Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 

Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

    С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 –  «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

    Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить  автоматизированный обмен информацией  и документацией. В новом стандарте  унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой  организации, учреждении, предприятии.

    Применение  УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 2003¹¹ «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД,  постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности: федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления; предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.

    Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов;требования к оформлению реквизитов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

 

    Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система  организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»  устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения  административных и организационных  вопросов, вопросов управления органов  государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и  вида деятельности.

    При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

    01 – Государственный герб Российской  Федерации;

    02 – герб субъекта Российской  Федерации;

    03 – эмблема организации или  товарный знак (знак обслуживания);

    04 – код организации;

    05 – основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

    06 – идентификационный номер налогоплательщика/код  причина постановки на учет (ИНН/КПП);

    07 – код формы документа;

    08 – наименование организации;

    09 – справочные данные об организации;

    10 – наименование вида документа;

    11 – дата документа;

    12 – регистрационный номер документа;

    13 – ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

    14 – место составления или издания  документа;

    15 – адресат;

    16 – гриф утверждения документа;

    17 – резолюция;

    18 – заголовок к тексту;

    19 – отметка о контроле;

    20 – текс документа;

    21 – отметка о наличии приложения;

    22 – подпись;

    23 – гриф согласования документа;

    24 – визы согласования документа;

    25 – оттиск печати;

    26 – отметка о заверении копии;

    27 – отметка об исполнителе;

    28 – отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

    29 – отметка о поступлении документа  в организацию;

    30 – идентификатор электронной  копии документа. 

    Некоторые виды документов разрешается оформлять  рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные  документы изготавливают с помощью  различных печатных устройств.

    Оформляя  документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие  размеры полей (не менее):

    – левое и верхнее – 20 мм;

    – правое и нижнее – 10 мм.

    При расположении реквизитов документа  используют восемь положений табулятора², восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.

    0   1        2      3     4     5      6     7

    ...................................................

        5уд             16уд     24уд     32уд    40 уд    48уд    56уд

    0-е  положение табулятора (граница  левого поля)

    – наименование организации;

    – справочные данные об организации;

    – наименование вида документа;

    – место составления или издания  документа;

         – дата документа;

    – ссылка на регистрационный номер  и дату документа;

    – заголовок к тексту;

    – текст (кроме начала абзацев);

    – отметка о наличии приложения;

    – наименование должности в реквизите  «подпись»;

    – гриф согласования (кроме расшифровки  подписи);

    – отметка о заверении копии (кроме  расшифровки подписи);

    – отметка об исполнителе;

    – второй гриф утверждения (кроме расшифровки  подписи).

    1-е  положение табулятора (5 ударов от границы  левого поля)

    – начало абзацев в тексте (в том  числе и нумерованных).

    2-е  положение табулятора (16 ударов от границы  левого поля)

    – регистрационный номер документа;

    – расшифровка подписи во втором грифе  согласования.

    3-е  положение табулятора (24 удара от границы  левого поля)

    – используют при составлении таблиц.

    4-е  положение табулятора (32 удара от границы  левого поля)

    – адресат (каждый элемент реквизита  печатают на отдельной строке).

    5-е  положение табулятора (40 ударов от границы  левого поля)

    – гриф утверждения (кроме расшифровки  подписи);

    – гриф ограничения доступа к документу;

    – второй гриф согласования (кроме расшифровки  подписи).

    6-е  положение табулятора (48 ударов от границы  левого поля)

    – расшифровка подписи в реквизите  «подпись»;

    – расшифровка подписи в грифе  утверждения;

    – расшифровка подписи во втором грифе  согласования.

    7-е  положение табулятора (56 ударов от границы  левого поля)

    – нумерационные заголовки в таблице;

    – слово «копия» при снятии копий  с документов;

    – код организаций;

    – код формы документа.

 

2. Классификация документов

     Все документы по отражаемым в них  видам деятельности делятся на две  большие группы:

     1) Документы по общим и административным  вопросам, т.е. вопросам общего  руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия.

     2) Документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений³.

     Документы классифицируются  по именованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными:

     - по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

     - по содержанию – простые (посвященные  одному вопросу) и сложные (охватывающие  несколько вопросов);

     - по форме – индивидуальные, когда  содержание каждого документа  имеет свои особенности (например, докладные записки); трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении; и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

     - по срокам исполнения – срочные,  требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

     - по происхождению – служебные,  затрагивающие интересы предприятия,  организации, и личные, касающиеся  конкретного лица и являющиеся  именными;

• по виду оформления – подлинные, копии, выписки, дубликата;

     - по средствам фиксации – письменные, графические, фотокинодокументы и т. д.

     Подлинник – это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия – повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особое удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

     Иногда  для работы требуется не копия  с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником.

 

3. Основные правила составления текстов

     Документ  состоит из отдельных информационных элементов, которые называются  реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

     ГОСТ  Р. 6.30 - 97 «Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» установил формуляр-образец организационно- распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Формуляр-образец  устанавливает размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов⁴.