• конторского оборудования (столов, стульев, шкафов, стеллажей)[2, c.49].

     Так, в частности, было установлено два  рода формата бумаги:

• потребительский формат (для изделий из бумаги: книг, бланков, писчей бумаги в листах, карт, чертежей);
• производственный (для листовой и рулонной бумаги, выпускаемой бумажной промышленностью). Для письма было установлено 2 формата вместо 28, для карточек – 4 вместо 161. В целом это позволило сократилось ассортимент форматов на 90%.

     Институтом  техники управления впервые были разработаны нормы труда канцелярских служащих. С этой целью физико-техническая лаборатория ИТУ проводила фотографии рабочего дня, хронометраж, фиксацию наблюдений. Были установлены также нормы условий труда, оборудования рабочего места, освещенность и другие факторы.

     ИТУ был сторонником и пропагандистом функциональной системы построения Государственного аппарата, которая привела к обезличке в руководстве, поскольку в целом за руководство подведомственных учреждений никто не отвечал. В апреле 1932 года ИТУ был ликвидирован.

     Итак, Новая Конституция 1936 года законодательно закрепила изменения в политической организации советского общества. Советы рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов были преобразованы в Светы депутатов трудящихся. В Конституции СССР 1936 года были четко разграничены функции между органами государственной власти и органами государственного самоуправления.

     Фактически  предполагалось восстановить разрушенную  систему, дополнив ее некоторым новым  элементами. Сделать этого, однако, не удалось из-за начавшейся вскоре второй мировой войны. 
 

Заключение

     В заключение работы можно сделать  следующие выводы:

     Исследование  истории документов управления, выявление  факторов, определяющих изменения в  видовом составе документов, в  их формах, генезиса складывания документных  систем на основе развития и дифференциации управленческих функций позволяет понять закономерности и направления развития документирования и документационного обеспечения управления, учитывать исторический опыт при совершенствовании современных систем документации.

     Опираясь на определение термина «документоведение», считается, что изучение развития отдельных документов, их комплексов и систем, создаваемых в результате документирования, в историческом аспекте является одной из основных задач в области документирования деятельности учреждений.

     Исследование  эволюции видового состава документов в управлении важно также при  определении полноты и сохранности  архивных фондов, описании архивных документов и построении научно-справочного  аппарата к документам, хранящихся в архиве.

     Документы сопровождают человека уже несколько веков. За это время они неузнаваемо изменились.

     В результате революции 1917 года в России было формально ликвидировано прежнее  делопроизводство. Был произведен коренной слом старого управленческого аппарата. Уровень документационного обеспечения понизился. Все дореволюционные способы письмоводства и делопроизводства были отменены, а новые не созданы.

     Постепенно  положение дел в делопроизводстве стабилизировалось и со временем стало развиваться. Развитие делопроизводства в советский период положило основу для дальнейшего формирования современного делопроизводства в Российской Федерации. Многие нормативные документы, созданные и принятые в этот период, действуют и в настоящее время.

     Деятельность  учреждения, организации, предприятия отражаются в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множество систем документации, которые классифицируются по различным признакам. Выделяют функциональные системы документации – организационно-распорядительная, плановая, отчетно-статистическая и другие, т.е. присущи всем органам управления. Можно выделить различные подсистемы документации по уровням управления, они между собой тесно связаны и их трудно разграничить. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. Делопроизводство : учебник / под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. - 560 с.
2. Делопроизводство: документационное обеспечение управления/ Т.В. Кузнецова.-М.: Бизнес-школа Интел-Синтез, 2005.
3. Делопроизводство: Учеб. пособие/ В.А.Спивак. -СПб.: Питер, 2005.
4. Делопроизводство: Учеб./ Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. и др. Вялова. -2-е изд.-М.: Акад., 2005
5. Документационное обеспечение управления (делопроизводство)/ А.В. Пшенко. -М.: Форум; М.: ИНФРА-М, 2005.
6. Кузнецова  Т.В., Санкина Л.В. и др., Делопроизводство: Учебник для вузов - М.: МЦФЭР, 2004.
7. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение : учебник / Н.Н.Кушнаренко – 7-е издание, стереотип. – К: «Знання», 2006. – 459с.
8. Мельникова А.С. Документы и делопроизводство. – М, 2000
9. Пшенко А.В. Делопроизводство: документационное обеспечение работы офиса: Учебник – М: Издательский центр «Академия», 2003.
10. Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления: учебник для студ. учреждений сред. проф. образования. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2004.