Реквизиты управленческих документов и правила их оформления

     ГОСТ  Р. 6.30 – 97 устанавливает также состав реквизитов организационно-распорядительных документов и их расположение на бланке документа, правила оформления реквизитов, требование бланков и порядок изготовления и т. д.

     Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов. Девятнадцатый  реквизит – текст документа.

     Текст – основной реквизит документа, который  должен содержать достоверную и объективную информацию, изложенную ясно, точно, нейтральным тоном и по возможности кратко. Текст документа должен быть безупречным в юридическом отношении и не допускать двоякого толкования.

     Документы составляются на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственных языках.

     Текст документа может быть представлен  в виде таблицы, анкеты, связного текста.

     Тексты  документов большого объема подразделяются на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел;
1. Подраздел;
1. Пункт;

     1.1.1.1.Подпункт 

1. Основные требования к документам, изготовленным машинописным способом

 

     Если  документ составляется на компьютере, то при печатании текста исходя из эргономических требований следует  использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры  Times New Roman размеров 13, 14, 15 или гарнитуры Arial размеров 12, 13, 14. Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров.

     Текст документа печатается через 1,2 или 1,5 межстрочных интервала. Расстояние между отдельными реквизитами – 1,5 – 3 межстрочных интервала. Если один реквизит занимает несколько строк, то его текст печатается через  один интервал. Если текст документа  занимает более одной страницы, то начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных значков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

     Формат  бумаги А4 и А5; допускается – А3 и А6. Минимальные размеры полей  на документе (в мм): левое –20; правое – 10; верхнее – 15; нижнее – 20. 
 

Заключение

   Действующая Типовая инструкция предназначена  для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных  обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения  в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:    

• предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий;    
• организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов;    
• оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях.

    Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы. 
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п. 
    Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:  

• пояснение их юридического значения;   порядок утверждения и согласования документов;    
• использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков      на документах;    
• применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего руководителя подписью другого должностного лица;    
• требования к текстам документов;   
• использование оборотной стороны документа для простановки   реквизитов.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список используемой литературы

1. Положение о Государственном гербе, утвержденном Указом Президента РФ от 30 ноября 1993 г. № 2050
2. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: ИПК Издательство стандартов, 1997.
3. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. – 5-е изд., испр. и доп. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. – 320 с.
4. Кузнецовой Т.В. «Составление и оформление служебных документов» 
5. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2002. – 592 с.
6. Печникова Т.В., Печникова А.В. «Практика работы с документами в организации»
7. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядит: издательство: Проспект. год издания: 2005