Систематизация и хранение документов в организации

        экз. № 1 - в адрес: Москва, ул. Трубная, д.9

        экз. №2 - в дело №2-8.

Отметка о количестве составленных экземпляров проставляется на эк¬земпляре, который подшивается в дело.
На обороте листа документа, имеющего гриф «Конфиденциально», директор пишет фамилии тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом, например:

Разрешаю:
1.Иванову А.В.
2.Федорову Б. С.
Подпись директора Дата

Печатание документов с грифом «КТ» производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц.
Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения (запись на копии документа):
Черновик уничтожен.
Подпись Дата

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ».
Пример граф журнала регистрации документов с грифом «КТ»

При большом объеме документов, имеющих гриф «КТ», могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов организации. Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью).
Все входящие документы с грифом «КТ» принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему.

В случае отсутствия или недостачи в конвертах документов с грифом «КТ» составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Передача документов и дел другим сотрудникам организации, имеющим допуск к этим документам, производится только через специально назначенное должностное лицо с обязательной записью в журнале. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «КТ» из одного дела в другое без разрешения директора и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом «КТ». Документы с грифом «КТ» запрещается выносить из офиса. Лишь в исключительных случаях директор может разрешить сотрудникам вынос таких документов для согласования, подписания и т.п., приняв необходимые меры предосторожности.

Все дела с грифом «КТ», журналы (картотеки) учета документов «КТ» в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел организации.

Cоставление номенклатуры дел.

Чтобы обеспечить систематизацию документов в делопроизводстве, необходимо составить номенклатуру дел.

Пример оформления Номенклатуры дел

Заголовок Дата

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в ____ г.
Долговременное хранение: 1 (одно) дело
Временное хранение: число (прописью) дел Итого: число (прописью) дел
Секретарь /Подпись/ И. О. Фамилия
Зав. архивом /Подпись/ И. О. Фамилия//

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, их учета и обеспечения сохранности. В номенклатуру дел включаются все дела организации, журналы регистрации, справочные картотеки. Не включаются в номенклатуру научно-технические документы и печатные издания.

Номенклатуру дел необходимо составлять в любой организации вне зависимости от ее организационно-правовой формы. В качестве разделов номенклатуры используются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры обычно является «секретариат» («дирекция», «канцелярия»), ему присваивается индекс «1». Другие структурные подразделения располагаются по степени значимости.

При отсутствии структурных подразделений в качестве разделов номенклатуры могут быть использованы направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов. Например:
1 - генеральный директор;
2 - заместитель директора.

Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им индексов, например: в индекс 1 -2
1 -соответствует секретариату;
2 - порядковому номеру дела, заведенному в секретариате.

Заголовки дел должны быть краткими и соответствовать смысловому содержанию документов, находящихся в данном деле.
Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности:

        название вида документов;

        краткое содержание;

        дата или период, к которому относятся документы дела;

        слова «копии», если дело сформировано из копий документов.

Например: «Приказы по основной деятельности за 2008г.»

В наименовании дела, содержащего переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она велась, например:
«Переписка с ООО «Строитель» о закупке стройматериалов за 2008 г.».
Составление заголовков типа «Разная переписка», «Документы по общим вопросам» не допускается.

Номенклатура дел подписывается секретарем, архивистом и утверждается директором организации. Номенклатура составляется как минимум в трех экземплярах:

        первый хранится в деле;

        второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке сейфа с делами;

        третий передается в архив организации.

Формирование и оформление дел

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства. Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

        В дело помещаются документы, работа по которым проведена.

        Документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями.

        Документы разных сроков хранения формируются в разные дела.

        Документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело.

        В дело включается один экземпляр документа.

        Каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т.д.).

        В дело формируются обычно документы одного года.

        В дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов.

        Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности (05.12.2008, 17.11.2008 и т.д.).

        Устав организации и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

        Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний Совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.

        Контракты делятся на две группы, хранящиеся в разных делах.

o         Первая группа - коммерческие контракты между предприятиями,

o         вторая - трудовые контракты (договоры) с сотрудниками.

        Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.

        Документы по личному составу организации (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.

        Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов организации.

        При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы.

        Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения,

        Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, //например, бизнес-план на 2007 - 2010 гг. будет находиться в деле 2007 г.**

ПРАВИЛА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ, ЗАЩИТА И БЕЗОПАСНОСТЬ

Подготовка документов к передаче на архивное хранение

Значение и практическая ценность документов организации различны. Одни документы используются длительное время, другие очень быстро утрачивают свою значимость. Для долговременного хранения документов создается архив организации. В задачи архива входят: