Систематизация и хранение документов в организации

Систематизация и хранение документов в организации

Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации — это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком — этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется как для структурных подразделений, так и для организации в целом (сводная номенклатура). Номенклатура дел (первый лист) печатается на общем бланке ОРД формата А4 и утверждается руководителем организации, форма номенклатуры дел выглядит следующим образом:

Основное назначение номенклатуры дел — служить руководством для группировки исполненных документов. Номенклатура дел используется также при индексации документов. Индекс дела входит составной частью в регистрационный номер документа (реквизит 10).

 Лица, ответственные в организации или структурном подразделении за ведение дел, обязаны обеспечить сохранность документов.

В целях обеспечения физической сохранности, документы подшиваются в твердые обложки или папки-регистраторы. Для предупреждения утери документов с момента их заведения и до сдачи в архив или уничтожения они должны храниться в рабочих помещениях или в специально отведенных местах.

По окончании делопроизводственного года дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет), а также дела временного хранения (до 10 лет) по указанию руководства организации передаются в архив организации. В ряде случаев документы могут передаваться на хранение в ведомственный или государственный архивы. Процедура передачи дел, порядок использования документов, хранящихся в архивах, оговорены в нормативных документах.

На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них.

В текущих архивах подразделений, для размещения большого количества укомплектованных в деле документов, применяются стеллажи и шкафы с подвижными и неподвижными секциями.

В архивах организации, в специальных архивах документы хранятся в особых помещениях, обеспечивающих условия хранения, с использованием металлических стеллажей различных размеров и разной степени механизации.

Тема 7 Систематизация документов и их хранение

План лекции

1. 

Систематизация документов.

Номенклатура дел.

2. 

Формирование дел.

3. Хранение дел.

Систематизация и хранение документов являются важны­ми организационно-технологическими процедурами документационного обеспечения, т. к. тесно связаны с вопро­сами создания архивов и баз данных самого различного назна­чения и рационального использования документной информа­ции в процессах управления различными звеньями народного хозяйства России. Проблема систематизации рассматривается в предлагаемом курсе как комплекс вопросов, связанных с упорядоченностью, классификацией и эшелонированием до­кументной информации для практического применения на предприятиях и в организациях различного статуса.

В рассматриваемой теме предлагается подойти к проблеме систематизации и хранения документов как к самостоятельной совокупности документирования.

7. Систематизация документов. Номенклатура дел

Систематизировать — значит распределить элементы объекта (документной информации) по признакам родства, сходства, т. е. классифицировать и типизировать их. На практике простей­шей классификацией документов является группировка их в определенные предметные комплексы, так называемые «дела».

В специальной литературе в качестве терминологических приняты следующие признаки группировок документной ин­формации: номинальный, предметно-вопросный, авторский, корреспондентский, географический, хронологический и экс­пертный.

Номинальный признак — это группировка в одно дело до­кументов одного вида. Примером такого рода может служить организационно-распорядительная документация (приказы, протоколы, акты и т. д.).

Предметно-вопросный признак — это совокупность доку­ментной информации, ее объединение по типизированному виду. Например: папки, файлы с документами о строительстве промышленного объекта.

Авторский признак является приоритетным при подборе до­кументов одного автора, единого творческого коллектива (ста­тьи, диссертации, патенты, тезисы докладов и сообщений и т. п.).

Корреспондентский признак превалирует при формирова­нии переписки с конкретным юридическим или физическим лицом (к примеру, с областным комитетом по управлению иму­ществом).

Географический признак целесообразен при группировке документов нескольких корреспондентов на территории дан­ного региона (например, переписка с предприятиями-потре­бителями продукции Волгоградской области).

Хронологический признак уместен при формировании до­кументов по конкретным временным параметрам (к примеру, балансовые отчеты предприятия за 2000—2005 годы).

Экспертный признак учитывает сроки хранения докумен­тов (постоянного хранения — свыше 10 лет и временного хра­нения — до 10 лет).

При классификации документов, однако, используют не­сколько признаков в различных сочетаниях (с обязательным учетом экспертного

). Таков, например, заголовок (рубрика) дела (файла): «Организационно-распорядительная документация предприятия за 1999 год», сочетающий в себе номинальный, корреспондентский и хронологический признаки.

В практике информационно-документационного обеспече­ния специальным классификационным справочником, закреп­ляющим заголовки дел и определяющим порядок формирова­ния документов в дела, является номенклатура дел, определяе­мая как «систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке» (ГОСТ 16487-83).

Основное требование к номенклатуре — максимальный охват документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации. Номенклатура создает реальную воз­можность размещения любого документа и комфортного пользо­вания им.

