Система электронного документооборота "Кодекс: документооборот"

-создать неограниченное число версий документа,

-прикреплять к тексту документа, хранящемуся в полнотекстовой базе данных, внешние файлы любого формата,

-быстро найти нужный текст (поддерживается как атрибутный, так и контекстный поиск),

-установить связь между документом и его приложениями, которые оформлены в виде самостоятельных документов,

-установить гипертекстовые ссылки,

-установить разграничение доступа к тексту документа.

Данная система применима  в любой организации, где стоят  задачи:

• создания корпоративного банка документов, предназначенного для оперативного информационного обеспечения сотрудников организации;
• электронного опубликования документов в сети Интернет/Интранет.

 

• "Кодекс: Система согласования и регистрации документов" обеспечивает регистрацию документов организации, рассылку текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации. Доступ к этим базам можно реализовать в технологии Internet/Intranet, с тем чтобы любой сотрудник имел доступ к распорядительным документам организации.

Система интегрирована с  системой "Кодекс: Система подготовки документов".

Процесс согласования проектов нормативных документов с использованием     АИС ССНД включает:

-регистрацию проектов в АИС ССНД;

-рассылку информации о проекте по согласующим инстанциям;

-контроль сроков согласования;

-отчет и анализ результатов согласования;

-регистрацию проектов как нормативных документов.

Предусматривается:

-Возможность создания смешанного (централизованного и децентрализованного) принципа регистрации документов;

-Исключение повторной, ручной регистрации документов, пересылаемых между подразделениями;

-Полный компьютерный учет и контроль движения документов; сквозная система контроля исполнения документов и заданий;

-Единая система нумерации и учета документов и возможность электронного обмена регистрационными данными о документах и электронными документами между субъектами (подразделениями) и внешними организациями.

Под единой системой нумерации (регистрации) обращений подразумевается  единый принцип внутренней (электронной) уникальной нумерации документов, что  позволяет не только обмениваться регистрационными данными на документ, минуя операции повторной ручной регистрации, но и  однозначно "узнавать" один и тот  же документ в различных подсистемах  и в подсистемах различных  органов.

• "Кодекс: Центральная справочная система" обеспечивает доступ к правовой информации (базам данных “Кодекс”), электронному архиву документов (эталонному банку данных), базам данных функциональных систем организации через Internet Explorer и позволяет оперативно получать информацию о документообороте с любого удаленного компьютера.

 

• “Кодекс: Ведомственный архив”

Предназначен для автоматизации  подразделения ведомственного архива и  создания электронного архива организации:

-автоматизация учета архивного материала (документов длительного хранения);

-ведение полнотекстовой БД архивных документов;

-ведение БД отсканированных копий архивных документов.

 

 

• "Кодекс: Экспедиция". Специализированная система «Экспедиция» предназначена для регистрации почтовых отправлений (простых, заказных, междугородних и фельдсвязи). Осуществляет печать конвертов всех размеров, подсчет затрат и вывод реестров.

Система позволяет осуществить  атрибутный поиск по всем реквизитам, а также быстрый поиск по исходящему номеру.

Предусмотрено ведение различных  классификаторов. Особенно удобно наличие  классификаторов постоянных корреспондентов, городов и стран.

• "Кодекс: Управление персоналом". Подсистема предназначена для автоматизации кадрового делопроизводства и реализует следующие функции:

-ведение штатного расписания;

-регистрация фактов приема, увольнения, перевода сотрудника посредством приказов;

-подготовка, учет и печать кадровых документов;

-ведение кадрового учета по категориям сотрудников;

-регистрация информации о персонале (трудовая деятельность, перемещения по службе, образование, стаж общий, стаж на государственной службе, родственники, дети, табельный учет рабочего времени и т.п.);

-автоматический контроль и расчет пенсионного стажа;

-присвоение званий государственной службы;

-контроль истекающих контрактов;

-ведение основных кадровых журналов с возможностью разбивки по годам или указанному периоду;

-ведение реестра государственных служащих.

 

• "Кодекс: Система оперативного контроля для руководителя" является системой автоматизации процессов управления и позволяет быстро, без затрат времени на составление запросов, отобразить оперативную информацию о фактическом состоянии дел по исполнению/рассмотрению всех находящихся в работе документов организации, зарегистрированных с помощью системы "Кодекс: Документооборот". Руководителю предоставляется возможность контролировать работу каждого исполнителя, получая при этом объективную информацию в реальном масштабе времени.

С помощью корпоративных сервисов путем настройки обмена информацией  в электронном виде и предоставления доступа к накопленным данным все функциональные подсистемы легко  объединяются в Единую систему электронного документооборота и делопроизводства.

 

• “Кодекс: Учет договоров” Специализированная система "Учет договоров" предназначена для юридических и административно-хозяйственных отделов органов государственной власти и коммерческих предприятий и обеспечивает автоматизацию следующих функций делопроизводства:

-регистрация всех видов договоров (аренды, подряда, поставки и т.д.) или их проектов, а также всех сопутствующих документов (дополнительных соглашений, актов, платежных поручений и т.д.);

-отслеживание хода выполнения договора;

-отслеживание любых видов выплат по договору, включая авансовые платежи;

-вывод на печать отчетов по выплатам.

Система позволяет осуществлять быстрый поиск по одному илинескольким известным реквизитам договора и атрибутный поиск по всем реквизитам.

Существует разграничение  доступа пользователей к информации, что обеспечивает ее сохранность.

