Секретарь

      Выполнил Шкарупа Артём 08-ДОУ 

      Реферат на тему: СЕКРЕТАРЬ. 

      План: 

      Введение

      Секретарь-референт.

      Основные функции секретаря.

      Современные требования.

      Классификация секретарей.

      Должностные обязанности секретаря-референта.

      Заключение.

Список используемой литературы. 
 

1. Введение. 

      Секретари появились в Древнем Риме в качестве хранителей чужих секретов. Потом из секретарей выделились нотариусы.

      А сами секретари из доверенных лиц королей, царей, герцогов и пэров постепенно превратились в делопроизводителей. Традиционно в роли секретарей выступали мужчины. И только в конце 18 века появились женщины-секретари.

      Секретарь - это лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но подчас и успех партнеров и клиентов фирмы.

      Цель работы: усвоить сущность секретаря-референта.

      Задачи работы:

      - узнать основные функции секретаря;

      - изучить необходимые качества секретаря-референта;

      - научится классифицировать секретарей;

      - понять обязанности секретаря-референта. 
 

2. Секретарь-референт. 

      Секретарь должен быть всегда в «форме» : тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно , без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать «нюансы»  дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Но иногда приходится делать и разовые поручения, например, передачу денег, междугородний телефонный разговор, посещение больного сослуживца и так далее.

      Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения. 

2.1 Основные функции секретаря.

      Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря:

• знания,  необходимые для эффективного участия в информационно-документарном обеспечении фирмы и непосредственно руководителя (владение такими техническими средствами, как персональный компьютер, телефон, факс, ксерокс);
• знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями; знаниями правовых актов и приложений, регламентирующих работу фирмы и ее сотрудников;
• знания, требующиеся для коммуникативного обеспечения  работы фирмы и ее администрации; они необходимы секретарю пр. подготовке совещаний и приеме посетителей, при деловой переписке и деловых переговорах, при планировании своего рабочего дня и обслуживании сотрудников фирмы.

 

2.2 Современные требования. 

      Чтобы  отвечать современным требованиям, секретарь должен обладать следующими качествами:

1. иметь профессиональный имидж;
2. хорошо владеть речью и письмом;
3. обладать хорошей памятью;
4. хорошо ориентироваться во времени;
5. содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;
6. уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;
7. осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;
8. быть энергичным, проявлять инициативу;
9. быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;
10. поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;
11. контролировать финансы офиса;
12. быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых  вопросах фирмы.

 

2.3 Классификация секретарей. 

      Есть несколько позиций, которые занимают секретари:

      RECEPTIONIST - человек, работающий на телефоне. В его обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность. 

      На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае человек сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

      Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность OFFICE MENEGER, который занимается организацией офиса.

      Самая же высокая должность - PERSONAL SEKRETARY - помощник генерального директора или президента. В этом случае человек работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры…

      Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает  различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.  

2.4 Должностные обязанности секретаря-референта. 

      Без особого рода знаний,  умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

• учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;
• оформление  (в том числе печатание) и рассылка  распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т. п..;
• подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями  проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;
• оформление протоколов рассылок выписок из них;
• анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;
• подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;
• прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;
• организация приемов посетителей;
• прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

 

      Кроме работы с документами,  в обязанности секретаря включаются  функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

• техническое обеспечение работы руководителя;
• подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;
• организация приема работников и посетителей;
• телефонное обслуживание;
• подготовка командировок;
• организация презентаций и специальных приемов гостей;
• стенографирование;
• контроль за праздничными и юбилейными датами;
• обработка почты;
• машинописные работы;
• сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;
• сбор материалов для докладов и речей руководителя;
• ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

 

      Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности  и культуры  труда секретаря. 

Заключение. 

      Подводя итог, можно сказать, что секретарь-референт должен быть образованным и компетентным человеком с развитым чувством долга и ответственности. Ему необходимо стремление к совершенствованию своих профессиональных знаний, постоянное самообразование, навыки делового администрирования, собранность, а также вневременные качества, как порядочность, честность и ответственность за выполняемую работу! 
 
 

Список используемой литературы:

- Кузнецова Т.В. Секретарское дело. - М., 2005.

- Секретарь: Секреты профессии. Шейнов В.П., "Ось-89" -М., 2005, 206 стр.