Теория делопроизводства насчитывает три вида номенк­латур: конкретная, примерная и типовая. Крупные организации дополняют их номенклатурами структурных подразделений и номенклатурой всего предприятия как объекта информационно-документационного обеспечения.

Широкое практическое распространение типовых и при­мерных номенклатур связано со стремлением к унификации самих способов комплектования различных баз данных (БД). При этом существенно то, что типовая номенклатура дел устанавливает типовой состав дел, заводимых в делопроизвод­стве определенной категории организаций, единую индекса­цию этих дел в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Типовые и примерные номенклатуры дел позволяют ус­тановить единую схему формирования, унификации заголов­ков однородных документов, установления единых сроков хра­нения источников документной информации.

Подобные номенклатуры разрабатываются специализиро­ванными подразделениями (службами) и архивами общерос­сийских ведомств с утверждением руководством архивных ор­ганов. Каждая организация в соответствии с практической це­лесообразностью должна иметь свою конкретную номенкла­туру дел, составляемую на основе типовой или примерной.

Заголовки дел, естественно, должны отвечать специфике самой организации. Сроки же хранения дел переносятся в кон­кретную номенклатуру из типовой

без изменений. Заголовок дела должен адекватно отражать его содержание и отвечать тра­диционным требованиям, предъявляемым к документной ин­формации: краткости, точности, адресности, т. к. именно по заголовку в большинстве случаев ведется справочно-информационный поиск. Структура заголовка, как правило, отражает следующие аспекты:

- 

род оформляемого дела (переписка, досье, подборка до­кументов);

- 

конкретный вид документов (приказы, протоколы, пла­ново-отчетная документация);

-  

автор, тема, корреспондент;

- 

календарный период селекции (отбора) документов. Нормативно-методическая и инструктивная документация

по оформлению номенклатуры рекомендует вначале размещать дела с организационно-распорядительной документацией директивных и вышестоящих органов, затем — дела с органи­зационной документацией (уставы, положения, инструкции), далее — дела с организационно-распорядительной документа­цией самой организации (приказы, указания, распоряжения, решения коллегиальных органов — правления совета директо­ров и т. д.) и, наконец, дела, содержащие планово-отчетную документацию и переписку.

Номенклатура дел структурного подразделения после ре­дактирования и согласования с архивом предприятия, орга­низации апробируется экспертной комиссией и визируется руководителем подразделения — хранителя документации.

На основе специализированных номенклатур структурных подразделений служба ДОУ организации составляет единую (сводную) номенклатуру дел, разделами (рубриками) которой могут быть названия (условные обозначения) структурных под­разделений, расположенные в соответствии с организацион­но-функциональной структурой и штатным расписанием организации субъекта управления. При этом первым разделом помещается служба ДОУ, а последними

— общественные орга­низации.

Индексация дел представляет собой условное обозначение каждого сформированного дела. Однородным делам присваи­ваются одинаковые индексы.

Под одним и тем же индексом из года в год в номенклату­ру вносятся переходящие дела. Индекс обозначается комбина­цией арабских цифр.

К примеру, индекс «03—09» обозначает, что дело при­надлежит структурному подразделению «03» и занимает девя­тый раздел в номенклатуре.

В соответствии с «Основными правилами работы государ­ственных архивов...», номенклатура дел унифицируется по сле­дующим графам:

графа 1 — индекс дела,

графа 2 — название заголовков дел,

графа 3 — количество томов,

графа 4 — срок хранения документов,

графа 5 — примечание (об уничтожении дел, передаче в архив).

В случаях, когда организация в силу своего статуса и под­чиненности не сдает документы на государственное хранение, ее номенклатура должна согласовываться с экспертной комис­сией вышестоящей организации (ведомственной, региональ­ной).

Как правило, номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года. При неизменности фун­кций и целей организации номенклатура остается постоянной, но подлежит редактированию, пересоставлению и согласова­нию не реже одного раза в пятилетие. Ежегодно в номенклату­ре делается итоговая запись о категориях и количестве заведен­ных дел.

2. Формирование дел

Под формированием дел понимается отнесение дел к оп­ределенному комплексу и их систематизация внутри дела, по­священного конкретному виду и классу документной инфор­мации.

Дела формируются и хранятся, как правило, в структур­ных подразделениях, являющихся местом создания и обработ­ки документов. При этом следует руководствоваться правилом: организационно-распорядительные и важнейшие внутренние документы, переписка руководства формируются в централи­зованной службе ДОУ. В небольших организациях — у секрета­ря, помощника, референта руководителя.