• “Кодекс: Потоковое сканирование”

Создание электронного архива обеспечивает сохранность копий  документов, ускорение обработки  корреспонденции, уменьшение вероятности  ошибок при перерегистрации документов. Электронный архив реализуется  двумя функциями – функцией штрих-кодирования  в подсистеме "Кодекс: Служебная корреспонденция" и модулем потокового сканирования и распознавания документов.

Для ускорения обработки  документов в канцеляриях, четкой идентификации  документа в подсистемах "Кодекс: Документооборот" применяется технология штрих-кодирования. При первичной  регистрации документа печатается наклейка со штрих-кодом, уникально  идентифицирующим документ. Для распознавания  штрих-кода используется ручной или  стационарный сканер штрих-кода, который  автоматически определяет номер  документа и открывает карточку документа в системе "Кодекс: Служебная  корреспонденция". Распознавание  штрих-кода может быть применено  на всех дальнейших этапах прохождения  документа:

1. перерегистрации в подразделениях, за счет поиска в массиве электронных обменов;
2. отметке движения документа;
3. внесении резолюции;
4. в системе оперативного контроля руководителя, для обеспечения доступа к карточке документа, тексту документа или отсканированному образу.

Технология штрих-кодирования  позволяет в десятки раз ускорить обработку документов за счет автоматического  поиска в массиве зарегистрированных документов, свести к минимуму вероятность  ошибки при поиске документов.

Технология штрих-кодирования и  потокового сканирования сочетаемая с  электронно-цифровой подписью является необходимым и очевидным этапом перевода документооборота в электронный  вид.

• “Кодекс: Web-доступ"

Модуль предназначен для  организации подключения к СЭДД через узкие каналы связи или Internet. Позволяет подключить к базам  данных, создаваемых в ХТГИ неограниченное количество пользователей. При этом сохраняется вся функциональность присущая полноценному Windows-клиенту. Модуль имеет развитый поиск, аналогичный "Кодекс: Система подготовки и работы с документами" и позволяет искать документы по различным атрибутам, в том числе и контексту, а также получать информацию о прохождении проекта документа в системе "Кодекс: Согласование документов"

 

• “Кодекс: ИСС Электронный телефонный справочник”

Информационно-справочная система "Электронный телефонный справочник" (ИСС ЭТС) предназначена для быстрого получения необходимой информации об организации и ее сотрудниках  по таким атрибутам как:

название организации;

• ФИО сотрудника;
• день рождения;
• занимаемая должность;
• номер комнаты;
• средства связи (телефон, факс, e-mail, URL).

ИСС ЭТС позволяет:

• увидеть информацию в представлении с классификацией по отраслям и принадлежности к различным органам власти и организациям;
• ознакомиться со структурой организации, её местонахождением;
• получить информацию о руководителях и подчиненных;
• воспользоваться информацией по имеющимся средствам связи;
• посмотреть фотографии сотрудников;
• посетить web-сайт организации;
• узнать номер кабинета;
• отправить письмо или поздравить с днем рождения по электронной почте.

Предусмотрены возможности:

• размещения справочника в среде Internet/Intranet;
• экспорта файлов в Microsoft Word;
• печати справочника, как целиком, так и его части;
• доступа через Web-браузер.

Система реализована на программных  средствах Кодекс-сервер и рассчитана на работу как в корпоративной  сети, так и локально.

• “Кодекс: Отчеты документооборота”

Подсистема «Кодекс: Отчеты документооборота» состоит из трех интегрированных подсистем - сервер отчетов, редактор отчетов, модуль просмотра  отчетов через WEB-интерфейс.

Сервер отчетов имеет  следующие функциональные возможности:

• обрабатывает информацию систем управления базами данных MS SQL Server;
• может консолидировать информацию с нескольких серверов или нескольких баз данных;
• формирует отчет в HTML;
• разграничивает права доступа;
• хранит шаблоны отчетов на сервере в СУБД в виде XML-описаний или на сервере в виде подгружаемых модулей DLL;
• работает со следующими объектами формирования отчетов:
• Форматированный параграф текста;
• Текстовая таблица;
• Таблица, связанная с данными;
• Группирующая таблица, связанная с данными;
• Таблица подотчета, вкладываемая в таблицу с данными;
• имеет документированный интерфейс программиста, позволяющий разработать код формирования отчета на языках семейства Microsoft.NET.

Сервер отчетов позволяет  строить отчеты по существующим базам  документов служебной корреспонденции, контроля исполнения, обращений граждан.

Редактор отчетов:

• Интегрирован с сервером отчетов;
• Позволяет формировать и изменять XML-описание отчетов, набор параметров отчета, SQL-запросы на основе которых строится отчет;
• Позволяет формировать структуру отчета в диалоговом режиме, путем размещения соответствующих объектов в окне редактирования;
• Работает с объектами, с которыми оперирует сервер отчетов:
• Форматированный параграф текста;
• Текстовая таблица;
• Таблица, связанная с данными;
• Группирующая таблица, связанная с данными;· Таблица подотчета, вкладываемая в таблицу с данными;
• Поддерживает создание заголовков таблиц, в том числе многострочных сложных заголовков;
• Поддерживает создание итоговых разделов таблиц с возможностью вычисления агрегирующих функций по колонкам таблицы;
• Позволяет создавать отчеты, содержащие несколько таблиц с разной структурой, связанных с различными источниками данных, в тексте одного отчета.